Oversigt over bestillinger i F2

Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes.

I det daglige arbejde i F2 er det muligt løbende at sende mange bestillinger. En liste over aktive bestillinger er derfor et praktisk værktøj til at bevare et overblik. F2 Bestilling giver mulighed for at tilpasse lister gennem søgninger og gennem indstilling af visning.

Har organisationen modulerne F2 Koncernbestilling og/eller F2 Eksterne bestillinger installeret, vises disse former for bestillinger i listerne over aktive bestillinger.

Standardsøgninger på bestillinger

F2 installeres som udgangspunkt med to standardsøgninger på bestillinger:

  • ”F2 Bestillinger til min enhed”.

  • ”F2 Bestillinger fra min enhed”.

Standardsøgningerne findes under ”Enhedssøgninger” i listen til venstre i F2’s hovedvindue.

image
Figur 1. Bestillingslister

Hos bestillingsmodtager vises de bestillinger, der aktuelt ligger til enheden, under ”Bestillinger til min enhed”. Listen viser akter, hvor der findes en bestilling, og hvor bestillingsmodtager er brugerens aktuelle enhed eller en bruger i enheden.

På samme måder vises de aktive bestillinger, som brugere fra din enhed har afsendt til andre, under ”Bestillinger fra min enhed”. Listen viser akter, hvor der findes en bestilling, og hvor afsender er brugerens aktuelle enhed eller en bruger i enheden.

Standardsøgningerne viser akter, hvor mindst én bestilling opfylder søgekriterierne. Skifter du til at vise resultatlisten som Bestillinger, vil du derfor se alle bestillinger på de relevante akter.

Derudover vises bestillingen som udgangspunkt i ”Mine sendte akter” hos afsender og i ”Min indbakke” hos bestillingsmodtageren.

Søg på bestillinger

Alle bestillinger i myndigheden, både aktive og afsluttede, kan fremsøges i listen ”Arkivet”. Du kan derved få overblik over alle de bestillinger, du som minimum har læseadgang til.

I ”Arkivet” bør der kun udføres avancerede søgninger. Derfor kan der søges på metadatafelter for bestillinger ved at klikke på Avanceret søgning i hovedvinduets bånd og derefter vælge søgegruppen ”Bestilling”.

search group request
Figur 2. Den avancerede søgegruppe

Søgegruppen "Bestilling"

Under nogle søgefelter findes en dropdown-menu, hvor der kan vælges mellem flere undertyper af søgefeltet. I kolonnen ”Søgefelt” nævnes hver type søgefelt, der er tilgængelig. Hvis det er muligt at udfylde selve søgefeltet med prædefinerede værdier, er værdierne opmærket med kursiv i kolonnen ”Mulige værdier”.

Søgefelt Mulige værdier Beskrivelse

”Opretter”

En bruger

En enhed

Mig

Min enhed

Søger efter bestillinger med den valgte bruger/enhed som bestillingsopretter.

”Opretterenheder”

En enhed

Min enhed

Søger efter bestillinger med den valgte enhed eller med brugere fra den valgte enhed som bestillingsopretter.

”Bestillingstype”

Bestillingstyper – En værdiliste, der styres på administratorniveau.

Søger efter bestillinger ud fra type.

”Bestillingsfrist”

Dato

I går

I dag

I morgen

Uoplyst

+[antal dage]

-[antal dage]

Udfyld et eller begge af datofelterne. Brug + og til at lave en dynamisk periode, der beregner en dato et antal dage frem eller tilbage.

Søger efter bestillinger med en frist, der svarer til den valgte. Der kan søges på en specifik dato og på intervaller.

”Intern bestillingsfrist”

Dato

I går

I dag

I morgen

Uoplyst

+[antal dage]

-[antal dage]

Udfyld et eller begge af datofelterne. Brug + og til at lave en dynamisk periode, der beregner en dato et antal dage frem eller tilbage.

Søger efter bestillinger med en intern frist. Der kan søges på både en specifik dato og på intervaller.

”Bestillingnummer"

Tal

Søger efter en bestilling med det angivne bestillingsnummer.

”Beskrivelse”

Fritekst

Søger efter bestillinger, hvor beskrivelsen indeholder de valgte søgeord.

”Modtager”

En bruger

En enhed

Mig

Min enhed

Søger efter bestillinger med den valgte bruger/enhed som bestillingsmodtager.

”Enhed for bestillingsmodtagere”

En enhed

Min enhed

Søger efter bestillinger med brugere fra den valgte enhed som bestillingsmodtager.

”Udfører”

En bruger

En enhed

Mig

Min enhed

Søger efter bestillinger med den valgte bruger/enhed som bestillingsudfører.

”Nuværende bestillingsstatus”

Oprettet

Sendt

Ændret

Annulleret

Videresendt

Accepteret

Accepteret med kommentar

Afvist

Svarakt oprettet

Udført

Afsluttet

Afsluttet med vurdering

Søger på bestillinger ud fra bestillingens status. Du kan vælge flere statusser på samme tid.

”Udført”

Ja

Nej

Søger efter bestillinger, der enten er udført eller ikke er udført.

”Returner til”

En bruger

En enhed

Mig

Min enhed

Søger efter bestillinger, der er sat til at skulle returneres til den valgte bruger/enhed.

”Godkendt”

Ja

Nej

Søger efter bestillinger, der enten er godkendt eller ikke er godkendt.

Listevisninger

Det er muligt at tilpasse visningen af resultatlisten til at give et overblik over bestillinger i ”Min indbakke” såvel som søgninger specifikt efter bestillinger. Dette kan både gøres ved at vælge Bestillinger over selve resultatlisten og ved at tilføje relevante kolonner til resultatlisten.

request view columns
Figur 3. Listevisning for bestillinger

F2 har en række kolonner, der kan hjælpe med sorteringen af bestillinger, blandt andre kolonnerne ”Modtager”, ”Bestillingsstatus” og ”Bestillingsfrist”.

Bestillingskolonner ved aktvisning

Kolonne Beskrivelse

”Bestilling”

Viser, om der er en bestilling på en given akt.

”Bestilling afsluttet”

Viser, om aktens bestilling er markeret som afsluttet.

”Bestilling besvaretdato”

Viser, hvornår en bestilling er blevet besvaret. Altså hvornår svarakten er blevet sendt.

”Bestilling oprettet af”

Viser den bruger, der har oprettet bestillingen.

”Bestilling udførselsdato”

Viser, hvornår en bestilling er blevet udført.

”Bestillingsfrist”

Viser den frist, som opretteren af bestillingen har sat på bestillingen.

”Bestillingsmodtager”

Viser den bruger eller enhed, som er sat på som modtager af bestillingen.

”Bestillingsstatus”

Viser, om bestillingen er:

  • Sendt

  • Accepteret

  • Annulleret

  • Udført

  • Afsluttet.

”Bestillingstekst”

Viser den tekst, der er skrevet i tekstfeltet på bestillingen.

”Bestillingstype”

Viser, hvad det er for en type bestilling.

Bestillingstyper kan variere fra organisation til organisation, da bestillingstyperne besluttes og oprettes på organisationsniveau.

”Bestillingsudfører”

Viser den bruger eller enhed, der udfører en bestilling på den givne akt.

”Intern bestillingsfrist”

Viser bestillingsmodtagerens egen frist.

Bestillingskolonner ved bestillingsvisning

Kolonner Beskrivelse

”Aktens afsender”

Viser en eventuel afsender af akten, hvis den eksempelvis er blevet sendt som e-mail.

”Aktens modtagere”

Viser en eventuel modtager af akten, hvis den eksempelvis er blevet sendt som e-mail.

”Aktens titel”

Viser aktens nuværende titel.

”Akt-id”

Viser det id (nøgle), der automatisk tildeles en akt, når den oprettes.

”Bestilling oprettet”

Viser dato og klokkeslæt for oprettelse af bestillingen.

”Bestilling oprettet af”

Viser den bruger, der har oprettet bestillingen.

”Bestilling sendt”

Viser dato og klokkeslæt for afsendelse af bestilling.

”Bestillingsafsender”

Viser bestillingsafsenders navn.

”Bestillingsfrist”

Viser den frist, som opretteren af bestillingen har sat på bestillingen.

”Bestillingsnummer”

Viser bestillingens id-nummer.

”Bestillingsstatus”

Viser, om bestillingen er:

  • Sendt

  • Accepteret

  • Annulleret

  • Udført

  • Afsluttet.

”Bestillingstype”

Viser bestillingens type eller typer.

Bestillingstyper kan variere fra organisation til organisation, da bestillingstyperne besluttes og oprettes på organisationsniveau.

”Ikon”

Viser ikonet for bestillingen.

Læs mere om de enkelte ikoner og deres varianter under Bestillingsikoner.

”Intern bestillingsfrist”

Viser bestillingsmodtagerens egen frist.

”Modtager”

Viser den bruger eller enhed, der er angivet som modtager af bestillingen.

”Sagsnummer”

Viser nummeret på den sag, som en akt med bestillingen ligger på.

”Sagstitel”

Viser sagens titel.

”Udfører”

Viser den bruger eller enhed, der udfører bestillingen.

”Unik akttitel”

Viser aktens nuværende titel og id.

Bestillingsikoner

Ikonet på hver enkelt bestilling viser den pågældende bestillings frist og status. Hold markøren over et bestillingsikon for at få vist et tooltip, der informerer om status, frist, afsender og modtager for bestillingen, samt beskrivelse af bestillingen. Hvis bestillingen også har en intern frist, vil denne vises i stedet for fristen.

image
Figur 4. Tooltip for bestilling
Ikon Funktion

image57

Opret ny bestilling.

image58

Bestilling uden frist.

image59

Bestilling med mere end syv dage til frist.

image60

Bestilling med mindre end syv dage til frist.

image61

Bestilling med overskredet frist.

image62

Ændringer* til bestilling uden frist.

image63

Ændringer* til bestilling med mere end syv dage til frist.

image64

Ændringer* til bestilling med mindre end syv dage til frist.

image65

Ændringer* til bestilling med overskredet frist.

image66

Udført bestilling.

image67

Annulleret bestilling.

image49

Afsluttet bestilling.

*=Ændringer til eksempelvis bestillingsfrist, type og/eller beskrivelse på den eksterne bestilling efter afsendelse.