Indhold til sagsforløb

Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes.

Udfyld indholdet til sagsforløbet på fanen ”Sagsforløb” i designskabelonen. Her definerer du de trin, sagsforløbet skal bestå af. Sagsforløbet opbygges af faser, der indeholder forskellige opgaver, der skal løses i sagsbehandlingen.

Brug følgende fremgangsmåde, når du udfylder indholdet til sagsforløbet på fanen "Sagsforløb":

Angiv fase- og opgavenavne (1).
Vælg de opgaveelementer, som de enkelte opgaver skal består af (2).
Definér akt og tilhørende dokumentskabeloner, hvis der skal oprettes akt og dokument i forbindelse med en opgave (3).
Angiv statuskoder til opgaverne (4), og hvis der skal tilknyttes en styringsreol til løsningen, skal du definere de forskellige hylder i styringsreolen.

Figur 1. Eksempel på indhold til sagsforløb

Faser og opgaver

Faser udgør strukturen for sagsforløbets flow. Hver fase består af én eller flere opgaver. Hver opgave kan indeholde forskellige opgaveelementer, såsom kommentarfelt, afgørelsesfelt og tjekliste, der understøtter sagsbehandlingen. Fase- og opgavenavne fremgår i brugerfladen på sagsforløbsfanen.

På fanen "Opgavelayouts" kan du definere mere komplekse opgaver og på fanen "Beregning" kan du opsætte beregninger, så deres input eller output kan indgå i de komplekse opgaver.

Figur 2. Fase (1) og opgaver (2) i brugerfladen

Angiv fase- og opgavenavne

Navngiv faserne og opgaverne, så de er meningsfulde i sagsbehandlingen.

Hvis en fase skal indeholde flere opgaver, skal du give de opgaver, der hører sammen, det samme fasenavn i designskabelonen. Se skærmbillede fra designskabelonen nedenfor.

Figur 3. Opgaver hører til samme fase i designskabelonen

Vælg opgaveelementer

Hver opgave kan bestå af forskellige elementer. Opgaveelementerne beskrives i den følgende tabel. Billederne i tabellen viser eksempel på cellerne i designskabelonen.

Opgaveelement	Beskrivelse
Kommentarfelt	Sæt kryds ud for ”Tilføj kommentarfelt”, hvis opgaven skal indeholde et felt, hvor sagsbehandleren kan skrive en kommentar til sagsbehandlingen i den pågældende opgave. I cellen ”Uddybende tekst før kommentarfelt” kan du angive, hvilken type information, der ønskes i kommentarfeltet. Figur 4. Eksempel på opgaveelementet kommentarfelt
Afgørelsesfelt og funktionsadskillelse	Sæt kryds ud for ”Tilføj ja/nej-felt” for at tilføje en dropdown-menu med mulighederne ”Ja” og ”Nej” til opgaven. Dropdown-menuen kan eksempelvis benyttes til at angive, om en sag er afgjort eller reviewed. I cellen ”Uddybende tekst før ja/nej-felt” kan du angive, hvad ja/nej-feltet afgør. Sæt kryds ud for ”Funktionsadskil ja/nej-felt”, hvis opgaven skal funktionsadskilles. Funktionsadskillelse betyder, at en bruger kan træffe afgørelse i en sag, men at det skal være en anden bruger, der reviewer og godkender afgørelsen. Husk i så fald, at minimum én anden opgave i sagsforløbet også skal funktionsadskilles. Figur 5. Eksempel på opgaveelementet afgørelsesfelt og funktionsadskillelse
Tjekliste og tjeklistespørgsmål	Sæt kryds ud for ”Tilføj tjekliste”, hvis opgaven skal indeholde en tjekliste. Tjeklisten kan eksempelvis anvendes til at markere, at diverse oplysninger er blevet indhentet om den borger, henvendelsen drejer sig om. Angiv tjeklistens titel i cellen ”Tjeklisteoverskrift”. I cellen ”Uddybende tekst før tjekliste” kan du eksempelvis angive, hvilken information sagsbehandleren skal indhente eller tjekke. Udfyld det antal rækker nedad ud for ”Tjekliste, spørgsmål 1/2/3” afhængig af, hvor mange spørgsmål tjeklisten skal indeholde. Figur 6. Eksempel på opgaveelementet tjekliste og tjeklistespørgsmål

Opgaveelement

Beskrivelse

Kommentarfelt

Sæt kryds ud for ”Tilføj kommentarfelt”, hvis opgaven skal indeholde et felt, hvor sagsbehandleren kan skrive en kommentar til sagsbehandlingen i den pågældende opgave.

I cellen ”Uddybende tekst før kommentarfelt” kan du angive, hvilken type information, der ønskes i kommentarfeltet.

Figur 4. Eksempel på opgaveelementet kommentarfelt

Afgørelsesfelt og funktionsadskillelse

Sæt kryds ud for ”Tilføj ja/nej-felt” for at tilføje en dropdown-menu med mulighederne ”Ja” og ”Nej” til opgaven. Dropdown-menuen kan eksempelvis benyttes til at angive, om en sag er afgjort eller reviewed.

I cellen ”Uddybende tekst før ja/nej-felt” kan du angive, hvad ja/nej-feltet afgør.

Sæt kryds ud for ”Funktionsadskil ja/nej-felt”, hvis opgaven skal funktionsadskilles. Funktionsadskillelse betyder, at en bruger kan træffe afgørelse i en sag, men at det skal være en anden bruger, der reviewer og godkender afgørelsen.

Husk i så fald, at minimum én anden opgave i sagsforløbet også skal funktionsadskilles.

Figur 5. Eksempel på opgaveelementet afgørelsesfelt og funktionsadskillelse

Tjekliste og tjeklistespørgsmål

Sæt kryds ud for ”Tilføj tjekliste”, hvis opgaven skal indeholde en tjekliste. Tjeklisten kan eksempelvis anvendes til at markere, at diverse oplysninger er blevet indhentet om den borger, henvendelsen drejer sig om.

Angiv tjeklistens titel i cellen ”Tjeklisteoverskrift”.

I cellen ”Uddybende tekst før tjekliste” kan du eksempelvis angive, hvilken information sagsbehandleren skal indhente eller tjekke.

Udfyld det antal rækker nedad ud for ”Tjekliste, spørgsmål 1/2/3” afhængig af, hvor mange spørgsmål tjeklisten skal indeholde.

Figur 6. Eksempel på opgaveelementet tjekliste og tjeklistespørgsmål

Du skal udfylde opgaveelementerne i den kolonne i designskabelonen, der hører til den pågældende opgave. I det følgende eksempel er der udfyldt opgaveelementer for opgaven ”Tjek arrangement” i designskabelonen. Til højre vises de indtastede opgaveelementer i brugerfladen i sagsforløbet i F2.

Figur 7. Eksempel på opgaveelementer i designskabelon og i F2

Definér akt og dokumentskabelon

I de enkelte opgaver i sagsforløbet er det muligt at oprette akter med tilhørende dokumentskabeloner. I designskabelonen giver du akten en titel og definerer hvilken dokumentskabelon, der skal vedhæftes akten. Dokumentskabelonen skal være oprettet i F2, inden designskabelonen indlæses.

Figur 8. Eksempel på brug af dokumentskabeloner i designskabelonen

Navngiv akten i cellen ”Akttitel”. Den vedhæftede dokumentskabelon vil få samme titel. I cellen ”Dokumentkabelon (Eksternt ID)” angiver du det eksterne ID for den dokumentskabelon fra F2, du gerne vil anvende. Du kan bruge en e-mailskabelon til at styre indhold og layouts af e-mails, der sendes ud via sagsforløb. De skal skrives i HTML eller HTM. Du uploader e-mailskabeloner til F2 i vinduet "Upload fil til F2", der er en del af modulet Filupload. Angiv filnavnet i designskabelonen i cellen "Mailskabelon (Filnavn)".

I den pågældende opgave i sagsforløbet klikker du på Opret akt. F2 opretter og åbner akten med den valgte dokumentskabelon. På opgaven vises en historik over de akter, der er oprettet.

Figur 9. Opgave i sagsforløb hvor der er oprettet akt

Automatisk udsendelse af e-mail

Der er to celler du skal udfylde, hvis du har sat kryds i cellen ”Automatisk udsendelse af e-mail” på fanen ”Sagsforløb” i designskabelonen. Du har dermed valgt, at F2 automatisk skal udsende en e-mail med en kvittering, når en borger har henvendt sig via selvbetjeningen. Akten og dokumentskabelonen der skal anvendes, skal derfor defineres i designskabelonen.

I den første opgave i sagsforløbet, navngiver du akten og angiver et eksternt ID for den dokumentskabelon, F2 skal udsende. Det gør du ved at udfylde cellerne ”Akttitel” og ”Skabelon (Eksternt ID)”, som beskrevet i afsnittet Definér akt og dokumentskabelon. Hvis du bruger en e-mailskabelon skal du yderligere udfylde cellen "Mailskabelon (Filnavn)".

Figur 10. Cellerne ”Akttitel”, ”Mailskabelon (Filnavn)” og ”Skabelon (Eksternt ID)”

For at F2 automatisk kan udsende e-mailen, skal der på fanen ”Selvbetjening” i designskabelonen være to felter, der anvender felt-ID’erne ”navn” og ”email”. F2 fletter disse felt-ID’er som modtagere af e-mailen. Læs mere om brug af fletterfelter i afsnittet Brug af flettefelter i akt- og sagstitel.

E-mailen journaliseres automatisk på sagen.

Udfyld statuskoder

Udfyld statuskoder i rækken ud for cellen ”Statuskode” for opgaverne i designskabelonen. Det er ikke obligatorisk at angive en statuskode for en opgave. Du kan også angive samme statuskode under flere opgaver. Navnene på statuskoderne, der skrives i designskabelonen skal stemme overens med statuskodernes navne i F2.

Figur 11. Statuskoder udfyldt for hver opgave

Statuskoderne skal være oprettet i F2, inden designskabelonen indlæses.