Skabeloner
Menugruppen ”Skabeloner” på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet indeholder de funktioner, der bruges til at administrere en myndigheds skabeloner.
Afhængigt af din F2-installation og dine privilegier vil du se mellem ét og fire menupunkter i menugruppen ”Skabeloner”. Du kan via menugruppen administrere skabeloner for henholdsvis dokumenter, godkendelsesskabeloner og sagsskabeloner. Du kan læse mere om dokumentskabeloner nedenfor. Læs mere om de to andre skabelontyper under henholdsvis Opret godkendelsesskabelon og Opret sagsskabelon.
Dokumentskabeloner
Du kan uploade dokumentskabeloner, som du kan bruge til at oprette nye dokumenter i F2. Det gør du via menupunktet "Dokumentskabeloner". Dokumentskabelonerne skal være i Office-format.
Alle brugere kan lave private dokumentskabeloner til brug i det daglige arbejde. En bruger med privilegiet ”Skabelonadministrator” kan desuden oprette dokumentskabeloner, som er tilgængelige for hele myndigheden eller for enkelte enheder.
Klik på Dokumentskabeloner for at åbne nedenstående dialog. Her fremgår de skabeloner, der er tilgængelige for dig.
I dialogen har du følgende muligheder:
-
Administrér dokumentskabelonerne via menupunkterne (1).
-
Vælg den knude, dokumentskabelonen er placeret eller skal placeres i (2).
-
Sortér dokumentskabelonerne efter kategorierne ”Alle”, ”Tekst”, ”Regneark” eller ”Præsentation” (3).
-
Søg efter en skabelon i en valgt knude (4).
-
Vælg en dokumentskabelon i oversigten og få vist et preview af skabelonen (5).
Menupunkter i dialogen "Dokumentskabeloner"
Dialogen "Dokumenterskabeloner" indeholder syv menupunkter til administration af dokumentskabeloner.
Menupunkterne beskrives i den følgende tabel.
| Menupunkt | Beskrivelse |
|---|---|
Åbner dialogen "Ny skabelon". Vælg her det dokument fra den lokale computer eller et eksternt drev, du vil basere dokumentskabelonen på. |
|
"Egenskaber" |
Åbner dialogen "Egenskaber". Dialogen viser en række oplysninger for det dokument, du har markeret i oversigten. |
"Erstat indhold" |
Erstatter den aktuelle dokumentskabelonfil med en fil fra den lokale computer eller et eksternt drev. Bruges i forbindelse med redigering af en dokumentskabelon. |
"Eksportér" |
Gør det muligt at eksportere dokumentskabelonfilen på den lokale computer eller et eksternt drev. Bruges i forbindelse med redigering af en dokumentskabelon. |
"Slet" |
Sletter den valgte dokumentskabelon. |
Åbner en dialog, hvor du kan vælge en akt, hvis flettefelter du gerne vil have vist i dialogen "Flettefelter for [aktnavn]". |
|
Åbner dialogen "Dokumentversioner: [Dokumentskabelonnavn]", hvor du kan versionsstyre en dokumentskabelon. |
|
"Opret mappe" |
Opretter en mappe under den valgte enhedsknude eller mappe. |
"Omdøb mappe" |
Giver dig mulighed for at omdøbe den valgte mappe. |
"Slet mappe" |
Sletter den valgte mappe. Du skal slette skabelonerne i mappen, før du kan slette selve mappen. |
De tre sidste funktioner i ovenstående tabel kan også tilgås fra højrekliksmenuen.
Tilføj ny dokumentskabelon
Dokumentskabeloner oprettes i et Office-program og hentes derefter ind i F2. Vælg skabelonens placering, og klik herefter på Ny dokumentskabelon.
Dialogen ”Ny skabelon” åbner. Klik her på Gennemse for at importere det dokument, som du vil basere dokumentskabelonen på.
Giv dokumentskabelonen en titel. Klik på OK for at tilføje den nye dokumentskabelon.
Redigér dokumentskabelon
Du kan redigere de dokumentskabeloner, som du selv har oprettet. Hvis du har privilegiet "Skabelonadministrator", kan du redigere alle organisationens dokumentskabeloner.
Markér den dokumentskabelon, du vil redigere, og tryk derefter Eksportér (1) i båndet. Åbn dokumentet i et relevant program, og foretag ændringerne. Klik derefter Erstat indhold i båndet (2) eller i højrekliksmenuen (3) for dokumentskabelonen. Fremsøg og vælg det redigerede dokument for at erstatte indholdet i den eksisterende dokumentskabelon i F2.
| F2 beder ikke om bekræftelse, når du vælger at erstatte indholdet i en dokumentskabelon. |
Højrekliksfunktioner på dokumentskabeloner
Ved højreklik på en dokumentskabelon har du følgende muligheder:
-
Egenskaber åbner dialogen ”Egenskaber”, som viser en række oplysninger om dokumentskabelonen.
-
Gem kopi… af dokumentskabelonfilen på den lokale computer eller et eksternt drev.
-
Erstat indhold… erstatter den aktuelle dokumentskabelonfil med en fil fra den lokale computer eller et eksternt drev.
-
Slet sletter den markerede dokumentskabelon.
Dialogen "Egenskaber"
Dialogen ”Egenskaber” viser egenskaber for den pågældende dokumentskabelon. Du kan redigere i nogle af egenskaberne såsom dokumentets titel, beskrivelse og eksterne id.
Felterne på fanen "Generelt" er beskrevet i tabellen nedenfor.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"Titel" |
Angiver titel på dokumentskabelonen. Her kan du også ændre titlen. |
"Beskrivelse" |
Angiver en beskrivelse af dokumentskabelonen. |
"Eksternt ID" |
Angiver et eventuelt eksternt id. Feltet bruges i forbindelse med sagsforløb, som er en del af modulet Procesunderstøttelse. |
"Flettemotor" |
Angiver den flettemotor, som skabelonen benytter. Læs mere om dette under Flettekoder. |
"Godkendt som" |
Identificerer det dokument, som dokumentskabelonen tilhører. Læs mere under Fjernprint. |
"Inkludér ved automatisk oprettelse af svar ved endelig godkendelse" |
Dokumenter kan opsættes til at blive inkluderet på en automatisk oprettet akt, når et godkendelsesforløb godkendes endeligt. Dette kræver modulet Underskrevet Godkendelse. |
Felterne på fanen "Detaljer" er beskrevet i tabellen nedenfor.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"ID" |
Angiver internt id for dokumentskabelonen. |
"Filtype" |
Angiver dokumentskabelonens filtype. |
"Størrelse" |
Angiver dokumentskabelonens filstørrelse. |
"Arkiveringsform" |
Angiv om dokumentet er rent elektronisk og dermed 100 % arkiveret i F2, eller om dele af dokumentet (eller eventuelt hele indholdet) er arkiveret fysisk. Det kan eksempelvis være tilfældet ved modtagelse af store indbundne bøger eller kort i meget stort format, som ikke er velegnet til indskanning. Du kan vælge mellem:
|
"Arkivplacering" |
Angiver en eventuel arkivplacering. |
Dokumentskabelonens placering
Dokumentskabeloner er inddelt i knuder, som viser, hvem der kan tilgå dem. Det er disse knuder, der er skabelonernes placering. Derudover findes knuden "Alle dokumentskabeloner", som viser dig alle skabeloner, du kan tilgå. Du får derfor ikke vist eksempelvis andre enheders skabeloner under denne knude.
Du skal have privilegiet ”Skabelonadministrator” for at kunne oprette dokumentskabeloner, som er tilgængelige for hele myndigheden eller for enkelte enheder.
Dokumentskabeloner er enten personlige (1), enhedsspecifikke (2) eller standard (3). De tre niveauer af dokumentskabeloner gennemgås i tabellen nedenfor.
| Niveau | Beskrivelse |
|---|---|
Personlige |
Dine private dokumentskabeloner, som kun du kan tilgå. |
Enhed |
Dokumentskabeloner, som er tilgængelige for den pågældende enhed. Enheders dokumentskabeloner kan også tilgås af underliggende enheder. Dette afspejles i eksemplet på billedet ovenfor, hvor brugeren, der er en del af enheden HR, også har adgang til dokumentskabeloner fra enheden Administration, som HR ligger under. Brugeren har desuden adgang til dokumentskabeloner fra Dok Myndighed, som enheden Administration ligger under. Knuderne i er desuden identificeret med deres enhedstype, "Myndighed", "Afdeling" og "Kontor". Det gør det lettere at overskue den hierarkiske struktur. Enhedstypen er bestemt af en bruger med privilegiet "Enhedsadministrator" ved enhedens oprettelse. |
Standard |
F2’s standarddokumentskabeloner, som er tilgængelige for alle. |
Højrekliksfunktioner på knuder
Ved højreklik på en knude giver Ny skabelon dig mulighed for at uploade nye Office-skabeloner. Læs mere om dette under Tilføj ny dokumentskabelon. Du kan også oprette mapper til organisering af dokumentskabeloner. Læs mere om mapper til dokumentskabeloner i det følgende afsnit.
Mapper til dokumentskabeloner
Det er muligt at oprette mapper til organisering af dokumentskabeloner. Du kan oprette mapper under knuden "Personlige". En bruger med privilegiet "Skabelonadministrator" kan oprette mapper under en hvilken som helst knude.
Opret en mappe ved at højreklikke på den knude, mappen skal oprettes under. Vælg derefter Opret mappe i højrekliksmenuen, og navngiv mappen. Du kan nu føje skabeloner til mappen ved at højreklikke på den og vælge Ny skabelon.
Omdøb en mappe ved at højreklikke på den og vælge Omdøb mappe i højrekliksmenuen.
Du kan slette mapper, du selv har oprettet. Højreklik på en given mappe, og vælg Slet mappe i højrekliksmenuen. Du skal slette skabelonerne i mappen, før du kan slette selve mappen.
Funktionen "Vis flettefelter"
Du kan arbejde med flettekoder i dine dokumentskabeloner fra vinduet.
Klik på Vis flettefelter for at åbne et søgevindue. Vælg den akt, hvis flettefelter du gerne vil have vist, og dobbeltklik på den eller klik på OK. Herefter åbner vinduet "Flettefelter for [aktnavn]", hvor du kan se alle tilgængelige flettefelter på en akt, dens sag og dens vedhæftede dokumenter.
I vinduet har du følgende muligheder:
-
Kopiér (1) den flettekode, du har markeret i oversigten, eller genopfrisk oversigten (2) med aktens og den tilknyttede sags seneste ændringer.
-
Søg efter et flettefelt (3).
-
Filtrér flettefelterne (4), hvis du kun vil have vist én type i oversigten, for eksempel sagens flettefelter.