Download-links til eksterne parter
Du kan oprette links fra båndet i aktvinduet. De dokumenter, du vil dele med en ekstern part, skal ligge på akten, inden du opretter linket. Akten låses, når du har oprettet et download-link, så du skal være færdig med at redigere dokumenterne, inden du opretter linket. Når akten låses, betyder det, at du ikke længere kan tilføje, fjerne eller redigere dokumenter på akten.
| Standardopsætningen tillader kun PDF-filer og Microsoft Office-filer. Det er muligt at konfigurere andre filtyper i samarbejde med cBrain. |
For at oprette et link til download skal du klikke på Send download-link i menugruppen "Del med eksterne parter".
Dialogen "Send download-link" åbner. I dialogen har du følgende valgmuligheder:
-
Vælg den eller de eksterne parter, som du vil dele dokumenterne med (1).
-
Vælg et tidsinterval, hvori linket er aktivt (2).
-
Vælg, hvordan du vil notificeres undervejs (3).
Klik på Send link, når alle informationer i dialogen er udfyldt. Se dialogen "Delingslink oversigt" for at holde overblik over links, der er delt på akten.
Når du sender et download-link, deles alle dokumenter på akten. Det er ikke muligt at dele enkelte dokumenter. Opret en akt, der kun indeholder de dokumenter du vil dele. Så sikrer du, at der ikke ligger dokumenter på akten, som den eksterne part ikke skal have adgang til. Du undgår samtidigt at låse en akt, du stadig arbejder på.
Vælg parter
Indtast et navn i tekstfeltet "Ekstern part", hvorefter F2 giver forslag til parter i en dropdown-menu, eller klik på ikonet 
for at åbne dialogen "Vælg parter". Du kan vælge en eller flere parter. Hvis du vælger flere, får hver part et unikt link.
Det er nødvendigt, at parten er registreret med både e-mailadresse og mobilnummer, før de føjes til feltet "Ekstern part". Det skyldes, at parten modtager en kode på SMS, som de skal bruge for at åbne det link, de modtager pr. e-mail. Hvis parten ikke lever op til dette, bliver feltet "Ekstern part" rødt og viser et tooltip, der forklarer, hvad parten mangler.
Tidsinterval
Vælg det tidsinterval, hvori linket skal være aktivt for den eksterne part. Udenfor dette tidsinterval virker linket ikke. Du kan til enhver tid deaktivere linket i dialogen "Delingslink oversigt" med øjeblikkelig virkning.
Indtast dato og klokkeslet i felterne "Link aktivt fra dato" og "Link aktivt til dato" for at fastsætte tidsintervallet for linket. Felterne er som udgangspunkt fastsat til at starte på dags dato og slutte efter 2 dage, hvis du ikke vælger noget.