Journalplan

En journalplan er en emneopdelt oversigt over en organisations sagsområder. Journalplaner bruges især i offentlige forvaltninger til at sikre overholdelse af journaliseringspligten.

En journalplan er inddelt i journalplanskoder, som bruges til opmærkning af sager i forhold til organisationens klassifikationssystem. Det er muligt at knytte en sikkerhedsgruppe og handlingsfacetter til en journalplanskode.

Brugere med privilegiet "Værdilisteadministrator" kan oprette og vedligeholde journalplanskoder i F2.

Journalplanen er den samme for alle brugere i en F2-installation.

Administration af journalplan

En journalplan administreres som en værdiliste i dialogen "Administration af værdilister".

Åbn dialogen ved at klikke på Værdilisteadministration i båndet på fanen ”Administrator”.

Figur 1. Menupunktet ”Værdilisteadministration”

Øverst i dialogen vælger du "Journalplaner" i dropdown-menuen. Her kan du oprette og redigere journalplanskoder.

Læs mere om administration af værdilister.

Figur 2. Dialogen ”Administration af værdilister”

Opret journalplanskode

Du kan oprette journalplanskoder i flere niveauer. Oprettelse foretages i dialogen "Administration af værdilister". Klik på Opret i højrekliksmenuen på selve værdilisten "Journalplaner" for at oprette en journalplanskode i første niveau eller i højrekliksmenuen på en eksisterende journalplanskode for at oprette en kode under den valgte kode.

Figur 3. Opret journalplanskode

Dialogen "Oprettelse af ny journalplankode" åbner.

Figur 4. Dialogen ”Oprettelse af ny journalplankode”

I dialogen kan du udfylde følgende felter:

Felt	Beskrivelse
Titel	Angiv en titel til journalplanskoden. Feltet er obligatorisk at udfylde.
Sikkerhedsgrupper	Vælg en sikkerhedsgruppe, der tilknyttes journalplanskoden. Når journalplanskoden sættes på en sag, vil sikkerhedsgruppen blive sat på sagen som en adgangsbegrænsning. Vælg den relevante myndighed i dropdown-menuen "Myndighed for sikkerhedsgruppe". Vælg derefter en sikkerhedsgruppe i dropdown-menuen "Sikkerhedgruppe".
Handlingsfacetter	Vælg en eller flere handlingsfacetter, der tilknyttes journalplanskoden. Når journalplanskoden sættes på en sag, skal de(n) valgte handlingsfacet(ter) også sættes på sagen. Vælger du ingen handlingsfacet til journalplanskoden, kan alle facetter anvendes sammen med koden.
Eksternt id	F2 foreslår automatisk et eksternt ID, når titlen er indtastet. Feltet er obligatorisk at udfylde.
Forkortelse	Angiv en forkortelse for journalplanskoden.
Beskrivelse af journalplanskoden	Angiv eventuel en beskrivelse. Beskrivelsen fremgår på et tooltip på journalplanskoden, når den sættes på en sag.

Felt

Beskrivelse

Titel

Angiv en titel til journalplanskoden. Feltet er obligatorisk at udfylde.

Sikkerhedsgrupper

Vælg en sikkerhedsgruppe, der tilknyttes journalplanskoden. Når journalplanskoden sættes på en sag, vil sikkerhedsgruppen blive sat på sagen som en adgangsbegrænsning.

Vælg den relevante myndighed i dropdown-menuen "Myndighed for sikkerhedsgruppe".
Vælg derefter en sikkerhedsgruppe i dropdown-menuen "Sikkerhedgruppe".

Handlingsfacetter

Vælg en eller flere handlingsfacetter, der tilknyttes journalplanskoden. Når journalplanskoden sættes på en sag, skal de(n) valgte handlingsfacet(ter) også sættes på sagen.

Vælger du ingen handlingsfacet til journalplanskoden, kan alle facetter anvendes sammen med koden.

Eksternt id

F2 foreslår automatisk et eksternt ID, når titlen er indtastet. Feltet er obligatorisk at udfylde.

Forkortelse

Angiv en forkortelse for journalplanskoden.

Beskrivelse af journalplanskoden

Angiv eventuel en beskrivelse. Beskrivelsen fremgår på et tooltip på journalplanskoden, når den sættes på en sag.

Klik på OK nederst i dialogen for at oprette journalplanskoden med de indtastede oplysninger.

Redigér journalplanskode

Klik på Egenskaber i højrekliksmenuen på en journalplanskode i dialogen "Administration af værdilister" for at redigere journalplanskoden.

Figur 5. Redigér journalplanskode

Dialogen "Administration af egenskaber for journalplanskode" åbner. Her kan du redigere i alle felter. Felterne er beskrevet i afsnittet Opret journalplanskode.