Emneord
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 12. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Emneord faciliterer vidensdeling på tværs af organisationen. Emneord kan sættes på akter og sager og giver organisationen større fleksibilitet til blandt andet at finde og organisere information i F2.
Brugere med privilegiet ”Emneordsadministrator” opsætter, vedligeholder og fjerner emneord i F2.
Administration af emneord
Menupunktet ”Administration af emneord” på fanen ”Administrator” bruges til at vedligeholde emneord.
Klik på menupunktet Administration af emneord for at åbne nedenstående dialog, hvor emneord kan oprettes, slettes og/eller redigeres.
| Emneord er de samme for alle brugere i alle myndigheder i en F2-installation. |
Emneord er inddelt efter fagområder. Klik på Nyt fagområde for at oprette nye fagområder.
Opret et nyt emneord ved at markere et fagområde og klikke på Nyt emneord. Det nye emneord oprettes under det valgte fagområde.
Du kan knytte en beskrivelse og aktiv periode til et emneord. Dvs. en specifik tidsperiode, hvor emneordet er aktivt. Det er ikke nødvendigt at angive en slutdato.
Kun aktive emneord kan sættes på akter eller sager. Emneord, der ikke længere er aktive, bliver stående på de akter og sager, hvor de er blevet brugt. Deaktiverede emneord kan stadig bruges i søgninger.
Emneordet oprettes efter klik på Gem.
| Hvis et emneord er anvendt på akter og/eller sager, kan emneordet i emneordsoversigten ikke slettes. Det kan kun gøres inaktivt, ved at der sættes en slutdato i feltet ”Aktiv periode”. Dvs. emneordet kan ikke bruges efter slutdato, men der kan fortsat søges på det. |
| Redigeres et emneord, der er anvendt på akter og/eller sager, erstattes det oprindelige emneord automatisk med det redigerede emneord på samtlige akter og sager, hvor emneordet er anvendt. |
Relevante emneord for enheder
Menupunktet ”Relevante emneord for enheder” på fanen ”Administrator” bruges til at tildele specifikke emneord til den enkelte enhed, og derved understøtte brugeren i at udvælge relevante emneord.
I vinduet ”Relevante emneord for enheder”, vist i figuren nedenfor, kan organisationen vælge at tildele relevante emneord til de enkelte enheder. Dette letter den enkelte brugers opgave med at vælge det rigtige emneord til sine akter og sager.
Tildelingen pr. enhed hjælper brugeren ved automatisk at vise de relevante emneord, når brugeren starter med at skrive emneordet.
Nedenfor gennemgås de tre kolonner i vinduet ”Relevante emneord for enheder”:
| Kolonne | Indhold |
|---|---|
Enheder |
Viser de organisatoriske enheder opsat i F2. |
Alle emneord |
Viser en oversigt over tilgængelige emneord, der kan til-/fravælges for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
Relevante emneord for enheden [enhedens navn] |
Viser de emneord, der er valgt som relevante for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
Tildel emneord til enhed
Vælg den enhed, der skal have tildelt et eller flere relevante emneord i kolonnen ”Enheder”. De ønskede emneord tildeles ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Alle emneord” til kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]”. Du kan også højreklikke på et emneord og vælge ”Tilføj emneord”.
Klik på OK for at markere emneordet som relevant for den pågældende enhed.
| Hvis der ikke tildeles nogen relevante emneord til en enhed, så vil brugere i den pågældende enhed få vist alle emneord. |
Fjern emneord fra enhed
Emneord fjernes igen ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” til kolonnen ”Alle emneord”. Du kan også højreklikke på et emneord i kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” og vælge ”Fjern emneord”.
Klik på OK for at markere, at emneordet ikke længere er relevant for den pågældende enhed.