Emneord
Emneord faciliterer vidensdeling på tværs af organisationen. Emneord kan sættes på akter og sager og giver organisationen større fleksibilitet til blandt andet at finde og organisere information i F2.
Brugere med privilegiet "Emneordsadministrator" opsætter, vedligeholder og fjerner emneord i F2.
Emneord er de samme for alle brugere i alle myndigheder i en F2-installation. Det er muligt at tildele relevante emneord til specifikke enheder, og derved understøtte brugere i at udvælge relevante emneord.
Administration af emneord
Emneord administreres som en værdiliste i dialogen "Administration af værdilister". Emneord er inddelt efter fagområder, som også administreres i dialogen.
| Brugere med privilegiet "Emneordsadministrator" kan kun administrere værdilisten "Emneord". Privilegiet giver ikke adgang til at administrere andre værdilister. |
Klik på Værdilisteadministration i båndet på fanen ”Administrator” for at åbne dialogen "Administration af værdilister".
Øverst i dialogen vælger du "Emneord" i dropdown-menuen. Her kan du oprette, slette, deaktivere og redigere fagområder og emneord.
Fagområder og emneord administreres med højrekliksmenuer. Der er tre forskellige højrekliksmenuer, som åbnes ved at højreklikke på henholdsvis værdilisten, et fagområde eller et emneord.
Højrekliksmenu på værdiliste
Højreklik på selve værdilisten "Emneord" i dialogen "Administration af værdilister" for at tilgå følgende muligheder:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
Opret fagområde |
Opret et nyt fagområde. |
Omdøb |
Omdøb værdilisten. |
Sortér |
Sortér de underliggende fagområder i værdilisten. Læs mere om sortering af værdilister. |
Tjek for inkonsistent deaktivering |
Tjek, om der er inaktive værdilisteelementer med underelementer, der er aktive. |
Importér |
Importér fagområder og emneord med en xml-fil. Læs mere om import af værdilisteelementer. |
Eksportér |
Eksportér alle fagområder og emneord som en xml-fil. |
Højrekliksmenu på fagområde
Højreklik på et fagområde i dialogen "Administration af værdilister" for at tilgå følgende muligheder:
| Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Opret emneord |
Opret et nyt emneord. |
||
Omdøb |
Omdøb fagområdet. |
||
Deaktiver |
Deaktivér fagområdet.
|
||
Aktiver |
Aktivér fagområdet. Menupunktet er kun synligt, hvis fagområdet er deaktiveret. Deaktiverede elementer kan vises ved at sætte hak i tjekboksen "Vis inaktive" nederst i dialogen "Administration af værdilister". |
||
Slet fagområde |
Slet fagområdet. Hvis du sletter et fagområde, sletter du også alle de underliggende emneord.
|
||
Sortér |
Sortér de underliggende emneord i fagområdet. Læs mere om sortering af værdilister. |
||
Importér |
Importér fagområder og emneord med en xml-fil. Læs mere om import af værdilisteelementer. |
||
Eksportér |
Eksportér fagområdet og de underliggende emneord som en xml-fil. |
||
Ret egenskaber |
Redigér egenskaberne for fagområdet. |
Højrekliksmenu på emneord
Højreklik på et emneord i dialogen "Administration af værdilister" for at tilgå følgende muligheder:
| Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Omdøb |
Omdøb emneordet. |
||
Deaktiver |
Deaktivér emneordet.
|
||
Aktiver |
Aktivér emneord. Menupunktet er kun synligt, hvis emneordet er deaktiveret. Deaktiverede elementer kan vises ved at sætte hak i tjekboksen "Vis inaktive" nederst i dialogen "Administration af værdilister". |
||
Slet emneord |
Slet emneordet.
|
||
Sortér |
Sortér emneordene i fagområdet. Læs mere om sortering af værdilister. |
||
Importér |
Importér emneord med en xml-fil. Læs mere om import af værdilisteelementer. |
||
Eksportér |
Eksportér emneord som en xml-fil. |
||
Ret egenskaber |
Redigér egenskaberne for emneordet. |
Opret fagområde
Klik på Opret fagområde i højrekliksmenuen på værdilisten "Emneord" i dialogen "Administration af værdilister" for at oprette et nyt fagområde.
Dialogen "Opret fagområde" åbner.
I dialogen kan du udfylde følgende felter:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
Titel |
Angiv en titel til fagområdet. Feltet er obligatorisk at udfylde. |
Beskrivelse |
Angiv en eventuel beskrivelse af fagområdet. |
Eksternt ID |
F2 foreslår automatisk et eksternt ID, når titlen er indtastet. Feltet er obligatorisk at udfylde. |
Aktiv fra/Aktiv til |
Angiv en eventuel tidsperiode, hvor fagområdet er aktivt. Hvis du ikke angiver en startdato, vil fagområdet være aktivt med det samme, når du opretter det. Angiver du en slutdato, vil fagområdet blive deaktiveret på den pågældende dato. Deaktivering af et fagområde deaktiverer også alle emneord i det pågældende fagområde. Det er ikke nødvendigt at angive en slutdato. |
Klik på Opret fagområde nederst i dialogen for at gemme dine indtastede oplysninger og oprette fagområdet.
Redigér fagområde
Klik på Ret egenskaber i højrekliksmenuen på et fagområde i dialogen "Administration af værdilister" for at redigere fagområdet.
Dialogen "Ret egenskaber for fagområde" åbner. Her kan du redigere i alle felter. Felterne er beskrevet i afsnittet Opret fagområde.
Deaktiverer du fagområdet ved at sætte hak i tjekboksen "Deaktiver fagområde" eller angive en slutdato i feltet "Aktiv til", deaktiverer du også alle emneord under fagområdet.
Klik på Gem for at gemme dine ændringer.
Opret emneord
Emneord oprettes under et fagområde. Klik på Opret emneord i højrekliksmenuen på det ønskede fagområde i dialogen "Administration af værdilister".
Dialogen "Opret emneord" åbner.
I dialogen kan du udfylde følgende felter:
| Felt | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Titel |
Angiv en titel til emneordet. Feltet er obligatorisk at udfylde. |
||
Beskrivelse |
Angiv en eventuel beskrivelse af emneordet. |
||
Eksternt ID |
F2 foreslår automatisk et eksternt ID, når titlen er indtastet. Feltet er obligatorisk at udfylde. |
||
Aktiv fra/Aktiv til |
Angiv en eventuel tidsperiode, hvor emneordet skal være aktivt. Hvis du ikke angiver en startdato, vil emneordet være aktivt med det samme, når du opretter det. Angiver du en slutdato, vil emneordet blive deaktiveret på den pågældende dato. Det er ikke nødvendigt at angive en slutdato.
|
Klik på Opret emneord nederst i dialogen for at gemme dine indtastede oplysninger og oprette emneordet.
Redigér emneord
Klik på Ret egenskaber i højrekliksmenuen på et emneord i dialogen "Administration af værdilister" for at redigere emneordet.
Dialogen "Ret egenskaber for emneord" åbner. Her kan du redigere i alle felter. Felterne er beskrevet i afsnittet Opret emneord.
Deaktiverer du emneordet ved at sætte hak i tjekboksen "Deaktiver emneord" eller angive en slutdato i feltet "Aktiv til", kan emneordet ikke sættes på akter og sager.
Klik på Gem for at gemme dine ændringer.
| Redigeres et emneord, der allerede er anvendt på akter og sager, erstattes det oprindelige emneord automatisk med det redigerede emneord på samtlige akter og sager, hvor emneordet er anvendt. |
Søg efter fagområde eller emneord
Du kan søge efter titler på fagområder og emneord i søgefeltet over listen af emneord.
Relevante emneord for enheder
Menupunktet ”Relevante emneord for enheder” på fanen ”Administrator” bruges til at tildele specifikke emneord til den enkelte enhed, og derved understøtte brugeren i at udvælge relevante emneord.
I vinduet ”Relevante emneord for enheder”, vist i figuren nedenfor, kan organisationen vælge at tildele relevante emneord til de enkelte enheder. Dette letter den enkelte brugers opgave med at vælge det rigtige emneord til sine akter og sager.
Tildelingen pr. enhed hjælper brugeren ved automatisk at vise de relevante emneord, når brugeren starter med at skrive emneordet.
Nedenfor gennemgås de tre kolonner i vinduet ”Relevante emneord for enheder”:
| Kolonne | Indhold |
|---|---|
Enheder |
Viser de organisatoriske enheder opsat i F2. |
Alle emneord |
Viser en oversigt over tilgængelige emneord, der kan til-/fravælges for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
Relevante emneord for enheden [enhedens navn] |
Viser de emneord, der er valgt som relevante for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
Tildel emneord til enhed
Vælg den enhed, der skal have tildelt et eller flere relevante emneord i kolonnen ”Enheder”. De ønskede emneord tildeles ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Alle emneord” til kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]”. Du kan også højreklikke på et emneord og vælge ”Tilføj emneord”.
Klik på OK for at markere emneordet som relevant for den pågældende enhed.
| Hvis der ikke tildeles nogen relevante emneord til en enhed, så vil brugere i den pågældende enhed få vist alle emneord. |
Fjern emneord fra enhed
Emneord fjernes igen ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” til kolonnen ”Alle emneord”. Du kan også højreklikke på et emneord i kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” og vælge ”Fjern emneord”.
Klik på OK for at markere, at emneordet ikke længere er relevant for den pågældende enhed.