Foretag ændringer til godkendelsesforløb
Du kan ændre et aktivt godkendelsesforløb på fanen ”Godkendelse” i menugruppen "Ret".
Du har mulighed for at rette godkendelsesforløbet, overtage godkendelsen og at annullere, genåbne eller slette den.
| Hvis godkendelsesakten har en adgangsbegrænsning, og du tilføjer godkendere, der ikke allerede er en del af adgangsbegrænsningen, spørger F2, om du vil tilføje godkenderne til aktens adgangsbegrænsning. |
Ret godkendelsesforløb
Du kan ændre i et godkendelsesforløb og godkendelsens metadata, så længe godkendelsesforløbet er i gang. Du kan ikke rette trin, som allerede har været besøgt af de pågældende godkendere.
| Kun brugere, der har skriverettigheder til akten, kan rette i godkendelsesforløbet. |
Klik på Ret godkendelsesforløb på fanen ”Godkendelse”. Dialogen ”Ret godkendelsesforløb på [godkendelsesaktens navn]” åbner, som vist nedenfor.
Dialogen viser hele godkendelsesforløbet. Da det første trin allerede har været besøgt, kan det ikke længere rettes. Trinnet vises derfor nedtonet (gråt).
I dialogen har du følgende muligheder:
-
Du kan ændre godkendelsens metadata, som for eksempel frist og type. Læs mere om de forskellige felter i et godkendelsesforløb.
-
Du kan tilføje nye godkendelsestrin til godkendelsesforløbet. Der kan tilføjes et ubegrænset antal trin i et godkendelsesforløb.
-
Du kan tilføje flere godkendere eller udskifte godkendere på eksisterende trin, hvor godkendelsen ikke har været behandlet.
-
Du kan skrive en bemærkning, som vil fremgå i handlingsloggen.
-
Du kan gemme godkendelsen som ny skabelon, så du kan bruge den i andre godkendelsesforløb.
Klik til sidst på Gem i dialogen for at gemme dine ændringer.
Bemærkninger i handlingsloggen
Når du retter i godkendelsesforløbet, vil alle rettelser fremgå i handlingsloggen. Handlingsloggen viser ikke, hvad der er ændret, men noterer, at ”[brugerens navn] retter godkendelsen”. Du kan derfor med fordel skrive en bemærkning i bemærkningsfeltet til at forklare baggrunden for ændringen. Bemærkningen vises under linjen ”[brugerens navn] retter godkendelsen”, som vist nedenfor.
Overtag godkendelse
Overtagelse af en godkendelse kan for eksempel være anvendelig ved en godkenders fravær eller sygdom. Godkenderens plads i forløbet kan derved enten fjernes eller udskiftes med en anden godkender. Godkendere og godkendelsestrin kan ikke udskiftes og/eller fjernes, hvis der allerede er blevet godkendt på trinnet.
| Kun brugere med fuld skriveadgang til akten kan overtage godkendelsen. |
Klik på Overtag godkendelse på fanen "Godkendelse" for at åbne dialogen "Overtag godkendelse", som vist nedenfor.
Dialogen viser hele godkendelsesforløbet. Det første felt er den ansvarlige, og de efterfølgende felter er de forskellige trin. Det blå felt er det aktive trin. Dialogen viser derudover et forløb, hvor der endnu ikke er blevet godkendt på noget trin, og derfor kan alt stadig overtages.
I dialogen har du følgende muligheder:
-
Du kan tilføje en godkender til aktive og efterfølgende trin.
-
Du kan tilføje trin efter det aktive og efterfølgende trin. Der kan tilføjes et ubegrænset antal trin i et godkendelsesforløb.
-
Du kan fjerne godkendelsestrin.
-
Du kan udskifte godkendere.
-
Du kan fjerne godkendere, hvis der er mere end én godkender på et trin.
-
Du kan skrive en bemærkning, som vil fremgå i handlingsloggen.
Klik til sidst på Gem i dialogen for at gemme dine ændringer. F2 beder dig om at bekræfte ændringerne.
| Godkendere og godkendelsestrin kan ikke udskiftes og/eller fjernes, hvis der allerede er blevet godkendt på trinnet. |
Tilføj eller udskift godkender
Når du klikker på Tilføj godkender, Tilføj trin eller Udskift i dialogen "Overtag godkendelse", åbnes en dialog, hvor du kan vælge en ny godkender fra partsregistret. Du kan indtaste partens navn eller klikke på partsikonet for at vælge en part. Klik derefter på Gem for at tilføje den valgte part til godkendelsen.
Bemærkninger i handlingsloggen
Når du overtager en godkendelse, vil handlingsloggen alene vise, hvem der har udført handlingen, og på hvilket trin den er udført. Du kan derfor med fordel skrive en bemærkning i bemærkningsfeltet til at forklare baggrunden for ændringen. Bemærkningen vises under linjen ”[brugerens navn (trin)] overtager”, som vist nedenfor.
Avancerede muligheder i dialogen "Overtag godkendelse"
Det er muligt at konfigurere dialogen "Overtag godkendelse" til at vise knappen "Vis avanceret" øverst i dialogen. Når konfigurationen er slået til, får du mulighed for at ændre et trins frist samt angive kopimodtagere direkte i dialogen.
| Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Klik på knappen Vis avanceret for at få vist de avancerede muligheder.
Klik på Tilføj kopimodtager for at tilføje en kopimodtager i det valgte trin. Du kan også ændre trinnets frist i feltet "Frist".
Klik på Gem for at gemme dine ændringer.
Du kan skjule de avancerede muligheder igen ved at klikke på Skjul avanceret.
Automatisk oprettet note om ændringer
F2 generer automatisk en note på godkendelsesakten ved ændringer udført via ”Overtag godkendelse”.
Noten beskriver den udførte handling. Deltagerne på noten omfatter:
-
Brugeren, der har overtaget godkendelsen og udført ændringer.
-
Den ansvarlige for godkendelsen.
-
Godkendere, der er blevet fjernet eller erstattet fra godkendelsen.
Genstart godkendelse
I dialogen ”Overtag godkendelse” kan en godkendelse genstartes, hvis den er blevet returneret enten via ”Returner og genoptag hos mig” eller ”Returner og genoptag efter mig” i godkendelsesforløbet. Kun brugere med fuld skriveadgang til akten kan genstarte godkendelsen.
En genstart betyder, at overtageren af godkendelsen får mulighed for at tilføje trin og tilføje, udskifte eller fjerne godkendere i hele godkendelsesforløbet og ikke blot i forbindelse med retursenders trin.
Hvis retursender har valgt ”Returner og genoptag hos mig” eller ”Returner og genoptag efter mig”, vises knappen Genstart fra trin X i dialogen. ”X” er det trin, der følger efter returtrinnet. På figuren nedenfor er teksten på knappen ”Genstart fra trin 1”, fordi godkendelsen er blevet returneret til den ansvarlige, dvs. før trin 1.
Efter klik på ”Genstart fra trin X” er det muligt at redigere trin, som allerede har godkendt, samt det aktive trin, hvorfra godkendelsen blev returneret. Der kan også tilføjes trin før og mellem eksisterende trin.
Det aktive trin, hvor godkendelsen blev returneret fra, kan ikke fjernes, men efter genstart kan godkender på dette trin udskiftes.
Figuren nedenfor viser nogle af mulighederne, når en godkendelse genstartes. Det er muligt at tilføje og fjerne et trin. Hvert trin kan tilføjes flere godkendere, og det er muligt at udskifte trinnets godkendere.
| En genstart nulstiller godkendelseshandlinger på mellemliggende trin. Det betyder, at godkendere, der ikke fjernes ved genstart, skal godkende igen. |
Annullér godkendelse
Klik på Annuller på fanen ”Godkendelse” for at annullere et igangværende godkendelsesforløb. Dialogen "Annullér godkendelse" åbner, hvor du kan vælge de brugere, som skal tilføjes til den automatisk genererede note, hvori der står, at godkendelsen er annulleret. De valgte brugere modtager akten i deres indbakke for at gøre dem opmærksomme på, at godkendelsen er annulleret.
Noten kan også ses på godkendelsesakten af alle, der har adgang til akten.
| Kun brugere med fuld skriveadgang til akten kan annullere godkendelsen. |
Hvis du ikke vil tage stilling, hver gang du annullerer en godkendelse, kan du fravælge dialogen i dine personlige indstillinger. I så fald bliver alle, der er involveret i godkendelsen, automatisk notificeret. De involverede omfatter:
-
Brugeren, der har annulleret godkendelsen
-
Den ansvarlige for godkendelsen
-
Godkendere, der allerede har behandlet godkendelsen.
Når en godkendelse annulleres, bliver den fjernet fra listen over aktive godkendelser.
| Du kan oprette søgninger på annullerede godkendelser. Læs mere om at lave specifikke søgninger på godkendelser. |
Genåbn godkendelse
Annullerede godkendelser er inaktive og kan genåbnes. Godkendelsesakten eksisterer stadig, og det oprettede godkendelsesforløb fremgår stadig af akten. Derfor er det muligt at genåbne en godkendelse og lade den starte fra det trin i forløbet, den blev annulleret fra.
| Kun brugere med fuld skriveadgang til akten kan genåbne godkendelsen. |
Klik på Genåbn på fanen ”Godkendelse” for at aktivere en godkendelse igen og genoptage godkendelsesforløbet. Dialogen "Genåbn godkendelse" åbner, hvor du kan vælge de brugere, som skal tilføjes til den automatisk genererede note, hvori der står, at godkendelsen er genåbnet. De valgte brugere modtager akten i deres indbakke for at gøre dem opmærksomme på, at godkendelsen er genåbnet.
Noten kan også ses på godkendelsesakten af alle, der har adgang til akten.
Hvis du ikke vil tage stilling, hver gang du genåbner en godkendelse, kan du fravælge dialogen i dine personlige indstillinger. I så fald bliver alle, der er involveret i godkendelsen, automatisk notificeret. De involverede omfatter:
-
Brugeren, der har genåbnet godkendelsen
-
Den ansvarlige for godkendelsen
-
Godkendere, der allerede har behandlet godkendelsen.
Slet godkendelse
Godkendelser skal annulleres, inden de kan slettes. Klik på Slet på fanen ”Godkendelse” for at slette en annulleret godkendelse.
| Kun brugere med fuld skriveadgang til akten kan slette godkendelsen. |
F2 spørger om bekræftelse inden sletning, og handlingen kan ikke fortrydes. Godkendelsesakten omdannes til en almindelig akt, når godkendelsen slettes. Derved beholdes dokumenter, aktdokumentet og anden metadata, men ikke godkendelsesdokumentet. Hvis der er behov for det, kan der oprettes en ny godkendelse på akten.