Sikkerhedshensyn

Brugere med adgang til oprydningslister får potentielt adgang til udvalgte metadata på alle akter og sager i F2-installationen, herunder adgang til personoplysninger på involverede parter. De tilgængelige metadata er relevante for at vurdere, om en sag eller akt kan slettes. De pågældende brugere har desuden rettigheder til permanent at slette disse akter og sager.

Oprydningslister giver aldrig adgang til indhold på akten, som brugeren ikke har i forvejen. Det gælder både aktdokumentet og aktens vedhæftede dokumenter. Brugere, der udfører oprydningen, får derfor ikke unødvendig adgang til følsomme data.

Oprydningslister kan tilgås via både en standardrolle og et privilegium, der kan tildeles brugere. De bør uddeles med yderste omhu af hensyn til datasikkerhed. For at imødekomme behovet for sikkerhed og overvågning af oprydningslisters brug findes der desuden indbyggede rapporteringsmuligheder. Det betyder, at der under oprydningen kan oprettes automatisk dokumentation af det slettede samt en begrundelse.

Sletning af materiale dokumenteres også i F2’s database, således at denne dokumentation ikke kan slettes. Det er muligt at udtrække denne dokumentation med Analytics.