Højrekliksfunktioner i hovedvinduet
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 12. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
I F2 kan du udføre en lang række arbejdsopgaver direkte i hovedvinduet. Du kan højreklikke på akter, sager, dokumenter og bestillinger. Du kan også lave masseoperationer ved hjælp af højrekliksfunktionen.
De næste afsnit beskriver de funktioner, du kan udføre i hovedvinduet ved hjælp af højrekliksmenuen. Hvilke funktioner, der er tilgængelige for den enkelte bruger, afhænger af organisationens opsætning og brugerens privilegier.
Højrekliksfunktioner på akter
Højreklik på en akt i resultatlisten i hovedvinduet for at få følgende muligheder:
| Ikon | Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|---|
|
Åbn akt |
Åbner aktvinduet for den akt, der er markeret i resultatlisten. |
||
|
Åbn sag |
Åbner sagsvinduet for den sag, som den valgte akt er tilknyttet. |
||
|
Ny |
Opretter ny:
|
||
|
Svar |
Er aktiv, når en indgående e-mail eller en akt, der er sendt internt i F2, vælges i resultatlisten. For at svare afsenderen klikker du på:
For at svare afsenderen og andre modtagere af e-mailen, klikker du på:
|
||
|
Videresend |
Er aktiv, når en indgående e-mail eller en akt, der er sendt internt i F2, vælges i resultatlisten. Når du klikker, åbner en ny akt, som vedhæftes den e-mail, du vil videresende. |
||
|
Marker som læst/ulæst |
Du kan markere enhver akt som læst eller ulæst. Læste akter vises med almindelig skrift, og ulæste akter vises med fed skrift.
|
||
|
Personlig styring |
Med disse menupunkter kan du selv styre dit arbejde med den pågældende akt. Vælg, om akten skal optræde i de personlige lister:
|
||
|
Flag (mig) (Personligt flag) |
Som en del af den personlige styring på akten, kan du give den valgte akt et personligt styringsflag for at styre arbejdet med akten. Styringsflaget ses kun af dig selv.
|
||
|
Flag (enheden) (Enhedens flag) |
Akter, der automatisk dukker op i enhedens indbakke, har også et menupunkt til styring for enheden. Dette giver brugerne i enheden mulighed for at styre enhedens arbejde ved at sætte et styringsflag for enheden. Styringsflaget ses kun af brugerne i enheden. Enhedens flag angives for den enhed, som brugeren aktuelt er logget ind i.
|
||
|
Omdøb akt |
Åbner en dialog, hvor du kan ændre aktens titel. |
||
|
Slet akt |
Sletter den valgte akt, hvis du har rettigheder til det. Den slettede akt ligger herefter i ”Mine slettede akter”.
Akter, du ikke har delt, kan slettes fra F2. Akter, der er delt, kan kun slettes fra F2 af brugere med privilegiet ”Kan slette delte akter for alle”. For øvrige brugere betyder dette for eksempel, at det ikke er muligt at slette en intern e-mail eller en akt, der er chattet på. Har akten først været delt én gang, kan den ikke slettes, selvom for eksempel chatten slettes. Læs mere om sletning af akter. |
||
|
Gendan akt |
Gendanner den valgte akt. Den gendannede akt kan efterfølgende findes i "Mit arkiv".
|
||
|
Flyt til private |
Flytter alle de akter, der vælges i resultatlisten, til listen ”Mine private akter”. |
||
|
Flyt til bibliotek |
Flytter alle de akter, der vælges i resultatlisten, til biblioteket. |
||
|
Adgangskontrol |
Funktionen bruges til at ændre adgangsniveau på den valgte akt. F2 opererer med tre adgangsniveauer:
|
||
|
Vis adgangsinformation |
Viser, hvilke brugere der har:
|
||
|
Tilknyt akt til sag |
Tilknytter en eller flere markerede akter i resultatlisten til en sag uden at åbne akten/akterne. Desuden anvendes funktionen til at kopiere en akt til flere sager i en og samme arbejdsgang.
|
||
|
Fjern akt fra sag |
Fjerner en eller flere markerede akter i resultatlisten fra en sag uden at åbne akten/akterne. Klik på Ja i dialogen "Fjern akt fra sag" for at gennemføre fjernelsen. |
||
|
Tilføj emneord |
Tilføjer ét eller flere emneord til akten. |
||
|
Udpeg akt som svar på en bestilling |
Vælger en akt som svarakt til en eksisterende bestilling. |
||
|
Journaliser/ Afjournaliser akt |
Journaliserer/afjournaliserer den valgte akt i resultatlisten. Hvis akten ligger på en sag, får denne et aktnummer på sagen. Hvis akten ikke ligger på en sag, markeres akten som journaliseret og får et aktnummer, hvis den senere tilknyttes en sag.
|
||
|
Ekstern adgang |
Deler den valgte akt med eksterne parter. Afhængigt af opsætning vælger brugeren:
|
||
|
Afslut akt |
Afslutter én eller flere akter i resultatlisten. Hvis alle valgte akter er afsluttede, vises kun funktionen ”Genåbn akt”. Funktionen knytter sig til:
|
||
|
Genåbn akt |
Genåbner én eller flere akter i resultatlisten. |
||
|
Tilføj supplerende sagsbehandler |
Tilføjer én eller flere supplerende sagsbehandlere til akten. |
||
|
Ændr ansvarlig |
Sætter en ny ansvarlig på akten. |
||
|
Påmindelse |
|
||
|
Vis notifikation |
Funktionen viser notifikationer på en akt, såsom når du er blevet tilføjet som supplerende sagsbehandler, eller et godkendelsesforløb kræver din godkendelse. |
||
|
Rapporter |
Dan en rapport ved at udvælge akter i resultatlisten. Funktionen giver mulighed for:
|
||
|
Kopiér link til akten |
Funktionen kopierer et link til den valgte akt. Linket kan indsættes i aktdokumenter, noter, chats, påtegninger mv. |
||
|
Fjern fra udbakke |
Funktionen fjerner mislykkede forsendelser fra udbakken. Forsendelsen ligger fortsat i ”Arkivet”.
|
||
|
Eksportér søgeresultat til Excel |
Eksportér de markerede akter i resultatlisten som søgeresultat til Excel. Det betyder, at F2 kun eksporterer de akter, du aktivt har valgt og med de metadata, der vises i resultatlistens kolonner. |
||
|
Relaterede |
Klik på Alle parter på disse akter for at fremsøge de parter, der er involveret på den eller de markerede akter i resultatlisten. Klik på Genindlæs relaterede søgninger for at opdatere de søgemuligheder, der er lavet i forbindelse med relaterede søgninger for din organisation. Læs mere her. |
Sagshjælp ved højreklik
Sagshjælpsdialogen vises, når du udfører følgende højrekliksfunktioner på en akt i resultatlisten i hovedvinduet:
-
Adgangskontrol
-
Tilknyt akt til sag
-
Fjern akt fra sag
-
Journaliser akt
-
Afjournaliser akt
-
Ekstern adgang
-
Afslut akt
-
Genåbn akt
-
Tilføj supplerende sagsbehandler
-
Ændr ansvarlig.
| Det er muligt via en konfiguration at deaktivere sagshjælp for højrekliksfunktioner på akter i hovedvinduet. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Højrekliksfunktioner på sager
Når du højreklikker på en sag i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:
| Ikon | Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|---|
|
Åbn sag |
Åbner sagsvinduet for den valgte sag. |
||
|
Ny |
Opretter en ny:
|
||
|
Afslut sag |
Ændrer sagens status fra ”Behandles” til ”Afsluttet”. |
||
|
Genåbn sag |
Ændrer sagens status fra ”Afsluttet” til ”Behandles”. |
||
|
Ændr ansvarlig |
Sætter en ny ansvarlig på sagen. |
||
|
Tilføj supplerende sagsbehandler |
Tilføjer en eller flere supplerende sagsbehandlere eller enheder til sagen. |
||
|
Tilføj parter |
Tilføjer en eller flere parter til den valgte sag. |
||
|
Tilføj adgangs-begrænsning |
Tilføjer sikkerhedsgrupper, enheder, teams eller brugere til adgangsbegrænsningen på den valgte sag. |
||
|
Tilføj emneord |
Tilføjer ét eller flere emneord til sagen. |
||
|
Sæt ny frist |
Angiver en ny frist for den valgte sag. Vælges der ikke en ny frist, fjernes den nuværende frist på sagen. |
||
|
Sæt ny journalplan |
Angiver en ny journalplan for den valgte sag. |
||
|
Sæt statuskode |
Angiver en ny statuskode for den valgte sag.
|
||
|
Sæt ekstern adgang |
Deler den valgte akt med eksterne parter. Afhængigt af F2’s opsætning vælger du:
|
||
|
Kopiér link til sagen |
Funktionen kopierer et link til den valgte sag. Linket kan indsættes i aktdokumenter, noter, chats, påtegninger mv. |
||
|
Eksportér søgeresultat til Excel |
Eksportér de markerede akter i resultatlisten som søgeresultat til Excel. Det betyder, at F2 kun eksporterer de akter, du aktivt har valgt og med de metadata, der vises i resultatlistens kolonner. |
||
|
Relaterede |
Klik på Alle parter på disse sager for at fremsøge de parter, der er involveret på den eller de markerede sager i resultatlisten. Klik på Genindlæs relaterede søgninger for at opdatere de søgemuligheder, der er lavet i forbindelseder med relaterede søgninger for din organisation. Læs mere her. |
Højrekliksfunktioner på dokumenter
Når du højreklikker på et dokument i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:
| Ikon | Funktion | Beskrivelse |
|---|---|---|
|
Vis PDF |
Funktionen åbner det valgte dokument som PDF. |
|
Åbn |
Funktionen åbner det valgte dokument i den tilstand, som er valgt i opsætningen. Ikonet ændres afhængig af dokumentets filtype såsom PDF eller Word. |
|
Eksporter fil… |
Funktionen eksporterer dokumentet til den computer, der arbejdes på. |
|
Åbn akt |
Funktionen åbner den akt, som dokumentet ligger på. |
|
Gå til sag |
Funktionen åbner den sag, som dokumentet ligger på. |
|
Vis dokumentversioner |
Funktionen åbner vinduet "Dokumentversioner", som viser en liste over tilgængelige versioner af dokumentet. |
|
Egenskaber |
Funktionen åbner dialogen ”Egenskaber”. |
|
Kopiér link til dokument |
Funktionen kopierer et link til det valgte dokument. Linket kan indsættes i aktdokumenter, noter, chats, påtegninger mv. |
|
Eksportér søgeresultat til Excel |
Eksportér de markerede akter i resultatlisten som søgeresultat til Excel. Det betyder, at F2 kun eksporterer de akter, du aktivt har valgt og med de metadata, der vises i resultatlistens kolonner. |
|
Kopiér eksternt link til dokument |
Kopierer et link til dokumentet og placerer det i udklipsholderen. |
Højrekliksfunktioner på bestillinger
Når du højreklikker på en bestilling i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:
| Ikon | Funktion | Beskrivelse |
|---|---|---|
|
Åbn |
Åbner akten med den valgte bestilling. Når en bestilling er ulæst, åbner bestillingen automatisk, når du åbner akten. |
|
Åbn sager |
Åbner den valgte bestillings tilknyttede sager. |
|
Acceptér bestilling |
Acceptér den valgte bestilling direkte fra hovedvinduet. |
|
Videresend bestilling |
Videresend den valgte bestilling direkte fra hovedvinduet. |
|
Skift bestillingsudfører |
Skift bestillingsudfører på den valgte bestilling direkte fra hovedvinduet. Du har også mulighed for at tilføje en kommentar. |
|
Udpeg akt som besvarelse |
Åbner et søgevindue direkte fra hovedvinduet, hvor du kan vælge en eksisterende akt som besvarelse af den valgte bestilling. |
|
Afslut bestilling |
Afslut den valgte bestilling direkte fra hovedvinduet. |
|
Afslut bestilling med vurdering |
Afslut den valgte bestilling med en vurdering og kommentar til udførelsen direkte fra hovedvinduet. |
Masseoperationer ved højreklik
Det er muligt at udføre en lang række masseoperationer i hovedvinduet. Markér flere akter, sager, dokumenter eller bestillinger på en gang. Ved hjælp af højrekliksfunktionen kan du udføre handlinger på samtlige valgte akter, sager, dokumenter eller bestillinger.
Når du foretager masseoperationer via højrekliksmenuen i hoved- og sagsvinduet, viser statuslinjen nederst i højre hjørne, hvilken masseoperation der udføres. I eksemplet nedenfor er F2 ved at fjerne sagstilknytningen på tre akter.
| Hvis en masseoperationshandling ikke kan udføres på en eller flere akter/sager, vises en notifikation. Der vises altid en notifikation, når handlingerne ”Dan rapport”, ”Flet til sagsparter” og ”Luk relaterede akter” er færdige. |
Tag stilling ved manglende sagshjælp
Når du igangsætter en masseoperation via en højreklikshandling i hovedvinduet, og du endnu ikke har taget stilling til sagshjælpen for en eller flere akter, vises en dialog for masseoperationer.
Dialogens titel er ”Flere handlinger” efterfulgt af handlingen, som åbnede den, såsom ”Flere handlinger: Ændr ansvarlig” eller ”Flere handlinger: Afslut akter”.
I denne dialog giver kolonnen ”Status” et hurtigt overblik ved hjælp af farvekodede ikoner. Er der handlinger, der ikke kan gennemføres, vises de øverst med et rødt ikon. Handlinger, der skal tages stilling til, vises med et gult ikon, og gennemførte handlinger vises med et grønt ikon. Kolonnen ”Beskrivelse” giver yderligere oplysninger om den enkelte akts status.
Der er følgende handlingsmuligheder for akterne i dialogen:
-
Tag stilling til alle: Tag stilling til sagshjælpen for alle akter, der endnu ikke er taget stilling til, dvs. akter med et gult ikon. Denne mulighed åbner sagshjælpsdialogen ”Foreslåede ændringer ved gem akt”.
-
Tag stilling: Tag stilling til sagshjælp for den eller de markerede akter. Denne mulighed åbner sagshjælpsdialogen ”Foreslåede ændringer ved gem akt”.
-
Åbn akt: Den eller de markerede akter åbnes.
”Status” ændres til et grønt ikon, når sagshjælpen er udført for alle akter.
Dialogen vises også, selvom brugeropsætningen ”Vis advarsel når masseoperationer fejler” er fravalgt.
Sagshjælpsdialogen ”Foreslåede ændringer ved gem akt”
Vælger du Tag stilling til alle eller Tag stilling i dialogen ”Flere handlinger”, gennemgået i afsnittet Tag stilling ved manglende sagshjælp, åbner sagshjælpsdialogen vist på figuren nedenfor. Her kan du vælge, at F2 automatisk udfører sagshjælpen for alle efterfølgende akter med samme ændringsforslag som for den første akt. Sæt hak i Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag nederst i dialogen for at gentage sagshjælpen automatisk.
I eksemplet ovenfor foreslår sagshjælpen ”Sæt adgang til IT Kontor”. Sæt hak i Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag, og klik derefter på OK for at udføre sagshjælpen automatisk for de resterende akter på listen i ”Flere handlinger”.
Det er kun gentagne, identiske forslag, du siger ”OK” til. De akter, hvor sagshjælpen ville foreslå noget andet, for eksempel en anden enhed eller at akten lægges på en sag, udføres ikke automatisk. Vælges ”Slå sagshjælpen fra for denne akt” eller ”Spørg igen senere" sammen med ”Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag”, gælder valget kun for identiske forslag.
| Det er muligt at slå visning af tjekboksen ”Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag” fra ved hjælp af en konfiguration. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |