Tilknyt akt til sag
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 12. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Du kan knytte en akt til en ny sag eller en eksisterende sag. Du kan også kopiere en akt til flere sager.
Tilknyt akt til eksisterende sag
Når en akt er i redigeringstilstand, kan du knytte den til en åben sag ved at skrive sagens titel eller sagsnummer i metadatafeltet ”Sag”. F2 søger blandt relevante sager, når du begynder at skrive enten titel eller sagsnummer i feltet.
Du kan fremsøge sagen ved at klikke på sagsikonet 
i metadatafeltet ”Sag”. Klik på ikonet for at åbne dialogen ”Vælg sager”, hvor den pågældende sag kan fremsøges. Læs mere om dialogen ”Vælg sager”.
Klik på Gem i aktens bånd, når du har tilføjet en sag i metadatafeltet ”Sag”. Akten er nu tilknyttet den valgte sag.
| Afhængig af F2’s konfiguration kan afsluttede sager vises med kursiv, og akter kan tilknyttes en afsluttet sag. Læs mere om afslutning af sager. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Forslag til sager
F2 viser forslag til eksisterende sager i en dropdown-menu under feltet "Sag", når du har indtastet mindst to tegn.
Øverst vises brugerspecifikke forslag, dernæst universelle forslag.
Brugerspecifikke forslag er baseret på, hvilke sager du ofte tilknytter akter, samt hvor længe siden du senest har tilknyttet akter til dem. F2 viser op til 10 brugerspecifikke forslag, afhængigt af din indtastning og antallet af relevante sager. Brugerspecifikke forslag kan fjernes ved at klikke på krydset i højre side af dropdown-menuen. Krydset er kun synligt, når du holder musemarkøren over sagen. Du kan stadig fremsøge sagen med de universelle forslag. Hvis du fortsat knytter mange akter til sagen, kan sagen igen blev et brugerspecifikt forslag.
| Feltet "Sag" i dialogen "Ny akt" og det avancerede søgefelt "Sag" i søgegruppen "Sagsrelevant" giver brugerspecifikke forslag på samme måde. Fjerner du et forslag fra et af felterne, vil det forsvinde alle steder. |
Udover brugerspecifikke forslag, viser F2 også op til 20 universelle forslag baseret på din indtastning. Universelle forslag vises i alfabetisk rækkefølge. Den eneste synlige forskel på brugerspecifikke og universelle forslag er, at F2 viser et kryds til at fjerne forslaget på brugerspecifikke forslag.
| Det er ved hjælp af en konfiguration muligt at deaktivere brugerspecifikke forslag til sager i feltet ”Sag”. Det er også muligt konfigurere andre søgemetoder til brugerspecifikke forslag. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Tilknyt akt til ny sag
Du kan oprette en ny sag, som akten skal knyttes til, på én af følgende måder:
-
Skriv ”ny” eller ”+” i metadatafeltet ”Sag”, og tryk på Enter. Herefter åbner dialogen ”Ny sag”, som vist nedenfor.
-
Klik på sagsikonet
i feltet ”Sag”, og dialogen ”Vælg sager” åbner. Klik her på Ny sag. Læs mere om dialogen ”Vælg sager”.
Når du opretter en sag på en af de to ovenstående måder, åbner følgende dialog:
I dialogen ”Ny sag” udfylder du sagens titel og relevante metadata, som journalplan, handlingsfacet, kassationskode og sagsforløb. Afhængigt af F2’s opsætning kan der også være mulighed for at vælge en sagsskabelon, som kan påvirke, hvilke metadatafelter der skal udfyldes.
Når du har udfyldt felterne, klikker du på OK, og sagen oprettes. Læs mere om sagsvinduet og om arbejdet med sager.
| Afhængigt af F2’s opsætning og den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter være obligatoriske at opfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |
Dialogen ”Vælg sager”
Klik på sagsikonet i feltet ”Sag” på en akt for at åbne dialogen ”Vælg sager”. I dialogen er samme søgemuligheder som i F2’s hovedvindue. Disse anvendes til at udpege en eller flere sager.
På fanen ”Søgevindue” i dialogens bånd er der følgende muligheder:
| Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
|
Når en eller flere sager er markeret i resultatlisten eller placeret i feltet ”Valgte sager” i dialogens bånd, klikker du på OK for at tilknytte akten til den valgte sag eller kopiere akten til de valgte sager. |
||
|
Lukker vinduet uden at knytte akten til en sag. |
||
|
Åbner dialogen ”Ny sag”, hvor du kan oprette en ny sag. |
||
|
Klik på Vælg flere sager for at vise feltet ”Valgte sager”. Når feltet er synligt, er funktionen inaktiv, uanset antallet af sager i feltet. F2 skifter automatisk, hvis en eller flere sager markeres, og der klikkes på Tilføj sag(er). Hvis du fjerner alle sager fra ”Valgte sager”, skifter F2 automatisk tilbage til Vælg én sag. På den måde er det let at holde styr på, om akten er ved at blive lagt på én eller flere sager. |
||
|
Tilføjer de(n) markerede sag(er) fra resultatlisten. De(n) valgte sag(er) vises i feltet ”Valgte sager” i dialogens bånd. |
||
|
Feltet ”Valgte sager” viser den eller de sager, du har valgt.
Skal en sag alligevel ikke tilknyttes akten, klikker du på |
||
|
Fjerner de valgte sager fra feltet ”Valgte sager” i dialogens bånd. |
||
|
Giver mulighed for at foretage en avanceret søgning vha. metadatafelter. Læs mere om avanceret søgning. |
Tilknyt akt til enkelt sag i dialog
Fremsøg den ønskede sag i dialogen "Vælg sager".
Føj akten til sagen ved at markere sagen i resultatlisten og klikke på OK i dialogens bånd. Alternativt kan du dobbeltklikke på den pågældende sag. I begge tilfælde lukker dialogen, og sagen overføres til sagsfeltet på akten.
Kopiér akt til flere sager i dialog
Du kan kopiere en akt til flere sager i dialogen "Vælg sager".
Klik på Vælg flere sager i dialogens bånd. Fremsøg herefter de ønskede sager, og tilføj dem til feltet ”Valgte sager” ved at dobbeltklikke på dem eller ved at klikke på Tilføj sag(er) i båndet. Ved klik på OK overføres sagerne til sagsfeltet på akten.
Er der valgt mere end en sag, lægges der en kopi af den pågældende akt på sag nummer to, tre osv. Dette fremgår også af nedenstående dialog, der åbner, når akten gemmes ved klik på Gem i aktvinduets bånd.
Klik på OK i dialogen, og akten kopieres til de valgte sager.
Sæt hak i tjekboksen ”Spørg ikke ved kopiering til sager”, hvis dialogen fremover ikke skal vises ved kopiering af akt til sager. Afslut ved at klikke på OK.
| Er akten tilknyttet en sag, kan du fjerne akten fra sagen igen eller knytte akten til en anden sag. Det forudsætter dog, at du har fuld skriveadgang til akten. Det er imidlertid intet krav, at aktens oprindelige sagstilknytning skal erstattes med en ny sagstilknytning. |
Akt med kopiakter på flere sager
Når en akt er blevet kopieret til flere sager, kan du se kopiakter på andre sager i aktvinduet. Det gør du ved at klikke på ikonet med de to sager 
ud for feltet ”Sag”.
I dialogen ”Kopioversigt”, der åbner, vises en oversigt over alle de sager, som den pågældende akt er tilknyttet. Af oversigten fremgår:
-
Sagsnummer
-
Sagstitel
-
Akt-id
-
Akttitel
-
Oprettet (dato)
-
Oprettet af (person).
Den blå markering viser, hvilken akt der er åben.
I dialogen kan du tilgå de enkelte sager og kopiakter ved at klikke på sagsnummer eller akt-id.
Standardadfærd ved afslutning af sager
Når en bruger med de fornødne rettigheder (skriveadgang til alle sagens akter) afslutter en sag, påvirkes sagens akter på følgende måder:
-
Sagens akter afsluttes.
-
Akternes metadata og dokumenter kan ikke ændres. I praksis betyder det, at menupunktet ”Ret” deaktiveres, hvilket blandt andet medfører, at aktdokumentet ikke kan redigeres, og akten ikke kan sendes som e-mail.
-
Hvis en akt skal genåbnes, skal sagen først genåbnes. Dette kræver privilegiet ”Genåbne sager”.
Læs mere om F2’s standardadfærd ved afslutning af sager.