Underskriftsfraser
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 12. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
En underskriftsfrase indsættes i en dokumentskabelon sammen med eventuelle andre fraser eller flettekoder, der skal anvendes. Syntaksen for underskriftsfraser i dokumentskabeloner følger en fast form. Koden begynder og slutter med et ”$” og skal indeholde ordet ”signature” efterfulgt af navnet på den underskriftsfrase, der ønskes indflettet. Kodens to elementer adskilles med et kolon.
En underskriftsfrase i en dokumentskabelon har derfor formen:
-
$signature:final_approver$
| Er der ikke oprettet en underskriftsfrase i "Fraseadministration" indflettes i stedet en fejlmeddelelse på underskriftsfrasens plads i dokumentet. |
Opret ny underskriftsfrase
Underskriftsfraser oprettes og redigeres i vinduet ”Fraseadministration” på fanen ”Indstillinger”. Det er kun brugere med privilegiet ”Fraseadministrator”, der har adgang til at oprette og redigere fraser.
Indsæt underskriften i et Word-dokument, og gem dokumentet på en lokal placering uden for F2. Klik på Ny frase i vinduet ”Fraseadministration” for at oprette en ny frase.
Giv frasen et navn i dialogen ”Opret ny frase”. Skriv eventuel en beskrivelse og vælg en gruppe i dropdown-menuen ”Gruppe”. Klik herefter på Vælg dokument for at vælge Word-dokumentet med underskriftsfrasen fra dets lokale placering uden for F2.
Klik på OK for at oprette underskriftsfrasen.
| Det er en fordel at oprette en frasegruppe med navnet "Underskrift" for at kunne gruppere underskriftsfraser. |
Læs mere om oprettelse og redigering af fraser og frasegrupper.
Variansstyring af underskriftsfraser
Ønsker organisationen at kunne anvende og indsætte underskriftsfraser for flere brugere, kan det gøres med variansstyring af fraserne. En frase kan have et valgfrit antal frasevarianter tilknyttet. Den enkelte frasevariant flettes i dokumentskabelonen i stedet for standardfrasen, såfremt betingelsen for frasevarianten er opfyldt. Betingelsen opfyldes ved, at den endelige godkender har en underskriftsfrase oprettet, der matcher godkenderens brugernavn.
Oprettelse af frasevarianter foregår på samme måde som for standardfraser, men navngivningen er vigtig. En frasevariant genkendes af F2, når den følger følgende navngivning [navn på standardfrase]%[F2-brugernavn].
Hvis standardfrasen er navngivet ”final_approver”, og brugeren Nora Helmer med brugernavnet ”nhe” skal have oprettet en underskriftsfrase, skal frasevarianten navngives ”final_approver%nhe”, når den oprettes i vinduet ”Fraseadministration”.
I dokumentskabelonen indsættes blot standardfrasens navn (i dette eksempel - $signature:final_approver$) uden at tage højde for diverse varianter. Varianterne bliver evalueret i forhold til den specifikke godkender og varianterne i frasearkivet, når underskriftsfrasen flettes.
| Er der ikke oprettet en frasevariant for den pågældende bruger, indsættes standardfrasen i stedet. Vær derfor opmærksom på, hvilken underskrift der bruges til standardfrasen. Standardfrasen kan af denne grund med fordel være organisationens logo. |
Manuel håndtering af underskriftsfrase
Underskriftsfrasen kan også flettes i et dokument uden brug af et godkendelsesforløb. Åbn højrekliksmenuen i dokumentområdet på dokumentet med underskriftsfrasen, og klik på Indsæt min underskrift.
Underskriftsfrasen indflettes i dokumentet.
Er der oprettet flere frasevarianter, indsættes frasevarianten for den bruger, der klikker på Indsæt min underskrift, hvis der er oprettet en frasevariant for den pågældende bruger. Er der ikke oprettet en frasevariant for den pågældende bruger, indsættes standardfrasen.
| Det er muligt at konfigurere, at manuel håndtering af underskriftsfrase ikke er tilgængelig i F2. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |