Oversigt over godkendelser i F2 Desktop
I hovedvinduets resultatliste kan godkendelsesakter kendes på et godkendelsesikon, som skifter farve og indhold afhængigt af godkendelsens status. Se en detaljeret beskrivelse af godkendelsesikoner og deres betydning i afsnittet Oversigt over godkendelsesikoner.
Det er muligt at lave oversigter over eksempelvis returnerede eller afsluttede godkendelser ved hjælp af søgninger på godkendelsesakters metadata.
De aktive godkendelser, som brugeren har adgang til at se, vises altid i listevisningen under ”Godkendelser” i hovedvinduet.
Se aktive godkendelser
F2 installeres som standard med en søgning i F2’s hovedvindue ved navn ”Godkendelser”.
Ved klik på Godkendelser vises de igangværende godkendelser, som brugeren har adgang til at se. Nedenfor vises et eksempel på, hvordan det kunne se ud.
Der er flere kolonner i F2, som med fordel kan anvendes, når en oversigt over godkendelser vises i resultatlisten:
-
Kolonnen ”Ikon”: Viser den aktuelle status på godkendelsen. Se en oversigt over de forskellige ikoners betydning i afsnittet Oversigt over godkendelsesikoner.
-
Kolonnen ”Fremdrift”: Giver en grafisk fremstilling af, hvor godkendelsen aktuelt befinder sig (blåt), hvor den har været (lyseblåt) og hvor den senere skal hen (gråt). Desuden fremgår de enkelte godkenderes initialer på godkendelsestrinnene. Brugerens egne initialer bliver fremhævet med fed skrift.
-
Kolonnen ”Placering”: Viser godkendelsens aktuelle placering med godkenders initialer.
-
Kolonnen ”Godkendelsesfrist”: Viser eventuelle tidsfrister på godkendelser.
| Er der to eller flere godkendere på samme godkendelsestrin, vil der i stedet for initialer blive angivet et tal tilsvarende antallet af godkendere på godkendelsestrinnet. |
| Håndteringen af initialer, som vises i listen over aktive godkendelser, vedligeholdes i partsregisteret og hentes derfra. Som udgangspunkt opdateres/synkroniseres initialfeltet i partsregisteret via AD (Active Directory). Såfremt denne synkronisering ikke finder sted, eller hvis der ikke eksisterer initialer i AD, vil feltet blive udfyldt med tre stjerner (***). |
Lav specifikke søgninger på godkendelser
Foruden den forud definerede søgning på aktive godkendelser, kaldet ”Godkendelser”, kan der laves personlige søgninger genereret ud fra metadata på oprettede godkendelsesforløb i F2. Det gøres på følgende måde:
-
Klik på Arkivet.
-
Klik på Avanceret søgning i hovedvinduets bånd, og åbn herefter søgegruppen ”Godkendelsesforløb”. Se figuren nedenfor.
-
Nu vises en række søgefelter relateret til godkendelser. Afhængigt af den ønskede søgning udfyldes et eller flere felter.
-
Søgningen gemmes ved klik på ”Gem søgning” og kan nu tilgås under ”Personlige søgninger” i listevisningen.
Nedenfor beskrives de enkelte søgemuligheder i søgegruppen ”Godkendelsesforløb” detaljeret.
| Søgefelt | Formål |
|---|---|
”Ansvarlig” |
Søg efter godkendelser, hvor den eller de brugere/enheder, der er angivet i søgefeltet, er ansvarlig. Skriv f.eks. ”mig” for at søge på godkendelsesforløb, som du er ansvarlig for. |
”Godkendere” |
Søg efter godkendelser, hvor den eller de brugere eller enheder, der er angivet i søgefeltet, er godkendere. Søges der på en specifik bruger eller enhed, fremsøges alle de godkendelser, hvor brugeren eller enheden er og har været godkender. |
”Nuværende trin” |
Søg efter godkendelser, som ligger til godkendelse hos den eller de brugere, der er angivet i søgefeltet. |
”Nuværende trin eller efter” |
Søg efter godkendelser, som ligger til godkendelse eller er på vej til godkendelse hos den eller de brugere, der er angivet i søgefeltet. Godkendelsesforløb, hvor den eller de brugere, der er angivet i søgefeltet, er godkendere, men hvor godkendelsen allerede har passeret dem, vil ikke blive fremsøgt. |
”Frist” |
Søg efter godkendelser med en frist, der svarer til den, der angives i søgefeltet. Der kan søges på en specifik dato eller på tidsintervaller. Indsæt et ”–[tal]” og/eller et ”+[tal]” i datofristen, for at vise perioden fra dags dato minus/plus det pågældende tal. Det gør det muligt at søge på frister en uge frem fra dags dato ved at skrive +7. Søgningen kan med fordel anvendes til at oprette en dynamisk liste over godkendelsesfrister, da søgekriteriet ændres med datoen hver dag. |
”Frist, nuværende trin” |
Søg efter godkendelser med en frist, der svarer til den, der angives i søgefeltet. ”Frist, nuværende trin” bruges til at søge på delfrister, der kan være lagt på det aktuelle trin. Derved foretages søgninger, hvor nuværende godkenders trin har en særskilt frist. |
”Startdato” |
Søg efter godkendelser, der er startet inden for det givne interval. |
”Haster” |
Søg efter godkendelser, der enten er markeret som haster eller ikke er markeret som haster. |
”Godkendelsestype” |
Søg efter godkendelser ud fra type. Følgende typer kan vælges:
|
”Startet” |
Søg efter godkendelser, der enten er igangsat eller ikke igangsat. |
”Godkendelsesstatus” |
Søg efter godkendelser, der enten er igangværende, afsluttet eller annulleret. |
”Godkendelsestilstand” |
Søg efter godkendelser, der er returneret, godkendt eller betinget godkendt. Ved søgning efter ”Godkendelsestilstand” søges efter den seneste godkendelseshandling, der er foretaget på godkendelsen. Godkendelseshandlingen betegner godkendelsestilstanden. Når en godkendelse oprettes i F2 får den tilstanden ”Godkendt”, også inden godkendelsen er igangsat. Herefter skifter godkendelsen tilstand, hvis den bliver returneret, og igen hvis den bliver genoptaget. Godkendelsen får tilstanden ”Betinget godkendt”, hvis den bliver returneret og skal genoptages hos næste godkender i rækken. Godkendelsen får tilstanden ”Returneret”, hvis den bliver returneret og skal genoptages hos "Mig" eller "Alle". Godkendelsen får tilstanden ”Godkendt”, når den genoptages, og når den er endeligt "Godkendt". |
Afhængigt af hvilke søgefelter der er udfyldt, kan brugeren lave specifikke søgninger på godkendelser. Eksempelvis kan der søges efter:
-
Mine aktive godkendelser.
-
Mine afsluttede godkendelser.
-
Alle godkendelser, som jeg er/har været ansvarlig for.
-
Godkendelsestype.
-
Godkendelsestilstand (returneret, godkendt eller betinget godkendt).
-
Godkendelsesfrist.
Læs mere om søgninger i F2.
Tilgå godkendelser i preview-visningen
Samtlige igangværende godkendelser, som brugeren har adgang til, ses ved at klikke på Godkendelser i listevisningen i hovedvinduet. Der vises et preview af akten i højre side, når en godkendelsesakt markeres i resultatlisten. Dette forudsætter, at preview er slået til på fanen ”Indstillinger”.
Klikkes der på fanen Godkendelse i previewet, vises en oversigt over godkendelsens trin og en log over godkendelsesforløbet.
Brugeren har også mulighed for at foretage godkendelseshandlinger direkte i previewet, hvis vedkommende er godkender på det aktuelle trin i godkendelsen. Det er altså ikke nødvendigt at åbne godkendelsen. Der kan skrives kommentarer, returneres og godkendes direkte fra previewet i hovedvinduet.
F2 spørger, om godkendelsesakten skal gemmes, hvis der vælges en anden akt i listen, eller previewet på anden måde skiftes, mens godkendelsen indeholder ugemte rettelser. Skift af previewet kan ikke fortrydes, så det er derfor vigtigt enten at gemme eller forkaste ændringerne.