Opret godkendelse

Det er også muligt at tilføje en godkendelse til en akt ved oprettelse af en ny akt. Dette gøres nederst i dialogen ”Ny akt”.

Ved klik på Tilføj godkendelse vises felterne ”Godkendelsesskabelon” og ”Godkendelsesfrist”.

Dialogen udfyldes på samme måde som dialogen for ”Ny godkendelse”. Læs mere i afsnittet Opret godkendelse via hovedvinduet.

Klik på krydset ud for ”Godkendelse” for at annullere oprettelsen af en godkendelse på den nye akt.

Før en godkendelse startes, kan der tilføjes godkendelsestrin både før og efter et eksisterende og allerede udfyldt godkendelsestrin. Efter behov kan der desuden flyttes rundt på de enkelte godkendelsestrin.

Imellem hvert godkendelsestrin findes funktionen . Klik på Tilføj trin mellem to allerede oprettede godkendelsestrin for at tilføje et nyt godkendelsestrin imellem de to trin. Der kan tilføjes godkendelsestrin før, efter og imellem allerede eksisterende godkendelsestrin.

Rækkefølgen af godkendere kan ændres ved at flytte godkendelsestrin op eller ned. Klik og hold fast i den blå barre ved den pågældende godkender og træk så godkendelsestrinnet hen til den ønskede placering. En mørkeblå linje viser, hvor godkendelsestrinnet vil blive flyttet hen, som vist nedenfor.

Når barren slippes, indsættes det pågældende godkendelsestrin med dertilhørende godkender og metadata. Rækkefølgen af godkendere er dermed ændret, ligesom trinnumrene automatisk ændres. Denne funktionalitet gør det let at opsætte og ændre et godkendelsesforløb.

Klik på Gem for at gemme ændringerne.

Sættes der en kopimodtager på et givent godkendelsestrin, vil kopimodtageren modtage godkendelsen i sin indbakke, når godkendelsesforløbet når det godkendelsestrin, hvor kopimodtageren er sat på. Som vist i eksemplet neden for modtager Ann Sekner som kopimodtager godkendelsen i sin indbakke, når Vibeke Villasen som godkender modtager godkendelsen.

En kopimodtager kan hverken godkende eller returnere en godkendelse. Kopimodtager kan skrive en bemærkning til forløbet og gøre den ansvarlige opmærksom herpå samt angive, at godkendelsen er set.

Kopimodtagerens behandlingsperiode er ikke begrænset til det trin i godkendelsesforløbet, hvor vedkommende er tilføjet. Modsat godkenderen kan kopimodtageren fortsat behandle godkendelsen efter, at den har forladt trinnet og også efter endelig godkendelse. I de tilfælde, hvor godkendelsen returneres, og forløbet startes forfra, vil kopimodtageren fortsat kunne behandle godkendelsen når som helst. En tidligere set-markering og bemærkning vil blive nulstillet, men bevaret i godkendelsens log.

Der er to måder, en kopimodtager kan behandle en godkendelse på:

Når en godkendelse markeres som læst, vises et øjeikon ud for kopimodtageren, ligesom det registreres i godkendelsens handlingslog, at kopimodtager har markeret godkendelsen som set.

Der kan sættes en individuel part eller en enhed på som kopimodtager på et godkendelsestrin.

Det er muligt at give godkendere skriveadgang til den sag, som godkendelsesakten ligger på. Sæt hak i feltet ”Giv godkendere på dette trin skriveadgang til aktens sag” på det relevante godkendelsestrin, når en godkendelse oprettes eller redigeres. Indstillingen kan også gemmes, når et godkendelsesforløb gemmes som godkendelseskabelon.

Godkenders skriveadgang til aktens sag fjernes automatisk, når akten er endeligt godkendt.

Administration af notifikationer på godkendelser foretages via dialogen ”Notifikationer på godkendelsen”. Åbn dialogen fra menupunktet ”Notifikationer på godkendelsen” på fanen ”Godkendelse” i aktvinduet.

Dialogen kan også åbnes via dialogen ”Ny godkendelse” ved at klikke på ”Administrér notifikationer på godkendelsen”.

Notifikationer kan derefter opsættes for hvert trin gennem dialogen ”Notifikationer på godkendelsen”.

Markér et trin, og klik herefter på Justér. Figuren nedenfor viser dialogen ”Justér godkender”, når et trin med godkendere er valgt.

Notifikationerne kan også opsættes for et enkelt trin gennem dialogen ”Ret godkendelsesforløb på [godkendelsens navn]” ved at klikke på Justér ekstra notifikationer for dette trin. Denne dialog vises ved oprettelse af en ny godkendelse eller ved klik på menupunktet ”Ret godkendelsesforløb” på fanen ”Godkendelse” på akten.

Det er også muligt at administrere ekstra notifikationer for abonnementer på godkendelsen fra dialogen ”Notifikationer på godkendelser” ved at gå til fanen ”Abonnenter”. En abonnent er en bruger, som ikke er direkte involveret i godkendelsesprocessen, men som skal modtage notifikationer vedrørende godkendelsen.

Herfra er det muligt at tilføje, fjerne eller justere abonnementer. Ved klik på Tilføj abonnenter åbner nedenstående dialog.

Nedenstående tabel viser, hvilke brugere der kan modtage hvilke notifikationer i forbindelse med godkendelsesforløbet.

Personlige og delte godkendelsesskabeloner kan redigeres eller slettes ved at klikke på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet og på Godkendelsesskabeloner.

Herefter åbner dialogen ”Godkendelsesskabeloner”, som viser en oversigt over de godkendelsesskabeloner, som brugeren har adgang til at se, redigere og slette.

Har brugeren privilegiet ”Skabelonadministrator”, vises både personlige og fælles godkendelsesskabeloner. Under kolonnen ”Placering” vises, hvor den pågældende godkendelsesskabelon er placeret.

Rediger eller slet en godkendelsesskabelon ved at markere den i dialogen og klik på Ret skabelon eller Slet.

Slettede godkendelsesskabeloner kan ikke gendannes. Hvis en slettet godkendelsesskabelon ønskes genskabt, skal den oprettes på ny.

Brugere med privilegiet ”Skabelonadministrator” kan endvidere oprette godkendelsesskabeloner direkte i dialogen ”Godkendelsesskabeloner”. Ved klik på Ny godkendelsesskabelon åbner dialogen ”Ny godkendelsesskabelon”, hvor et godkendelsesforløb kan opsættes og gemmes som skabelon. Læs mere om opsætning af godkendelsesforløb i afsnittet Opsæt godkendelsesforløb.

Den enkelte bruger kan vælge, hvilken godkendelsesskabelon denne vil bruge som standard. Den personlige indstilling findes ved at klikke på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet, vælge menupunktet Opsætning og fanen Bruger. I dropdown-menuen ”Standard godkendelsesskabelon” kan der vælges en godkendelsesskabelon. Det kan for eksempel være nyttigt, når der opsættes skabeloner eller redigeres i brugerindstillinger.