Funktioner på sagen
I denne artikel gennemgås en række udvalgte funktioner hørende til sagen.
Slet sag
En sag kan slettes via båndet i sagsvinduet. Det er kun muligt at slette en sag, når den er i læsetilstand. Sættes sagen i redigeringstilstand, bliver knappen Slet deaktiveret. Klik på Slet for at slette sagen.
En bruger skal enten have privilegiet ”Kan slette sager” eller rollen ”Kan slette alt på sager” for at slette en sag i F2. Forskellen på de to gennemgås i de følgende afsnit.
| Når en sag slettes, slettes alle akter på sagen direkte. Akterne overføres IKKE til f.eks. ”Mine slettede akter” først, men forsvinder fra F2. |
Slet sag med privilegiet ”Kan slette sager”
Brugere med privilegiet ”Kan slette sager” vil kunne slette en sag, hvis følgende kriterier er opfyldt:
-
Brugeren har skriveadgang til alle akter på sagen.
-
Ingen af sagens akter er i redigeringstilstand eller på anden måde låst.
Klik på Slet for at slette sagen. F2 undersøger derefter, om alle sagens akter må slettes af den pågældende bruger. Hvis en eller flere akter ikke kan slettes, eksempelvis fordi en akt er i redigeringstilstand, kan sagen ikke slettes. Hvis alle akter på sagen kan slettes, fremkommer dialogen ”Begrundelse for sletning”. Her er det påkrævet, at brugeren indtaster grunden til, at sagen slettes.
Når en begrundelse er indtastet, og der klikkes på Slet, vises dialogvinduet ”Generér rapport over sletning”.
I dialogen kan brugeren vælge at danne en rapport med en liste over de slettede objekter. Det er muligt at lade F2 huske dette valg for kommende sletninger af sager. Valget kan til enhver tid ændres via fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet, hvor der klikkes på knappen ”Opsætning” og herefter fanen ”Sager”. Læs mere om rapportopsætning i afsnittet Opsætning af rapport ved sletning af sag.
Hvis brugeren vælger at danne en rapport, bliver denne lagt i brugerens indbakke.
| Slet sag-rapporten er skabelonbaseret og kan tilpasses den enkelte organisation. Muligheden for at danne en rapport kan desuden deaktiveres via konfiguration i samarbejde med cBrain. |
Slet sag med rollen ”Kan slette alt på sager”
Brugere, som får tildelt standardrollen ”Kan slette alt på sager”, vil kunne slette en sag. Det gælder uanset hvilken tilstand dens akter er i, og hvilke rettigheder brugeren har til sagens akter. Det anbefales derfor, at denne rolle kun tildeles yderst forsigtigt.
Når en sag slettes med denne rolle, får brugeren vist et vindue med en liste over de fejlbeskeder, der ellers ville forhindre sletningen, eksempelvis hvis handlingen ville slette journaliserede akter eller akter, der er underlagt en adgangsbegrænsning. Dermed har brugeren mulighed for at se konsekvenserne af en sletning og eventuelt fortryde. Som med sletning via privilegiet ”Kan slette sager” skal brugeren give en begrundelse for sagens sletning.
Når sagen er slettet, kan brugeren vælge at lægge en rapport med sags- og aktinformationer for den pågældende sag i sin indbakke.
Rapporten for en sag slettet via rollen ”Kan slette alt på sager” er identisk med den, som fremkommer ved sletning af en sag via privilegiet ”Kan slette sager”.
| Brugere med denne rolle kan også slette låste sager. Det gælder eksempelvis sager, der er låst i forbindelse med en aflevering til Rigsarkivet eller et periodeskift. |
Opsætning af rapport ved sletning af sag
Brugere med enten privilegiet ”Kan slette sager” eller rollen ”Kan slette alt på sager” kan i deres personlige opsætning vælge, om der som standard skal dannes en slet sag-rapport. Læs mere om opsætning af rapporter under Indstilling og opsætning.
Ny note
Noter kan tilføjes til sager. Når en note er tilføjet en sag, vises den i vinduet nedenunder. En note på en sag kan ikke tilføjes deltagere, og den medfører derfor ingen ændring af adgangen til sagen.
Teksten til noten skrives i skrivefeltet. Herefter klikkes på pileikonet 
eller Ctrl + Enter. Er der flere noter på en sag, vises en oversigt over dem i venstre side af vinduet. Notevinduet lukkes ved at klikke på krydset øverst i højre hjørne eller ved at trykke Esc.
| Det er ikke muligt at sætte en modtager på en note på en sag og på den måde gøre en specifik bruger særligt opmærksom på noten. |
I notevinduet på sagen er en række funktioner, som gennemgås i det følgende.
Funktioner i notevinduet
Funktionerne for notevinduet er samlet i en dropdown-menu i højre hjørne af notevinduet.
I det følgende gennemgås funktionerne.
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
”Navngiv note” |
Åbn dialogen ”Navngiv note” hvor den pågældende note kan navngives. Det kan være en fordel at navngive noter, hvis man f.eks. har mange noter på den samme sag. |
”Kopier tekst” |
Kopier al indholdet i noten. |
”Åbn sag” |
Åbn sagen, hvorpå noten er tilføjet. |
”Slet note” |
Slet noten. Det er kun brugere med privilegiet ”Kan slette noter”, der kan slette noten. F2 beder brugeren om at bekræfte, inden en note slettes. |
Visning af noter
Noter på sager kan ses og læses i både hoved- og sagsvinduet.
I sagsvinduet findes noten til højre for sagens metadatafelter. Noten kan læses ved at klikke på noteikonet 
, hvorefter noteteksten vises i en dropdown-menu. Klik på noteteksten for at åbne notevinduet.
I hovedvinduet kan resultatlisten vise sager ved klik på Sager over listen. I sagsvisningen indikeres noter med et lille ikon , og noten kan læses ved at holde musen hen over ikonet, som vist nedenfor.
Afslut sag
En sag kan afsluttes i F2, når arbejdet med denne er færdiggjort, ved at klikke på Afslut sag i båndet. Sager kan afsluttes af brugere med privilegiet ”Lukke sager”. Menupunktet skifter automatisk til Genåbn sag, når en sag afsluttes. Sager kan genåbnes af brugere med privilegiet ”Genåbne sager”.
F2 har som standard en konfiguration slået til, der strømliner sagsbehandlingen i forhold til afslutning af sager. Konfigurationen betyder, at F2 vil forsøge at afslutte alle akter på en sag, når den afsluttes, og advarer herom med følgende dialog.
Derfor kan sager kun afsluttes af brugere, der har skriveadgang til akterne og derfor rettigheder til at afslutte dem.
Det er ikke muligt at foretage følgende ændringer til afsluttede sager:
-
Oprette nye akter på sagen.
-
Tilknytte eksisterende akter til sagen.
-
Redigere sagens akter uanset, om akterne er markeret til journalisering eller ej.
-
Oprette nye versioner af sagens akter manuelt.
-
Slette sagens akter.
-
Importere en e-mail til sagen.
-
Sende sagens akter som e-mail.
-
Oprette nye påtegninger på sagen eller dens akter.
-
Oprette nye bestillinger på sagens akter.
-
Lægge sagens akter på møder.
-
Lave kvalitetssikring på sagen.
-
Rette sagens metadata.
Slettede akter, der tidligere lå på sagen, vil miste deres sagstilknytning, hvis de gendannes, efter sagen er afsluttet.
Det er muligt at slå konfigurationen og dermed standardadfærden fra i samarbejde med cBrain.
Sagshistorik
Ved klik på Historik i sagsvinduets bånd åbner en oversigt over den samlede historik for sagen.
Historikken viser ændringer udført på sagen og alle sagens akter. Det er muligt kun at se selve sagens historik ved at fjerne hakket i ”Vis akter”.
Det er muligt at filtrere i visningen ved at bruge filtreringsfelterne under kolonnenavnene. Når der indtastes tekst eller vælges i en dropdown-menu, begynder F2 automatisk at filtrere i den viste historik.
| Når konfigurationen er slået fra, kan akter tilføjes lukkede sager. Det er derfor gennem en konfiguration muligt at få vist sagstitler i kursiv. |
Relaterede sager
Det er muligt at relatere sager til hinanden. Ved klik på Relaterede sager i sagsvinduets bånd åbner dialogen ”Relaterede sager”. Her vises en oversigt over eksisterende relaterede sager, og her er det er muligt at oprette og redigere relationer mellem sager.
Klik på Ny i dialogen for at oprette en ny relation.
Angiv den sag, der skal relateres med den pågældende sag, og bestem relationen mellem sagerne, som vist nedenfor. Den fremsøgte sags relation til den aktuelle sag vælges med dropdown-menuen under ”Relation”.
Når sagerne er blevet relateret, fremgår de i oversigten over relaterede sager, som åbner ved klik på Relaterede sager i sagsvinduets bånd. Ønsker brugeren at rette, slette eller åbne en relateret sag, højreklikkes på den pågældende sag. En sag kan også åbnes ved at dobbeltklikke på den.
