Oprettelse af sag
I F2 er en sag altid tilknyttet én eller flere akter. En sag kan oprettes, når en ny akt oprettes eller ved at tilknytte en eksisterende akt til en ny sag. Sagsnummeret, der gives sagen ved oprettelse, består af det år, sagen er oprettet i, efterfulgt af det næste nummer i rækken af sager fra det pågældende år. Eksempelvis står sagsnummeret ”2021 – 96” for sag nummer 96, der er oprettet i 2021.
Opret sag ved ny akt
Ved oprettelse af en ny akt er det muligt at tilknytte akten til en eksisterende sag eller at oprette en ny sag. Oprettelse af en ny sag udføres fra dialogen ”Ny akt” i feltet ”Sag” ved at skrive enten ”+” eller ”Ny sag” og derefter trykke Enter.
Dialogen ”Ny sag” åbner, og her udfyldes sagens titel og relevante metadata, som journalplan, handlingsfacet, kassationskode og sagsforløb (tilkøbsmodul). Afhængigt af F2’s opsætning kan der også være mulighed for at vælge en sagsskabelon, som kan påvirke, hvilke metadatafelter der skal udfyldes.
Sagsskabeloner er et tilkøbsmodul til F2. Det er muligt at have flere sagsskabeloner i samme F2-installation alt efter, hvad der findes af arbejdsområder i organisationen. Det kan for eksempel være en sagsskabelon til HR-sager, der foreslår et specifikt journalplansnummer og automatisk sætter en sikkerhedsgruppe på sagen. For mere information om sagsskabeloner, læs F2 Sagsskabeloner, Editor.
Når felterne er udfyldt, klikkes på OK, og sagen oprettes.
| Afhængigt af F2’s opsætning, den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter være obligatoriske at udfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |
Opret sag på eksisterende akt
Det er muligt at tilknytte en eksisterende akt til en ny sag. Dette gøres enten i aktvinduet eller via højrekliksmenuen i hovedvinduet.
I aktvinduet (når akten er i redigeringstilstand) skrives enten ”+” eller ”Ny sag” i feltet ”Sag”, og derefter trykkes Enter. Dialogen ”Ny sag” åbner (se figuren ovenfor).
Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes.
| F2 foreslår at bruge aktens titel som sagens titel ved oprettelse af en sag på en eksisterende akt. Dette kan ændres til en sagsrelevant titel, både inden den nye sag oprettes og efter oprettelsen. |
| Det er gennem en konfiguration muligt at slå advarsler til, der gør opmærksom på, hvis der allerede findes en sag i F2 med samme titel. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Når akten efterfølgende gemmes ved klik på Gem, er akten tilknyttet den nye sag.
Ved tilknytning af eksisterende akt til ny sag via hovedvinduet markeres den eller de pågældende akter i resultatlisten i hovedvinduet, og fra højrekliksmenuen vælges Tilknyt akter til sag.
Herefter åbner dialogen ”Tilknyt akter til sag”, hvor der i feltet ”Sag” enten skrives ”+” eller ”Ny sag”. Ved tryk på Enter åbner dialogen ”Ny sag”.
Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes.
Klik på OK i dialogen ”Tilknyt akter til sag”, når sagen er oprettet, for at tilknytte akterne den nye sag. Er de valgte akter allerede tilknyttet en sag, flyttes akterne til den nye sag.
| Afhængigt af F2’s opsætning, den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter være obligatoriske at udfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |