Fælles rapportopsætninger
Rapporterne ”Godkendelser” og ”Modtagne godkendelser” udtrækker data, der kan give et overblik over bl.a. produktion, liggetid, sagsbehandlingstid og flow. Rapporterne indeholder fem rapportopsætninger, der er gældende for begge rapporter.
Standardopsætninger
Der er fem generelle rapportopsætninger for rapporterne ”Godkendelser” og ”Modtagne godkendelser”. Opsætningerne tager udgangspunkt i de enkelte handlinger, der foretages på godkendelserne, i tidsfrister og i flow gennem godkendelsesforløbet fra henholdsvis godkenderens (afsenderen) og modtagerens perspektiver.
Der er defineret en række begrænsninger for hver opsætning, som skal sikre et præcist udtræk. Der kan tilføjes flere begrænsninger, hvis det ønskes at udtrække data eksempelvis for en specifik handling eller en specifik enhed.
Opsætningerne, de tilhørende begrænsninger og eventuelle forskelle mellem rapporterne beskrives i det følgende.
Standardopsætningen ”Ekspedition”
Opsætningen ”Ekspedition” viser organisationens produktion og sagsbehandlingstid for godkendelser fordelt på enheder eller personer inden for en given periode.
Følgende kolonner indgår i opsætningen:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
Akt: Titel |
Titel på godkendelsesakten. |
Akt: Id |
Id på godkendelsesakten. |
Akt: Ansvarlig |
Den bruger, som er angivet i feltet ”Ansvarlig" på godkendelsesakten. |
Akt: Ansvarlig enhed |
Den enhed, som er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten. Hvis en bruger er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten, vises her den ansvarlige brugers enhed. |
Sagsbehandlingstid: Kalender (i minutter) |
Angiver tid (i minutter), der er gået, fra en godkendelse er startet, til den er afsluttet. Er godkendelsen ikke afsluttet, er feltet tomt. |
Sagsbehandlingstid: Kontortid (i dage) |
Angiver tid (i dage) inden for kontortid, der er gået, fra en godkendelse er startet, til den er afsluttet inden for kontortid. Kontortid er defineret som mandag til fredag kl. 9-17 (helligdage undtaget). |
Begrænsninger til ”Ekspedition”
Med begrænsningerne i opsætningen ”Ekspedition” angives den periode, hvor godkendelserne skal være oprettede og afsluttede, og at der kun skal trækkes data fra afsluttede godkendelser.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse |
|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at være en del af dataudtrækket. |
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at være en del af dataudtrækket. |
Godkendelse: Afslutningsdato er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra afsluttede godkendelser. |
Standardopsætningerne ”Arbejde indenfor kontortid/udenfor kontortid (ugedag)/weekend”
Opsætningerne ”Arbejde indenfor kontortid”, ”Arbejde udenfor kontortid (ugedag)” og ”Arbejde weekend” viser mængden og naturen af godkendelseshandlinger foretaget inden for eller uden for kontortid eller i weekender. De viser også eventuelt godkendelsernes gennemsnitlige liggetid, sagsbehandlingstid og tid til frister afhængig af relevans for den givne rapport.
Følgende kolonner indgår i opsætningerne:
| Kolonne | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Godkender: Navn |
Navn på bruger eller enhed, der har foretaget handling på godkendelsen. |
||
Godkender: Enhed |
Enhed for bruger, der har foretaget handling på godkendelsen. |
||
Godkender: Rolle |
Rolle for bruger, der har foretaget handling på godkendelsen. |
||
Handling |
Angiver type af handling, der er foretaget i godkendelsesforløb.
|
||
Handling: Ugedag |
Ugedag for handling.
|
||
Antal |
Angiver, hvor mange gange en given bruger har foretaget hver handling på hver af de relevante ugedage. |
||
Gns. liggetid (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter), der er gået, fra en bruger modtager en godkendelse, til brugeren foretager en handling på godkendelsen.
|
||
Gns. tid til aktfrist (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter) til aktens frist. |
||
Gns. tid til godkendelsesfrist (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter) til frist for godkendelse. |
||
Gns. sagsbehandlingstid (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter), der er gået, fra en godkendelse er startet, til den er afsluttet. Er godkendelsen ikke afsluttet, er feltet tomt. |
Begrænsninger til ”Arbejde indenfor kontortid”
Med begrænsningerne i opsætningen ”Arbejde indenfor kontortid” angives den periode, hvor godkendelserne skal være oprettede og afsluttede, og at godkendelseshandlinger skal være foretaget inden for kontortid.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Handling: Tidspunkt > 08:30 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget efter kl. 8:30, dvs. inden for kontortid.
|
||
Handling: Tidspunkt < 17:00 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget inden kl. 17:00, dvs. inden for kontortid.
|
||
Handling: Ugedag imellem 1 og 5 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget fra mandag (1) til fredag (5).
|
Begrænsninger til ”Arbejde udenfor kontor (ugedag)”
Med begrænsningerne i opsætningen ”Arbejde udenfor kontortid (ugedag)” angives den periode, godkendelserne skal være oprettede og afsluttede i, og at godkendelseshandlinger skal være foretaget uden for kontortid.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Handling: Tidspunkt < 08:30 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget inden kl. 8:30, dvs. uden for kontortid.
|
||
Handling: Tidspunkt > 17:00 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget efter kl. 17:00, dvs. uden for kontortid.
|
||
Handling: Ugedag imellem 1 og 5 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget fra mandag (1) til fredag (5).
|
Begrænsninger til ”Arbejde weekend”
Med begrænsningerne i opsætningen ”Arbejde weekend” angives den periode, godkendelserne skal være oprettede og afsluttede i, og at godkendelseshandlinger skal være foretaget i weekenderne (lørdag og søndag).
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |
||
Handling: Ugedag imellem 6 og 7 |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra handlinger, der er foretaget lørdag (6) og søndag (7).
|
Standardopsætningen ”Fristoverholdelse (aktfrist/godkendelsesfrist)”
Opsætningerne ”Fristoverholdelse (aktfrist/godkendelsesfrist)” viser organisationens evne til at overholde de frister, godkendelserne eller deres akter er underlagt.
Følgende kolonner indgår i opsætningen:
| Kolonne | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Akt: Titel |
Titel på godkendelsesakten. |
||
Akt: Id |
Id på godkendelsesakten. |
||
Akt: Ansvarlig |
Den bruger, som er angivet i feltet ”Ansvarlig" på godkendelsesakten. |
||
Akt: Ansvarlig enhed |
Den enhed, som er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten. Hvis en bruger er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten, vises her den ansvarlige brugers enhed. |
||
Godkendelse: Haster |
Angiver, om et godkendelsesforløb er markeret som ”Haster”. |
||
Tid til aktfrist: Kalender (i minutter) Tid til godkendelsesfrist: Kalender (i minutter) |
Angiver tid (i minutter) fra godkendelsens afslutning til den relevante frist.
|
||
Tid til aktfrist: Kontortid (i dage) Tid til godkendelsesfrist: Kontortid (i dage) |
Angiver tid (i dage) inden for kontortid fra godkendelsens afslutning til den relevante frist.
Kontortid er defineret som mandag til fredag kl. 9-17 (helligdage undtaget). |
||
Gns. tid til aktfrist (i minutter) Gns. tid til godkendelsesfrist (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter) til aktens eller godkendelsens frist. |
Begrænsninger til ”Fristoverholdelse (aktfrist/godkendelsesfrist)”
Med begrænsningerne i opsætningerne ”Fristoverholdelse (aktfrist) pr. godkender” og ”Fristoverholdelse (godkendelsesfrist) pr. godkender” angives den periode, godkendelserne skal være oprettede og afsluttede i, at godkendelserne skal have en fastlagt frist, og at der kun skal trækkes data fra afsluttede godkendelser.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse |
|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |
Akt: Frist er udfyldt Godkendelse: Frist er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra godkendelser, hvor den relevante frist er udfyldt. |
Godkendelse: Afslutningsdato er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra afsluttede godkendelser. |
Standopsætningerne ”Fristoverholdelse (aktfrist/godkendelsesfrist) pr. godkender”
Opsætningerne ”Fristoverholdelse (aktfrist) pr. godkender” og ”Fristoverholdelse (godkendelsesfrist) pr. godkender” viser de enkelte godkenderes evne til at overholde de frister, godkendelserne eller deres akter er underlagt.
Følgende kolonner indgår i opsætningen:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
Godkender: Navn |
Navn på bruger eller enhed, der har foretaget handling på godkendelsen. |
Godkender: Enhed |
Enhed for bruger, der har foretaget handling på godkendelsen. |
Godkender: Rolle |
Rolle for bruger, der har foretaget handling på godkendelsen. |
Godkendelse: Haster |
Angiver, om et godkendelsesforløb er markeret som ”Haster”. |
Gns. tid til aktfrist (i minutter) Gns. tid til godkendelsesfrist (i minutter) |
Angiver gennemsnitstid (i minutter) til aktens eller godkendelsens frist. |
Antal |
Angiver antallet af godkendelser, gennemsnitstiden er beregnet på baggrund af. |
Begrænsninger til ”Fristoverholdelse (aktfrist/godkendelsesfrist) pr. godkender”
Med begrænsningerne i opsætningerne ”Fristoverholdelse (aktfrist) pr. godkender” og ”Fristoverholdelse (godkendelsesfrist) pr. godkender” angives den periode, godkendelserne skal være oprettede og afsluttede i, at godkendelserne skal have en fastlagt frist og at der kun skal trækkes data fra afsluttede godkendelser.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse |
|---|---|
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |
Akt: Frist er udfyldt Godkendelse: Frist er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra godkendelser med frister. |
Godkendelse: Afslutningsdato er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at der kun trækkes data fra afsluttede godkendelser. |
Standardopsætningen ”Flow”
Opsætningen ”Flow” giver et overblik over hvilke godkendelseshandlinger, der foretages på godkendelserne, inden de bliver endeligt godkendt.
Følgende kolonner indgår i opsætningen:
| Kolonne | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Akt: Titel |
Titel på godkendelsesakten. |
||
Akt: Id |
Id på godkendelsesakten. |
||
Handling |
Angiver type af handling, der er foretaget i godkendelsesforløb.
|
||
Trin: i alt |
Angiver det samlede antal trin, godkendelsen skal igennem. |
||
Akt: Ansvarlig |
Den bruger, som er angivet i feltet ”Ansvarlig" på godkendelsesakten. |
||
Akt: Ansvarlig enhed |
Den enhed, som er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten. Hvis en bruger er angivet i feltet ”Ansvarlig” på godkendelsesakten, vises her den ansvarlige brugers enhed. |
||
Antal |
Angiver, hvor mange gange hver handling er foretaget på en given godkendelse. |
Begrænsninger til ”Flow”
Med begrænsningerne i opsætningen ”Flow” angives den periode, godkendelserne skal være oprettede og afsluttede i, og at der kun skal trækkes data fra afsluttede godkendelser.
Følgende begrænsninger er inkluderet:
| Begrænsning | Beskrivelse |
|---|---|
Godkendelse: Afslutningsdato er udfyldt |
Denne begrænsning sørger for, at det kun er afsluttede godkendelser, der trækkes data fra. |
Godkendelse: Oprettelsesdato > Vælg oprettelsesdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen tidligst må være oprettet for at blive en del af dataudtrækket. |
Godkendelse: Afslutningsdato < Vælg afslutningsdato |
Vælg dato for, hvornår godkendelsen senest må være afsluttet for at blive en del af dataudtrækket. |