Tilpas og gem opsætninger
Det er muligt at ændre de kolonner, der indgår i en opsætning, og generere ad hoc-rapporter. Det vil sige rapporter, som ikke findes prædefineret under opsætning. Det er både muligt at tilpasse en eksisterende rapportopsætning valgt under ”Opsætning” og at starte fra bunden ved i stedet at vælge ”Ingen opsætning”. Med dette udgangspunkt vælges de kolonner, der skal indgå i rapporten.
Under området ”Vælg kolonner” er der to arbejdsområder. Området til venstre indeholder de kolonner, som kan tages med i et givent udtræk, mens området til højre som udgangspunkt er tomt. Hvis en rapportopsætning er valgt, vil området til højre indeholde de kolonner, der indgår i opsætningen. Se figuren nedenfor.
Klik på en ønsket kolonne og derefter på pileikonet 
.
Det er også muligt at tilføje eller fjerne flere kolonner på én gang. Hold Ctrl eller Shift nede, mens kolonnerne markeres.
Rækkefølgen af de valgte kolonner kan ændres. Det gøres ved at klikke på en kolonne i det højre arbejdsområde og herefter på pileikonerne 
alt efter den ønskede position i rapporten. Jo højere på listen, kolonnen står, jo længere til venstre vil den optræde i udtrækket. Udtrækket sorteres automatisk alfabetisk, numerisk eller kronologisk efter den kolonne, der står længst til venstre.
Der kan også lægges forskellige begrænsninger på dataudtrækket til rapporten. Læs mere om begrænsninger her.
Skal ad hoc-rapportens opsætning genanvendes, kan den med fordel gemmes som en ny standardopsætning. Læs mere her.
Kolonnen ”Antal”
I mange af rapporterne indgår kolonnen ”Antal”, der akkumulerer resultater. Denne kolonne er brugbar i specifikke tilfælde, hvor udtrækket skal bruges til statistik over det samlede antal identisk data i databasen. Det er derfor ikke hensigtsmæssigt at udtrække både ”Antal” og kolonner, der kan forventes at være udfyldt med unik data, eksempelvis kolonner med datoer, som viser tidspunktet inklusiv minut- og sekundtal.
Et eksempel på, hvordan ”Antal” kan bruges: Chefen for HR, Hans, ønsker statistik over, hvem der har håndteret rekrutteringssager i hans afdeling det sidste kalenderår. Hans får derfor lavet et udtræk fra cPort med rapporten ”Alle sagsfelter”, hvor en ad hoc-opsætning bruges.
Følgende kolonner er relevante for Hans og tilføjes til rapporten:
-
Ansvarlig
-
Status
-
Antal
Kolonnen ”Antal” vil vise Hans, hvor mange henholdsvis igangværende og afsluttede sager, hver ansvarlig har. Udtrækket vil dog give et alt for bredt udsnit af data, og Hans tilføjer derfor følgende begrænsninger til opsætningen:
-
Ansvarlig enhed = HR
-
Emneord = Rekruttering
-
Oprettet dato mellem 01.01.2021 og 31.12.2021
På den måde er det kun de relevante sager, der bliver regnet med. Udtrækket vil eksempelvis kunne vise Hans, at hans medarbejder, Hanne, på udtrækstidspunktet har 2 igangværende rekrutteringssager og afsluttet 7 i år 2021.
Gem en ny standardopsætning i cPort
Det er muligt at navngive rapportopsætninger og gemme dem til fremtidig brug. Det kan for eksempel være nyttigt, hvis en opsætning skal anvendes løbende.
Udgangspunktet for en ny opsætning kan være en eksisterende, som ændres og herefter gemmes. Det gøres med enten Gem, som overskriver den eksisterende opsætning, eller Gem som, der giver mulighed for at gemme den som en ny standardopsætning under et andet navn.
Udgangspunktet kan også være en ad hoc-rapport, altså en rapport med opsætningen ”Ingen opsætning”. Efter valg af kolonner og eventuelle begrænsninger gemmes opsætningen med klik på Gem som, hvor den nye standardopsætning navngives.
