Introduktion til F2 Oprydningslister

Tilkøbsmodulet F2 Oprydningslister imødekommer flere behov for oprydning og sletning af data hos organisationer, der bruger F2. Databeskyttelseslovgivningen stiller krav til, at organisationer opbevarer data, herunder persondata, sikkert og efterfølgende sletter det, i henhold til organisations slettepolitik. Der kan være behov for at slette sager, hvis data er flyttet til et andet F2-system, for eksempel i forbindelse med en aflevering til Rigsarkivet. Endelig kan der være behov for at slette sager, der er oprettet ved en fejl.

F2 Oprydningslister imødekommer disse behov for overblik og sletning ved at hjælpe organisationer med løbende at skabe lister over sletningsmodne sager og akter i installationen, så organisationen kan vedligeholde deres data.

F2 Oprydningslister er et oprydningsværktøj, der støtter organisationer i deres regelmæssige oprydning af sager uden at diktere organisationens slettepolitik. Modulet er designet til større, periodiske oprydningsopgaver baseret på lister, der giver et aktuelt overblik over sager, som kræver oprydning. Modulets design lægger derfor op til oprydning og eventuel sletning af flere sager samtidigt baseret på relevante, fastlagte parametre såsom kassationskoder og emneord. Enkelte sager, eksempelvis fejloprettede dubletter, slettes fra sagsvinduet som beskrevet i Sager.

Brugere med adgang til at bruge F2 Oprydningslister kan se en række udvalgte metadata på både sager og akter såvel som personoplysninger på involverede parter. De tilgængelige metadata er relevante for at vurdere, om en sag kan slettes, og inkluderer blandt andet ansvarlig bruger og enhed, kassationskode, emneord og journalplan. Modulet udstiller ikke indholdet af akter eller vedhæftede dokumenter. Brugere, der udfører oprydningen, får derfor ikke unødvendig adgang til følsomme data.

Yderligere detaljer om adgang er beskrevet i afsnittet Adgang til oprydningslister, mens sikkerhedsmæssige forhold uddybes under Sikkerhedshensyn. Efter en beskrivelse af, hvordan brugere får adgang til modulet, og hvad det betyder for datasikkerhed, gennemgås arbejdet med oprydningslisterne og deres indhold i afsnittet Administration af oprydningslister. Til sidst er afsnittet Oprydning med oprydningslister, der gennemgår selve oprydningsarbejdet inklusive sletningen og de medfølgende muligheder for rapportering.