Afsend digital post via e-Boks
Klargøring af en forsendelse starter med angivelsen af en modtager. Denne skal være oprettet i F2’s partsregister med et CPR- eller CVR-nummer. Det skyldes, at der kun kan sendes digital post via e-Boks i F2, hvis modtageren har et CPR- eller CVR-nummer.
Det er inden afsendelse muligt at undersøge, om modtageren er tilmeldt e-Boks, ved at klikke på feltet Hent modtagerens tilmeldingsstatus. Se figuren nedenfor.
Digital post kan også sendes til flere modtagere på én gang ved at kopiere akten og flette til sagens parter. Dette er yderligere forklaret i afsnittet Masseafsendelse af digital post.
Afsendelse af digital post via e-Boks i F2 er på få væsentlige områder forskellig fra den måde, der normalt sendes e-mailakter på i F2.
Når en akt skal sendes som en almindelig e-mail, skrives e-mailteksten i aktdokumentet (aktens skriverude), og der vedhæftes eventuelle bilag til e-mailakten. Ved afsendelse ser modtageren teksten i aktdokumentet.
Når der sendes en akt i F2 via e-Boks, sendes aktdokumentet ikke med. I stedet udgør det første bilag i akten selve teksten, og det er altså det første bilag, som modtageren ser som selve e-mailen.
Rækkefølgen af de bilag, som vedlægges akten, er derfor afgørende for en korrekt håndtering af forsendelser sendt via e-Boks.
Fremgangsmåden for at sende forsendelser via e-Boks i F2 er:
-
Opret en akt med e-Boks-visning, som beskrevet ovenfor.
-
Vedhæft et Word-dokument, som udgør selve e-mailen, og skriv teksten i dokumentet.
-
Vedhæft eventuelle yderligere dokumenter efter det første Word-dokument (selve brevet) på akten.
Ret bilagstitler inden afsendelse
F2 giver mulighed for at rette titlen på vedhæftede bilag før afsendelse til e-Boks. Dette er vigtigt, hvis flere bilag har samme titel, da e-Boks i så fald vil afvise forsendelsen.
Nedenstående advarsel vises ved forsøg på at sende digital post, der indeholder flere bilag med samme titel.
Ud over den særlige håndtering af forsendelser via digital post, er der også nogle begrænsninger hos e-Boks i forbindelse med afsendelse fra F2:
-
De vedhæftede dokumenter skal kunne konverteres til PDF-filer, da kun PDF-filer håndteres via e-Boks.
-
Den samlede forsendelsesstørrelse må højst være 10 MB.
-
Titlen på forsendelsen må max udgøre 50 tegn.
-
Akten må højst indeholde et hoveddokument og 10 bilag.
Akten sendes fra F2 som forsendelse via e-Boks ved klik på Send. Herefter leveres e-Boks-akten i modtagers indbakke i e-Boks. Det forudsætter dog, at modtageren er tilmeldt e-Boks og har accepteret at modtage post fra afsender via e-Boks.
Af aktens status fremgår det, at den er placeret i afsendelseskø. Det er ikke muligt at fjerne akten fra afsendelseskøen, trække den tilbage eller flytte rundt på akter i køen. Det er muligt at ændre aktens status, gemme akten og gå videre til næste. Akten ligger i afsendelseskø, indtil den er afleveret af e-Boks.
Følg forsendelse sendt som digital post via e-Boks
Det er muligt at se, hvornår den afsendte akt er blevet afleveret som digital post hos modtageren via e-Boks. Det gøres ved at klikke på ”Mine sendte akter” i listevisningen i F2’s hovedvindue og derefter åbne den e-mailakt, som blev sendt som digital post. På den åbne akt står status for forsendelsen øverst, som vist nedenfor.
Klik på Opdater som vist ovenfor for at se, hvorvidt modtageren har modtaget brevet som e-Boks-forsendelse eller ej. Det giver blandt andet mulighed for at dokumentere, om brevet er kommet frem til modtageren.
Hvis modtageren ikke har tilmeldt sig e-Boks eller har valgt ikke at modtage meddelelser fra afsenderen via e-Boks, fejlmarkeres akten med en advarselstrekant 
. Akten sendes også tilbage til afsenderens indbakke med besked om, at modtageren ikke er tilmeldt e-Boks.
Åbnes en fejlmarkeret e-Boks-akt, fremgår det på selve akten, at den ikke er afsendt til modtager.
| Det er muligt at opsætte en overvågning af e-Boks-forsendelser i F2. Opsætningen sker på den enkelte organisations server i samarbejde med cBrain, så eventuelle fejlede e-Boks-forsendelser rapporteres direkte til organisationens F2-ansvarlige. |
Masseafsendelse af digital post
Det er muligt at sende digital post til mange modtagere på én gang. Det gøres ved at tilføje modtagerne på sagen i feltet ”Sagens parter”, som vist nedenfor.
Når forsendelsen skal afsendes, skal feltet ”Til” ikke udfyldes. Klik i stedet på pil-ned ved Kopier akt og vælg Flet til sagsparter.
Dialogen ”Flet til sagsparter” åbner, hvor det kan vælges, hvem af sagens parter der skal sendes til, og om forsendelsen skal afsendes med det samme eller ej.
Klik på OK for at begynde fletningen. F2 opretter en ny e-Boks-akt for hver valgt part på sagen, lægger akterne på sagen og sætter de relevante parter som modtagere på akterne. Hvis der er sat hak i feltet ”Send til modtager”, afsendes de også med det samme.
Med tilkøbsmodulet F2 Flettekoder er det også muligt at flette oplysninger ind i breve, såsom navne og datoer, ved masseafsendelse. Læs mere om at flette oplysninger og masseafsendelser generelt under Flettekoder.