Tilføj akt til mødeforum eller møde
Akter kan enten tilføjes til et mødeforum eller direkte til et specifikt møde.
Et mødeforum kan bruges til at samle akter, der er relevante for forummets møder. Alle brugere i en myndighed kan lægge akter på et mødeforum. Akter kan lægges direkte på et mødeforum og ikke på et specifikt møde, hvis det skal være tilgængeligt for flere møder. Dette kan f.eks. være brugbart, hvis det endnu ikke vides, hvilket møde akten er relevant for, eller hvis det ønskede møde endnu ikke er oprettet.
Alle myndighedens brugere kan lægge akter på et mødeforum. Akter, der er lagt på et mødeforum, vises i feltet ”Akter endnu ikke sat på dagsorden” på alle møder i det pågældende mødeforum.
Kun brugere med adgang til et møde kan lægge akter på det pågældende møde. Akter, der er lagt på et møde, vises i feltet ”Akter endnu ikke sat på dagsorden” på det pågældende møde.
Hvis en akt er blevet lagt på både et møde og det mødeforum, mødet ligger i, vil akten optræde to gange i listen.
I kolonnen ”Bemærkning” ses eventuelle bemærkninger, som en bruger har knyttet til de akter, som de ønsker behandlet på mødet. Så snart en akt er tilføjet til et møde, dvs. når mødeplanlæggeren har trukket den op til et dagsordenspunkt, er bemærkningen ikke længere synlig. Hvis akten bliver fravalgt fra mødet, ses den igen i feltet ”Akter endnu ikke sat på dagsorden”.
Der er to måder, hvorpå en bruger kan lægge en akt som forslag til et møde og dermed anmode mødeplanlæggeren om at behandle akten på mødet:
-
I hovedvinduet trækkes akten direkte fra resultatlisten til det specifikke møde eller mødeforum.
-
På fanen ”Avanceret” i aktvinduet klikkes på Læg på møde, hvorefter det ønskede møde eller mødeforum vælges.
De to fremgangsmåder beskrives nærmere i de følgende afsnit.
Tilføj akt til mødeforum eller møde fra hovedvinduet
Find den liste, hvor den akt, der skal lægges på mødet, befinder sig. I figuren nedenfor er brugerens skrivebord vist.
Skift herefter til mødeoversigten ved at klikke på mødeikonet 
i navigationslinjen øverst til venstre.
Indholdet af den foregående liste vises fortsat i resultatlisten, selvom der skiftes til mødeoversigten. Se figuren herunder.
Nu overføres den eller de akter, som ønskes lagt på mødet, ved at trække akten med musen over på det ønskede møde.
Når en sagsbehandler, deltager eller interessent lægger en akt på et møde eller et mødeforum, åbner en dialog automatisk, hvori der kan skrives en bemærkning til aktens relevans for mødet. Se figuren nedenfor.
Bemærkningen knyttes til akten. Akten vil fremgå nederst til højre i mødevinduet under feltet ”Akter endnu ikke sat på dagsorden”. Her ligger akten nu som forslag til mødet. Når akten overføres til mødet, tilføjes mødeplanlæggeren automatisk som supplerende sagsbehandler på akten med tilhørende rettigheder.
| En akt, der ligger på et mødeforum eller møde, kan kun ses af brugere, der har adgang til akten. Adgangsniveauet ændres ikke, når en akt bliver tilføjet et dagsordenspunkt. |
Tilføj akt til møde fra aktvinduet
Akter kan tilføjes et møde fra fanen ”Avanceret” i aktvinduet ved at klikke på Læg på møde, som vist i nedenstående figur.
Menupunktet Læg på møde åbner nedenstående dialog.
I dialogen udpeges det møde eller mødeforum, som akten skal lægges på. Klik herefter på OK. En bemærkningsboks åbner automatisk, hvori det er muligt at knytte en kommentar til akten på mødet.
Menupunktet ”Læg på møde (0)” opdateres herefter til ”Læg på møde (1)”. Den samme akt kan føjes til flere møder. Tallet i parentes viser, hvor mange møder akten er lagt til behandling på. Holdes musen over menupunktet ”Læg på møde”, vises en oversigt over de pågældende møder.
Når en akt tilføjes et mødeforum via aktvinduet, vises akten i mødeforummet og i alle underliggende aktive møder i feltet ”Akter endnu ikke sat på dagsorden” i mødevinduet. Læs mere om dette felt i afsnittet Tilføj akt til mødeforum eller møde fra hovedvinduet.
