Kopi til sagsparter (flere modtagere)
Det er muligt at generere breve til flere parter på samme tid via samme brevskabelon. Processen er forskellig fra skabeloner med kun én part. Dels er flettekoderne forskellige, og dels er selve processen med at generere flere breve forskellig.
Denne funktion bruges, når der skal sendes informationer ud til en lang række parter. Følgende beskriver processen med at generere et brev til flere parter på én gang.
Generering af brev til flere parter på én gang
Først skal de enkelte parter oprettes på den pågældende sag. De relevante partsinformationer skal være oprettet i F2’s partsregister, og de skal fremgå på sagen i feltet ”Sagens parter”.
Figuren herunder viser sagsvinduet, hvor der er indsat tre parter i feltet ”Sagens parter”.
Den valgte skabelon skal indeholde de flettekoder, som er relevante for netop denne type fletning.
Når skabelonen skal bruges til at flette til flere parter, skal de enkelte flettefelter starte med ordet ”mergeparty”.
Se eksempler i den følgende tabel:
| Flettefelt | Beskrivelse |
|---|---|
mergeparty_name |
Navn på parten |
mergeparty_address1 |
Partens første adresselinje |
mergeparty_postalcode |
Partens postnummer |
mergeparty_city |
Partens by |
dossier_sendername |
Sagsbehandlerens navn |
case_f2casenumber |
Sagsnummer |
De tilhørende flettekoder dannes ved at indsætte ”$” før og efter feltnavnene.
Til illustration af en brevskabelon, som skal bruges til fremsendelse af standardinformation til flere parter, er brugt samme eksempel som i afsnittet Eksempel på brug af flettekoder i breve. I det aktuelle eksempel er ”mergeparty” nu brugt i flettekoden for at angive over for F2, at denne skabelon skal sendes til de parter, som er identificeret i metadatafeltet ”Sagens parter”.
Brevgenerering til flere parter starter via en akt, hvorfra brevskabelonen hentes. Akten skal ligge på den pågældende sag, hvorpå parterne er oprettet.
I aktvinduets bånd klikkes der på Nyt dokument fra skabeloner, som vist nedenfor.
Når brevskabelonen hentes via menupunktet ”Nyt dokument fra skabeloner”, dannes der ingen færdige breve. Ved preview af det vedhæftede dokument vil brevskabelonen stadig vises med flettefelter (mergeparty).
Akten med skabelonen gemmes. For at foretage den endelige generering af breve til flere parter, klikkes der i aktvinduets bånd på Kopier akt og herefter på Flet til sagsparter, som vist nedenfor.
Når der klikkes på Flet til sagsparter, åbner nedenstående dialog, hvor det vælges, hvilke af sagens parter der ønskes flettet til.
Der genereres én akt per part, der vælges.
Felter i dialogen ”Flet til sagsparter”
Følgende tabel beskriver felterne i dialogen "Flet til sagsparter".
| Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
Sæt part som modtager |
Sættes der hak i dette felt, vil F2 automatisk sætte de valgte parter som modtagere i en e-mailvisning af de nye akter. |
||
Send til modtager |
Sættes der hak i dette felt, afsendes akten automatisk til valgte parter.
|
||
Sæt part som involveret part |
Sættes der hak i dette felt, oprettes parterne som involverede parter på akten. |
||
Partstype |
I dropdown-menuen vælges den partstype (tilkøbsmodul), som parten skal oprettes med på den nye akt. Det kan eksempelvis se sådan ud: 
Figur 6. Dropdown-menu for partstyper*
|
||
Fjern originalakten fra sagen |
Sættes der hak i dette felt, fjernes originalakten fra den tilknyttede sag. |
||
Åbn sag |
Sættes der hak i dette felt, åbnes sagsvinduet automatisk ved klik på ”OK”. |
| Felterne, der vises i dialogen ”Flet til sagsparter”, afhænger af, hvilke konfigurationer og tilkøbsmoduler, der er aktiveret i installationen. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Klik på OK i dialogen ”Flet til sagsparter” for at generere e-mailakterne, der automatisk bliver lagt på samme sag. Hver akt indeholder en kopi af det vedhæftede dokument, hvor flettekoderne er flettet med den relevante information. I tilfælde af, at de enkelte akter ikke er sendt direkte fra dialogen ”Flet til sagsparter”, kan hver enkelt akt sendes til de respektive modtagere.
Partstyper
Parter kan tildeles specifikke partstyper. For hver partstype eksisterer der tilsvarende flettefelter, så der kan refereres direkte til forskellige partstyper i skabelonerne.
Parter tildeles partstyper i sagsvinduet. Er en part tildelt en partstype, flettes med de respektive partstypeflettekoder.
Læs mere om partstyper og håndtering af disse her.