Fletteskabeloner
Med F2 Flettekoder er det muligt at flette data fra F2 ind i Microsoft Word-skabeloner. Skabeloner skal oprettes i F2’s database på fanen ”Indstillinger” via knappen Dokumentskabeloner.
Her er det muligt at få overblik over eksisterende skabeloner og tilføje nye skabeloner til databasen. Hvor sådanne skabeloner kan placeres, afhænger af de rettigheder, brugeren har i F2.
Selve skabelonen dannes uden for F2 og importeres ind i F2’s skabelonarkiv via nedenstående dialog ”Skabelon”. F2 Flettekoder understøtter følgende filtyper som skabelon: dotx, dotm, docx og docm.
Det er muligt at tilføje nye skabeloner ved at højreklikke på en mappe. Almindelige brugere kan kun vælge at tilføje nye personlige og enhedsspecifikke skabeloner, mens brugere med privilegiet ”Skabelonadministrator” også har adgang til at tilføje, rette og slette skabeloner i organisationsmapperne.
Nyt dokument fra skabeloner
Skabeloner med flettekoder tilføjes direkte på akten, ligesom med alle andre typer skabeloner, ved at klikke på Nyt dokument fra skabeloner. Når en sådan skabelon hentes, indflettes informationer fra akten og sagen i henhold til de i skabelonen indførte flettekoder.
| Skabeloner fletter information fra akten og sagen, når de tilføjes akten. Det er derfor vigtigt, at akten og sagen har den information, der ønskes flettet ind i skabelonen (gemt på akt og sag), inden skabelonen vedlægges. Senere ændringer i metadata vil ikke blive flettet ind i det oprindeligt genererede dokument. |
Vedhæftes en skabelon med flettekoder på en akt, hvor akten endnu ikke er gemt med aktuelle metadata, eksempelvis ”Aktens parter”, åbner en dialog, der beder brugeren gemme sine ændringer på akten, inden skabelonen vedhæftes.
Grunden til denne advarsel er, at en skabelon med flettekoder kun kan medtage metadata, som ligger i databasen. Databasen opdaterer først, når en akt eller sag gemmes. Hvis aktens sag er i redigeringstilstand, advarer F2 ligeledes om, at ikke gemte rettelser ikke vil blive flettet med ind i skabelonen.
Slå skabelon-fletning fra
Det er muligt at slå skabelon-fletning fra på en skabelon i F2. Dette kan være brugbart, hvis fletning fejler, og dokumentet ønskes oprettet alligevel. I hovedvinduet skiftes til fanen ”Indstillinger”, og der klikkes på knappen Dokumentskabeloner. Dialogen ”Skabeloner” åbner, hvor der højreklikkes på den relevante skabelon og vælges ”Egenskaber”. Dialogen ”Dokumentegenskaber” åbner. Skabelonegenskaben ”Flettemotor” kan nu sættes til ”Ingen”. Se billedet nedenfor.
Eksempel på brug af flettekoder i breve
Nedenfor er et eksempel på, hvordan flettekoder kan bruges i et standardbrev, som skal sendes til en enkelt modtager. Brevet indeholder et antal flettekoder, som vist i nedenstående tabel.
I kolonnen ”Flettefelt” er feltnavnene på de enkelte felter i databasen (metadata) angivet, og kolonnen ”Beskrivelse” indeholder en beskrivelse af det enkelte metadatafelt.
| Flettefelt | Beskrivelse |
|---|---|
dossier_party_1_name |
Navn på parten |
dossier_party_1_address1 |
Partens første adresselinje |
dossier_party_1_postalcode |
Partens postnummer |
dossier_party_1_city |
Partens by |
dossier_sendername |
Sagsbehandlerens navn |
case_f2casenumber |
Sagsnummer |
De tilhørende flettekoder dannes ved at indsætte ”$” før og efter feltnavnene. Eksemplet nedenfor er en skabelon for et brev, som sendes til en enkelt modtager (aktens part):
Oprettes ovennævnte skabelon med nedennævnte flettefelter, vil brevet se ud som i figuren nedenfor:
-
Parten = Anne Christiansen
-
Partens adresse = Paradisæblevej 111, 2100 København Ø.
-
Sagsnummer = 2022-13
-
Sagsbehandler = Anders Andersen
