Kommunikation

Når en ny e-mailakt oprettes i simpel tilstand, åbner det enkle vindue ”Ny e-mail” i stedet for aktvinduet med forsendelsesfelterne foldet ud.

I vinduet ”Ny e-mail” er størstedelen af F2’s funktionalitet relateret til sagsbehandling deaktiveret. Det betyder, at simple e-mails er hurtigere at oprette og sende end detaljerede e-mailakter, men en række funktioner er ændret:

Ved klik på Sagsbehandling i øverste højre hjørne skifter vinduet fra simpel tilstand til aktvinduet med forsendelsesmetadatafelterne foldet ud. Her er alle sædvanlige funktioner tilgængelige. Afsendelse af e-mailakter er beskrevet under Ny detaljeret e-mail.

E-mails afsendt i simpel tilstand påvirker ikke modtagelsen af e-mailen. Sendes en e-mail i simpel tilstand internt i F2, modtages den som enhver anden indkommende e-mail, og modtageren har mulighed for at behandle den. Adgangsniveauet for e-mails i simpel tilstand afhænger af organisationens valgte adgangsniveau for nye akter. Dette er som standard ”Involverede”.

I simpel tilstand er det også muligt at vedhæfte filer fra brugerens PC ved klik på Vedhæft i båndet. Læs mere om denne funktion i afsnittet Vedhæft.

Nye e-mailakter åbner i detaljeret tilstand afhængig af personlig opsætning eller efter klik på Sagsbehandling på en e-mail i simpel tilstand.

I forbindelse med oprettelse af en e-mailakt, uanset tilstand, angives følgende informationer i metadatafelterne:

En part kan flyttes mellem ”Til”-, ”Cc”- og ”Xbc”-felterne på en akt ved at markere parten og holde venstre musetast nede, mens den flyttes (”drag and drop”). Parten kan kopieres fra et felt til et andet ved ligeledes at holde Ctrl-tasten nede, mens parten flyttes.

Modtagere i felterne ”Til”, ”Cc” og ”Xbc” kan vises i en listeform, så det er tydeligt for afsender at se, hvem der er angivet som modtagere af en e-mail.

Ved klik på foldes linjerne ud, og en overskuelig liste over samtlige modtagere vises.

Det er muligt at få vist flere oplysninger om en tilføjet part. Hold musen over partens navn, og et tooltip viser onlinestatus, om parten er ”Ikke til stede” og oplysninger om partens jobroller.

Partens egenskaber kan tilgås fra e-mailakten ved at højreklikke på parten og vælge Vis egenskaber.

Herefter åbner partsegenskabsdialogen med brugerens navn som titel.

En ukendt part kan gemmes i F2’s partsregister ved hjælp af dialogen ”Opret parter i partsregisteret”.

Her er det muligt at oprette en ny part eller erstatte den ukendte part med en eksisterende part ved enten at vælge ”Opret parter” eller ”Erstat valgt”. I dialogen vælges også placering for parten.

Markér en eller flere parter i dialogen for at tage stilling til dem. Når der er taget stilling til en part, forsvinder den fra dialogen.

Hvis en ukendt part skal erstattes med en part, der allerede findes i partsregisteret, klikkes på Erstat valgt. Dette åbner dialogen ”Vælg part”, hvorfra en eksisterende part kan fremsøges.

Klik eventuelt på Vælg placering for at oprette de markerede parter under en anden knude i partsregisteret end den, der foreslås i kolonnen ”Placering”.

Klik på Opret parter nederst til højre for at oprette de markerede parter som nye parter i partsregisteret.

Hvis de markerede parter ikke skal oprettes, klikkes på Spring valgte over, hvorefter de fjernes fra dialogen. Al oprettelse kan også springes over ved at klikke på Spring over nederst til højre i dialogen. Næste gang dialogen åbnes, vil parterne fremgå igen, såfremt de stadig ikke er oprettet i partsregisteret.

Klik på Vælg placering i dialogen ”Opret parter i partsregisteret” for at åbne dialogen ”Vælg part”. Dobbeltklik på den ønskede placering, eller markér den og klik på OK for at oprette parten her.

F2 foreslår som standard, at en ny part oprettes i gruppen ”Eksterne parter”. Dette kræver dog privilegiet ”Partsredaktør”, ellers kan parten kun oprettes i knuden ”Private”. Den foreslåede standardknude kan konfigureres i forbindelse med installationen. Læs mere om privilegiet under Administrator.

Det er muligt at sætte F2 op til at relatere svar fra eksterne brugere til den akt, der svares på. Dette slås til eller fra som en del af F2-installationen.

Hvis dette er slået til, kobles e-mailsvaret fra den eksterne e-mailadresse automatisk til den oprindelige e-mailakt. Hvis akten, som den indkomne e-mailakt relateres til, har et sagsnummer, lægges den indkomne e-mailakt automatisk på samme sag.

I aktvinduet er det muligt at se andre akter i samme korrespondance, hvis denne autokobling er sat op. Fra fanen ”Avanceret” kan dialogen ”Relaterede akter” åbnes, hvor en oversigt er tilgængelig.

Det er desuden muligt at indstille, at alle udgående e-mails fra en myndighed skal indeholde akt-id og/eller sagsnummer i feltet ”Titel”. Læs mere om dette under Administrator.

Hvis F2 er sat op til at importere e-mails fra en e-mailserver, vil akterne automatisk blive tildelt et adgangsniveau ved oprettelse i F2. Dette er et kritisk punkt at overveje for F2-organisationen.

For mange organisationer vil det være en fordel, at e-mails, der IKKE er private, kan ses og behandles på tværs af medarbejdere, og at disse e-mails er tilgængelige for organisationen, når medarbejdere er syge eller forlader deres job.

F2 er som standardopsætning sat til at respektere den enkelte medarbejders privatliv. Det betyder, at F2 automatisk tildeler e-mails, der er importeret, adgangsniveauet ”Involverede”. Dette betyder i praksis, at kun modtageren kan se den pågældende e-mail, indtil adgangsniveauet udvides af denne bruger.

Det er også muligt at sætte e-mailimporten op til som standard at give importerede e-mails adgangsniveauet ”Enhed”. Dette skal konfigureres i samarbejde med cBrain.

Adgangsniveauet for importerede e-mails kan ses og opsættes fra fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet ved at åbne dialogen ”Opsætning”.

Læs mere om personlig opsætning under Indstilling og opsætning.

Akter, der besvares eller videresendes, får automatisk samme adgangsniveau, som når en ny akt oprettes og dermed samme mulighed for aktivering af sagshjælp.

F2 kan sættes op til at understøtte, at adgangen på formelle e-mails udvides således, at den enkelte bruger kan beholde sine private e-mails som private, mens de e-mails, der er underlagt formel behandling automatisk gives en udvidet adgang. Dette gøres via sagshjælpen.

Hvis en importeret e-mail kræver formel behandling, kan brugeren, der modtager den, sætte hak i feltet ”Sagshjælp” i aktvinduet.

Læs mere om sagshjælpen og dens funktioner i afsnittet Sagshjælp.

I venstre side af chatvinduet findes oversigten over chatsamtaler og noter, som brugeren er involveret i på den pågældende akt. Her vises chatsamtalernes titler og deltagere. Tallet i parentes angiver antallet af chatdeltagere.

Hvis en chat ikke er navngivet, vises deltagernes initialer som chattens overskrift. Deltagernes fulde navne vises i et tooltip. Er der kun to deltagere på chatten, vises den anden brugers navn som chattens overskrift.

Listen af chatdeltagere er prioriteret efter seneste chatindlæg. Det vil sige, at den bruger, der senest har skrevet et indlæg, står forrest.

Funktionerne for chatvinduet er samlet i en dropdown-menu i højre hjørne af chatvinduet.

I det følgende gennemgås funktionerne.

En chatmodtager modtager akten, chatten ligger på, i sin indbakke. Akten er markeret med fed skrift, og chatikonet vises i resultatlisten med en blå cirkel, hvis kolonnen ”Beskedikon” er vist i den pågældende liste. Ikonet indikerer, at der er mindst én ulæst chat på akten. Den blå cirkel forsvinder, når alle nye chats er åbnet, da de dermed er læst. Er kolonnen ikke synlig, kan den tilføjes resultatlisten. Læs mere under Søgninger.

Chatindholdet kan læses i chatikonets tooltip som vist nedenfor.

Det er muligt for en chatdeltager at se, om de øvrige chatdeltagere er online, offline eller har markeret sig som ”ikke til stede”. Dette fremgår i chatdialogens højre side, hvor chatdeltagerne ses. Tooltippet for en chatdeltager, som er markeret som ”ikke til stede”, viser, hvornår chatdeltageren er tilbage, hvis den pågældende bruger har angivet dette.

Den enkelte bruger kan læse sine chats i alle de enheder, som brugeren har jobroller i, uanset hvilken jobrolle brugeren er logget ind med. Der skal således ikke skiftes rolle for at læse de chats, som brugeren personligt modtager i andre enheder end den, som brugeren er logget ind i.

Set/uset-markeringen for chats sker for brugeren selv samt for alle de enheder, som brugeren har jobroller i.

Hvis preview er slået til i hovedvinduet, vises chatikonet over aktindholdet. Klik en enkelt gang på chatikonet for at se et kort uddrag af chattens indhold i previewvisningen. Er der flere chats på samme akt, vises disse chats under hinanden som vist i eksemplet nedenfor.

Det er desuden også muligt via previewvisningen at markere modtagne chats som læst. Samme visning af chats findes også i aktvinduet.

I aktvinduet er chats på akten placeret i højre side over dokumentområdet.

Hold markøren over en chat for at se et tooltip, som viser alt indhold i chatten, hvis chatten eksempelvis er særlig lang. Tooltippet vises i ti minutter.

Når en akt deles ved brug af chatten, vil det følge det grundlæggende princip for adgangsrettigheder til en akt. Så medmindre chatmodtageren allerede har en højere adgangsrettighed til akten, får chatmodtageren adgangsrettigheden under den, som chatafsenderen har.

Det betyder, at hvis en bruger med fuld skriveadgang til akten chatter denne til en anden bruger, får den modtageren skriveadgang til dokumenter. Adgangsrettigheder ved chat er beskrevet i nedenstående tabel.

Eksempel 1: Hans i HR opretter en akt, som automatisk får adgangsniveauet ”Involverede”. Han chatter den herefter til sin kollega, Hugo. Fordi Hugo bliver involveret i akten gennem chatten, bliver hans adgangsrettigheder bestemt som vist i skemaet: Hugo får skriveadgang til dokumenter.

Eksempel 2: Hans udvider nu adgangsniveauet på akten til ”Enhed”, dvs. ”HR”, og chatter den til Hilda, der arbejder i HR sammen med Hans og Hugo. Som chatmodtager får Hilda skriveadgang til aktens dokumenter, men fordi Hans har udvidet adgangsniveauet, får både Hilda og Hugo fuld skriveadgang til akten og dens metadata. Det er altså det højeste niveau af rettigheder, der er gældende.

Eksempel 3: Hans sætter nu adgangen på akten til ”Alle” og chatter den til Ann i Administration. Det nye adgangsniveau giver alle i myndigheden læseadgang til akten, og som chatmodtager får Ann desuden skriveadgang til dokumenter. Hildas og Hugos rettigheder bliver ikke påvirket af denne ændring.

Funktionen ”Ny chat til alle” anvendes på e-mailakter for at chatte til alle involverede.

I stedet for manuelt at skulle indtaste parter fra hhv. ”Fra”-, ”Til”- og ”Xbc”-feltet i en ny chat, kan i stedet klikkes på Ny chat til alle.

F2 opretter dermed en chat, hvor alle e-mailaktens parter automatisk tilføjes som deltagere i chatten.

Klik på Ny chat til alle for at chatte til følgende parter:

Funktionen findes i hoved- og aktvinduets bånd.

Funktionerne for notevinduet er samlet i en dropdown-menu i højre hjørne af notevinduet.

I det følgende gennemgås funktionerne.

Noten giver samme adgang til akten som chatten. Se adgangsskema for chat i afsnittet Chatmodtagers adgangsrettigheder til akt.

Hvis en modtager er sat på en note, ligger den som ulæst på akten i notemodtagerens indbakke med ikonet . Noten kan læses ved at holde musen hen over ikonet, som vist nedenfor.

Ved at dobbeltklikke på noteikonet kan noten åbnes uden først at åbne akten.

Noter kan også tilgås fra previewet i hovedvinduet, som vist nedenfor.

I aktvinduet findes noten i højre side over dokumentområdet, som vist nedenfor. Noten kan læses ved at klikke på noteikonet , hvorefter noteteksten vises i en dropdown-boks. Klikkes på noteteksten, åbner notevinduet.

Akten skal være i redigeringstilstand for, at den ansvarlige kan ændres. Brugeren eller enheden ændres i feltet ”Ansvarlig”, og der klikkes på Gem.

Når akten er i redigeringstilstand, vises partsikonet i feltet ”Ansvarlig”. Klik på ikonet for at åbne F2’s partsregister, hvor en relevant bruger eller enhed kan fremsøges i dialogen ”Vælg parter”. Læs mere om dette i afsnittet Dialogen ”Vælg parter”.

Det er muligt for aktopretteren at miste skriveadgang til akten, når der sættes en ny ansvarlig. Dette sker eksempelvis, hvis aktopretteren sætter en bruger i en anden enhed som ansvarlig. I dette tilfælde får den nye bruger fuld skriveadgang til akten, mens aktopretteren kun har læseadgang. En konsekvens heraf er, at ansvarforsdeling til en anden enhed eller en bruger ikke kan fortrydes, da aktopretteren mister skriveadgang og ikke kan gøre handlingen om.

Hvis den aktansvarlige senere slettes, får aktopretteren igen fuld skriveadgang til akten. På fanen ”Parter” kan det ses, hvem der er henholdsvis ansvarlig og opretter på akten. Læs mere om denne fane i afsnittet Menupunkter på fanen ”Parter”.

På akten er det muligt at give en bruger/enhed/team/distributionsliste status som supplerende sagsbehandler.

Udgangspunktet for en supplerende sagsbehandlers adgangsrettigheder baserer sig på, hvad den ansvarlige har defineret i sin generelle opsætning i F2. Standardværdien for supplerende enheder og sagsbehandleres er ”Fuld skriveadgang”.

Afhængigt af hvad brugeren har valgt i sin opsætning, gives disse rettigheder som udgangspunkt ved tilføjelse af supplerende sagsbehandler på en akt. Læs mere om opsætning af personlige indstillinger under Indstilling og opsætning.

Den ansvarlige på den enkelte akt, kan dog ændre adgangskontrollen. Der er mulighed for at vælge en af følgende tre niveauer af adgangsrettigheder:

Adgangsrettigheder for supplerende sagsbehandler kan ses og ændres ved at højreklikke på parten. I højrekliksmenuen vælges ”Adgangsrettigheder til akten”, hvor det nuværende niveau af rettigheder kan ses, og der kan eventuelt vælges et nyt individuelt niveau for den supplerende sagsbehandler.