Aktens metadata

”Titel” vises, uanset hvilken aktvisning der er valgt. ”Titel” er et fritekstfelt, som beskriver akten. Titlen angives, når e-mailakten oprettes. Titlen kan senere ændres.

På en e-mailakt svarer titlen til emnefeltet på en e-mail.

Her angives en eller flere modtagere, som er Xbc på e-mailakten.

Hvis en ekstern part sættes på under Xbc, svarer det til at sætte en part på som Bcc i traditionelle e-mailsystemer.

Sættes en intern part på under Xbc, svarer det til at sætte dem på under Cc. Xbc er ikke skjult for andre F2 brugere og giver derved kun mening i forbindelse med afsendelse af eksterne e-mails.

I feltet "Ansvarlig" angives, hvilken enhed eller bruger som har det formelle ansvar for akten. Dette felt bruges til at ansvarsfordele akten.

Læs mere om ændring af ansvarlig i afsnittet Ansvarlig.

Hvis der står et sagsnummer i dette felt, betyder det, at akten er lagt på en sag. Hvis feltet er tomt, er det her, at akten kan lægges på en sag.

Hvis en akt allerede er knyttet til en sag, kan akten flyttes til en anden sag ved at ændre sagsnummeret.

Er akten knyttet til en sag, er det muligt at fjerne den fra sagen igen, hvis brugeren har fuld skriveadgang til akten.

For at fjerne en akt fra en sag slettes sagsnummeret i feltet ”Sag” på akten. Der er intet krav om, at aktens oprindelige sagstilknytning skal erstattes med en ny sag.

Hvis en akt skal knyttes til en sag, som kendes i forvejen, skrives sagsnummeret eller sagens titel i feltet ”Sag”. Markér herefter den ønskede sag, og tast Enter eller dobbeltklik med musen.

Læs mere om tilknytning af akter til sager i afsnittet Tilknyt akt til sag.

En sag indeholder egne metadata. Læs mere om at arbejde med sager her.

Her vælges adgangsniveauet for akten:

Hvis en akt er underlagt adgangsbegrænsning i felterne ”Adgang begrænset til” eller ”Sagsadgang begrænset til”, vises en stjerne ”*” i feltet "Adgang".

Hold musen over ikonet for at læse mere om adgangen til akten. Teksten tilpasser sig de forhold, der påvirker den givne akt. På en akt med eksempelvis adgang ”Enhed” og en adgangsbegrænsning vises følgende info-tekst.

Læs mere om adgangsniveauer for akter i afsnittet Adgang til akten.

I emneordsfeltet tilknyttes foruddefinerede emneord til akten.

Emneord kan fremsøges på tre måder:

Dette felt viser datoen for, hvornår akten blev oprettet, og navnet på den bruger, der har oprettet akten.

”Titel” vises, uanset hvilken aktvisning der er valgt. ”Titel” er et fritekstfelt, der beskriver akten. Titlen navngives, når en bruger opretter en akt.

Titlen kan ændres.

Her angives et antal adgangsgrupper (brugere/teams/sikkerhedsgrupper/etc.) for akten.

Feltet begrænser adgangen til de brugere og grupper, der er angivet i feltet. Dvs. uanset hvilket adgangsniveau, der er angivet i feltet ”Adgang” på den givne akt, er det kun brugere/grupper angivet i dette felt, der kan se og tilgå den pågældende akt.

Adgangsniveauet gælder fortsat. For at en bruger kan se og tilgå akten, skal vedkommende både have adgang til akten og være anført i feltet ”Adgang begrænset til”.

Lægges der en adgangsbegrænsning på en akt, der forhindrer brugere i at få adgang til akten, åbner dialogen ”Parter har ikke adgang til akten”, som vist nedenfor.

Dialogen, også kaldet adgangshjælp, advarer brugeren, hvis andre brugere eller enheder ikke har adgang til en akt som følge af en akts adgangsbegræsning.

Det er muligt at konfigurere, om adgangshjælp for enheder skal være slået til. Som udgangspunkt er dette slået fra. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Her vises adgangsgrupper for sagen, som akten er tilknyttet.

Der vises kun indhold i feltet på de tre betingelser, at akten ligger på en sag, at der er sat hak i feltet ”Sagsadgang” på akten, og at sagen har en adgangsbegrænsning.

Er ovenstående betingelser opfyldt, overfører F2 automatisk enheder, personer, teams og sikkerhedsgrupper fra sagens adgangsbegrænsning til feltet ”Sagsadgang begrænset til” på akten.

Hak i dette felt betyder, at sagens adgangsbegrænsning nedarves til den pågældende akt. Såfremt der tilføjes en adgangsbegrænsning på sagen, gælder den for alle sagens akter.

Ønskes sagens adgangsbegrænsning ikke nedarvet til akten, skal den eksisterende adgangsbegrænsning erstattes med en anden. Dette gøres via feltet ”Adgang begrænset til”, hvor den eller de parter, der skal have adgang til akten, tilføjes. Bemærk, at feltet ”Adgang”, hvori aktens adgangsniveau bestemmes, også har indflydelse på, hvilke parter der har adgang til akten. Læs mere om feltet ”Adgang” i afsnittet Standardmetadatafelter.

Her angives supplerende sagsbehandlere på akten. Det er brugere, teams og enheder, der hjælper med selve sagsbehandlingen uden at være ansvarlig for akten.

Læs mere om tilføjelse af supplerende sagsbehandlere i afsnittet Tilføj supplerende sagsbehandler.

Anvendes til at tilføje parter til akten, som ikke nødvendigvis er afsender, modtager, sagsbehandler, supplerende sagsbehandler eller ansvarlig enhed på akten.

Anvendes til at skelne mellem akter, der er sendt til eksterne parter, modtaget fra eksterne parter og til internt arbejde. Der skelnes mellem:

Hvis akten har eksisteret på en tidligere sag eller eksisterer i et andet system, angives her en reference til den oprindelige sag.

Feltet kan også udfyldes manuelt.

Erindringsdato er en dato, som sættes på akten, og som anvendes i forbindelse med erindringer, som brugeren kan have på en akt. Derved mindes brugeren om at foretage sig noget f.eks. at følge op på en høring i god tid, inden erindringsdatoen på akten udløber.

Modtaget dato er den dato, som akten er modtaget. Den angives automatisk, når akten sendes elektronisk.

Hvis akten ikke er sendt elektronisk, kan der manuelt påføres en modtaget dato i de tilfælde, hvor fysisk post har én brevdato (nemlig den der er anført på brevet) og en anden ”modtaget dato” (da posten leverede den).

Hvis akten er sendt elektronisk, vil der automatisk blive angivet en værdi i modtaget dato, og denne vil være identisk med brevdatoen.

Dette felt viser datoen for, hvornår akten blev oprettet, og lige efter oprettelsesdato vises navnet på den bruger, der har oprettet akten.