Modtag og besvar koncernbestilling
Modtagelse og accept af en koncernbestilling
Når en koncernbestilling sendes af bestillingsopretter, vil bestillingsmodtager modtage den i sin indbakke.
Dobbeltklik på den ulæste akt for at åbne bestillingen.
Når en bestilling er ulæst, åbner bestillingen automatisk, når akten med bestillingen åbnes. Er bestillingen allerede accepteret, åbner bestillingen ikke automatisk ved åbning af akten, men åbnes i stedet manuelt ved at klikke på bestillingsikonet på akten.
Bestillingsmodtager har efter modtagelsen samme muligheder for behandling af bestillingen som ved interne bestillinger bortset fra Fordel-funktionen. Koncernbestillingen accepteres ved klik på Acceptér og luk eller Acceptér, bestillingen kan vurderes ved klik på Vurdér… i bunden af vinduet, og endeligt kan koncernbestillingen fordeles internt i modtagermyndigheden ved udfyldelse af feltet ”Bestillingsudfører” og klik på Gem. Læs mere om disse muligheder her.
Intern bestilling på baggrund af koncernbestilling
Hvis modtageren af en koncernbestilling benytter tilkøbsmodulet F2 Bestilling, kan der oprettes en intern bestilling på baggrund af oplysningerne i den vedhæftede datafil fra afsendersystemet.
For at gøre dette klikker modtageren på Ny bestilling i båndet på den modtagne e-mailakt. Dette åbner bestillingsvinduet, hvori felterne ”Frist”, ”Beskrivelse” og ”Returner til” er udfyldt med information fra datafilen, som er vedhæftet e-mailakten. Feltet ”Bestillingstyper” kan desuden være udfyldt, hvis modtagersystemet genkender den eller de bestillingstyper, der blev valgt i afsendersystemet under oprettelse af koncernbestillingen.
Besvarelse af en koncernbestilling
En koncernbestilling kan besvares på tre måder:
-
Koncernbestillingen udføres og besvares direkte i dialogen på samme måde som med interne bestillinger.
-
Koncernbestillingen besvares ved at oprette og sende en svarakt. Det gøres ved at klikke på Opret svarakt i bestillingsvinduet. Processen adskiller sig på nogle punkter fra svarakter oprettet til interne bestillinger og gennemgås derfor i følgende afsnit.
Det er værd at bemærke, at der kan klikkes på Opret svarakt, inden koncernbestillingen accepteres, da besvarelsen på den måde kan påbegyndes, selvom vilkårene ikke er endeligt fastsat.
| Som ved interne bestillinger er det muligt at udpege en eksisterende akt og vedhæfte den som svarakt. Ved koncernbestillinger er denne funktion dog tiltænkt bestillingsopretteren, ikke modtageren af koncernbestillingen. Læs mere om at vælge en akt som svar på en bestilling. |
Opret svarakt
Koncernbestillingen kan vælges besvaret ved oprettelse af en svarakt. Klik på Opret svarakt, og dialogen ”Ny akt” åbner. I feltet ”Titel” vil der automatisk stå ”Sv: [Bestillingsaktens navn]”. Se figuren nedenfor.
Er bestillingsakten tilknyttet en sag hos modtagermyndigheden, foreslår F2 automatisk at knytte svarakten til samme sag. Som udgangspunkt har svarakten samme frist som koncernbestillingen. Oprettes en svarakt til en koncernbestilling med en intern frist, bruges den interne frist som forslag til frist på svarakten. Klik på OK for at oprette svarakten.
Det er muligt at tilknytte en godkendelse til svarakten direkte i dialogen. F2 vil i så fald foreslå bestillingsfristen eller en eventuel intern frist som frist for godkendelsen. Læs mere om oprettelse af godkendelser.
Svarakten adresseres automatisk til brugeren, der i koncernbestillingen er angivet i feltet ”Returner til”. Svaret kan således ses i modtagers indbakke, når svarakten sendes ved klik på Send i båndet på svarakten.
Navigation mellem svarakten og akten med koncernbestillingen foregår nemt, da der i svarakten er et unikt bestillingsikon i aktens bånd, der åbner akten med koncernbestillingen.
Svarakten kan, når den er oprettet, ligeledes tilgås fra selve koncernbestillingen. Det gøres ved at klikke på akt-id-linket, der figurerer ud for posten ”Svarakt oprettet” i bestillingshistorikken øverst i koncernbestillingens højre hjørne.
Når koncernbestillingen er besvaret, enten ved afsendelse af en svarakt eller ved, at der skrives en besvarelse i feltet ”Udførelseskommentar”, klikkes der på Udført. Koncernbestillingen samt en eventuel svarakt sendes nu til indbakken hos den bruger, der står angivet i feltet ”Returner til”.
| ”Udført” indikerer, at bestillingsudfører/-modtager har udført den opgave, der blev bestilt. Bestillingen er først endeligt afsluttet, når bestillingsopretter/”returner til”-brugeren afslutter den udførte bestilling. |
Koncernbestillingen er hermed udført og optræder ikke længere i listen ”F2 Bestillinger til enheden” hos bestillingsmodtageren. Læs mere om søgningen her.
Vælg akt som svar på bestilling
I modsætning til ved en intern bestilling er denne funktion tiltænkt ”Returnér til”-brugeren, ikke bestillingsudføreren. Det gør ”Returnér til”-brugeren i stand til at tilknytte en indgående akt fra udføreren til bestillingsakten, hvis ikke udføreren allerede har udvalgt denne akt som svarakt.