Datenaufräumung
Dokumentenaufräumsuche
Sie können nun Dokumentenaufräumsuchen erstellen. Die Suchen können Sie für die Datenaufräumung und um Dokumente zu löschen, ohne die damit verknüpften Vorgänge zu löschen, nutzen.
Dokumentenaufräumsuchen können sowohl nach den Metadaten von Dokumenten, als auch nach Metadaten von eventuell verknüpften Vorgängen definiert werden, wie in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff der Aufräumsuche |
Obligatorisches Feld. Geben Sie der Suche einen Betreff, der deren Inhalt beschreibt, z.B. "HR-Dokumente: älter als 3 Jahre". |
Schlüsselwort des Dokuments |
Optionales Feld. Fügen Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter hinzu. Die Suche wird Dokumente beinhalten, die mit mindestens einem der ausgewählten Schlüsselwörtern markiert sind. |
Datum Dokument abgeschlossen |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü wählen Sie aus, seit wann das Dokument abgeschlossen ist. Wählen Sie aus, ob die Suche Dokumente finden soll, die vor 1/2, 1, 2, 3, oder 5 Jahren abgeschlossen wurden. |
Vorgangsbetreff |
Optionales Feld. Schreiben Sie ein oder mehrere Wörter. Die Suche wird nur Dokumente beinhalten, die mit Vorgängen verknüpft sind, aus deren Betreff sämtliche Wörter hervorgehen. Sie können logische Operatoren wie *, AND, OR, Klammern und Anführungszeichen nutzen. Die Benutzung von logischen Operatoren in Suchen wird in Mit Operatoren suchen näher beschrieben. |
Schlüsselwort des Vorgangs |
Optionales Feld. Fügen Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter hinzu. Die Suche wird Dokumente beinhalten, die mit Vorgängen verknüpft sind, die mit mindestens einem der gewählten Schlüsselwörtern markiert sind. |
Aussonderungsarten |
Optionales Feld. Fügen Sie eine oder mehrere Aussonderungsarten hinzu. Die Suche wird Dokumente beinhalten, die mit Vorgängen verknüpft sind, die mit einer der Aussonderungsarten markiert sind. |
Aktenzeichen |
Optionales Feld. Fügen Sie ein oder mehrere Aktenzeichen hinzu. Die Suche wird Dokumente beinhalten, die mit Vorgängen verknüpft sind, die mit einem der Aktenzeichen markiert sind. |
Datum Vorgang abgeschlossen |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü wählen Sie aus, seit wann der Vorgang abgeschlossen ist. Wählen Sie aus, ob die Suche Vorgänge finden soll, die vor 1/2, 1, 2, 3, oder 5 Jahren abgeschlossen wurden. |
| Dokumentenaufräumsuchen, in denen mindestens eines der Vorgangsfelder ausgefüllt ist, suchen nur Dokumente, die mit Vorgängen verknüpft sind. Lassen Sie die Vorgangsfelder leer, um auch nach Dokumenten ohne Vorgangsverknüpfung zu suchen. |
Schlüsselwörterspalte in der Ergebnisliste
Die Spalte Schlüsselwörter wurde in der Ergebnisliste im Dialogfenster Datenaufräumung hinzugefügt. Bei der Vorgangsaufräumsuche wird das Schlüsselwort des Vorgangs und der Dokumente angezeigt. Bei der Dokumentenaufräumsuche zeigt die Spalte das Schlüsselwort des Dokuments, während das Schlüsselwort des Vorgangs unter Schlüsselwort des Vorgangs angezeigt wird.
