Anfrage

Neues Design

Das Anfragefenster hat ein neues und verbessertes Design erhalten. Das Design ist standardmäßig deaktiviert und kann mithilfe einer Konfiguration aktiviert werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Das neue Design enthält eine ganze Reihe an visuellen und sprachlichen Verbesserungen, die es einfacher machen, einen Überblick über den Versand und die Bearbeitung von Anfragen zu erhalten. Zum Beispiel wurde der Texteditor im Anfragendialogfenster verbessert, und der Anfrage-Log zeigt mehr Details als vorher. Zudem können Sie Anfragen nun über das Kontextmenü bearbeiten, wenn in der Ergebnisliste Anfragen gewählt wurden.

Der Zugriff auf Anfragen wurde so erweitert, dass alle, die Lesezugriff auf das Dokument haben, inbegriffen sind, sofern in der Anfrage "Alle mit Dokumentenzugriff" im Feld "Wer hat Zugriff auf die Anfrage?" gewählt wurde.

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Abbildung 1. Das neue Design des Anfragenfensters

Möglichkeit für vorausgefüllte Felder bei Erstellung von Anfrage und Antwortdokument

Gewisse Anfragefelder können so konfiguriert werden, dass sie bei der Erstellung vorausgefüllt sind. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. Die Felder werden in den beiden folgenden Abschnitten näher beschrieben.

Bei der Erstellung einer neuen Anfrage

Sie können einstellen, dass die Felder "Frist" und "Anfrage, interne Frist" vorausgefüllt sind, wenn Sie eine neue Anfrage erstellen.

Bei der Erstellung eines Antwortdokuments oder Antwortdokument mit Genehmigung

Sie können einstellen, dass die Felder "Dokumentenfrist", "Erinnerungsdatum" und "Genehmigungsfrist" im Antwortdokument mit einer der folgenden Fristen vorausgefüllt sind:

  • Frist

  • Anfrage, interne Frist

  • Frist des Anfragedokuments.

Sie können eine priorisierte Reihenfolge angeben, mit welcher Frist die Felder ausgefüllt werden sollen. Die untenstehende Tabelle zeigt die Standardeinrichtung der Felder.

Feld Erste Priorität Zweite Priorität

Dokumentenfrist

Anfragefrist

Frist des Anfragendokuments

Erinnerungsdatum

<leer>

<leer>

Genehmigungsfrist

Anfrage, interne Frist

Frist

Die erste und zweite Priorität bedeutet beispielsweise für das Feld "Dokumentenfrist", dass F2 erst überprüft, ob es eine Anfragefrist gibt, und in diesem Fall das Feld mit dieser vorausfüllt. Sollte keine Anfragefrist vorhanden sein, überprüft F2 nachfolgend, ob es eine Frist für das Anfragedokument gibt und füllt das Feld mit dieser aus.

Beispiel: Alberte erhält eine Anfrage, auf der die interne Frist und die Frist des Anfragedokuments ausgefüllt sind. Das bedeutet, dass zwei der Felder in Albertes Antwortdokument vorausgefüllt sind, wenn sie es erstellt: "Dokumentenfrist" und "Genehmigungsfrist". "Dokumentenfrist" ist vorausgefüllt mit der Frist des Anfragedokuments, die zweite Priorität für dieses Feld, da die Anfrage keine Anfragefrist hat, welche die erste Priorität für das Feld "Dokumentenfrist" ist. "Genehmigungsfrist" ist vorausgefüllt mit der internen Frist, welches die erste Priorität für das Feld "Genehmigungsfrist" ist.

Standardmäßig sind keine vorausgefüllten Prioritäten für das Feld "Erinnerungsdatum" definiert, welches daher leer sein wird, wenn ein Antwortdokument erstellt wird. Das Feld kann so konfiguriert werden, dass es mit einer der drei Fristen vorausgefüllt ist.

Automatisch abschließen bei überschrittener Frist

F2 kann mittels einer Konfiguration automatisch eine Anfrage abschließen, wenn diese nach Ablauf der Frist nicht ausgeführt wurde. Aus dem Log geht hervor, dass die Anfrage auf Grund von Fristablauf automatisch abgeschlossen wurde.

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Abbildung 2. Anfrage abschließen, wenn die Frist überschritten ist

Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Verbesserte Möglichkeit für die Suche nach Anfragen

Sie können nun nach mehreren Arten Metadaten in der Suchgruppe "Anfragen" in der erweiterten Suche suchen. Es handelt sich dabei um folgende Metadatenfelder:

  • Ersteller-Org.Einheit

  • Anfragenummer

  • Empfänger-Org.Einheit

  • Aktueller Anfragestatus.

Mit dem Metadatenfeld "Aktueller Anfragestatus" können Sie gleichzeitig nach mehreren Anfragestatus suchen. Zum Beispiel wird eine Suche nach "Angenommen" und "Angenommen mit Kommentar" alle Anfragen anzeigen, die mit oder ohne Kommentar angenommen wurden.

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Abbildung 3. Neue Suchfelder in der Suchgruppe "Anfrage"

Neue Anfragespalte sowie aktualisierte Spaltennamen

Die Spalte "Anfragenstatus" ist nun in der Ergebnisliste verfügbar, wenn die Liste als Dokumente oder Anfragen angezeigt wird.

Vier andere Anfragenspalten wurden aktualisiert. Es ist deutlicher geworden, dass die Spalten sich auf Anfragen beziehen, und sie stimmen nun mit den Namen der entsprechenden Suchfelder überein.

  • Die Spalte "Anfragetypen" wurde in "Anfragetyp" umbenannt

  • Die Spalte "Frist" wurde in "Anfragefrist" umbenannt

  • Die Spalte "Interne Frist" wurde in "Anfrage, interne Frist" umbenannt

  • Die Spalte "ID" wurde in "Anfragenummer" umbenannt

Die Spalte "Anfragenummer" ist nur verfügbar, wenn die Ergebnisliste als Anfragen angezeigt wird.