Dokumente
Neuer Prozess für Dokumenten- und Schriftstückzusammenarbeit
Die Arbeit mit angehängten Schriftstücken auf Dokumenten wurde verbessert und erlaubt nun in einem höheren Maß die interne Zusammenarbeit in Ihrer Organisation. Schriftstücke und das Dokument, auf dem diese sich befinden, können unabhängig von einander im Bearbeitungsmodus geöffnet werden. Das bedeutet, dass verschiedene Benutzer verschiedene Schriftstücke gleichzeitig bearbeiten können. Es ist jedoch nicht möglich für Benutzer, dasselbe Objekt (Dokument oder Schriftstück) gleichzeitig zu bearbeiten.
| Nur eine begrenzte Anzahl an Dateitypen können auf diese Art bearbeitet werden. Die Dateitypen aus dem Office-Paket sind standardmäßig inbegriffen. Die Dateitypen können in Zusammenarbeit mit cBrain konfiguriert werden. |
Dokumente und Schriftstücke separat bearbeiten
Wenn Sie ein Dokument oder ein Schriftstück in den Bearbeitungsmodus versetzen, ist es in Version 10 nur das entsprechende Dokument oder Schriftstück, das sich für die Bearbeitung öffnet. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie mit einem angehängten Schriftstück arbeiten können, während ein anderer Benutzer gleichzeitig die Metadaten des dazugehörigen Dokuments bearbeiten kann, ohne Ihre Arbeit am Schriftstück zu beeinflussen. Weiterhin wird Schreibzugriff auf Schriftstücke vorausgesetzt, um die dem Dokument angehängten Schriftstücke zu bearbeiten, sowie voller Schreibzugriff auf das Dokument, um dessen Metadaten zu bearbeiten. Lesen Sie mehr unter Zugriff auf Dokumente.
| Wenn Sie ein Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzen, versetzen Sie auch dessen Dokumenten- und eventuellen Genehmigungsschriftstücke in den Bearbeitungsmodus. Daher ist es nicht möglich, dass ein Benutzer das Dokumentenschriftstück bearbeitet, während ein anderer Benutzer die Metadaten des Dokuments bearbeitet. |
Doppelklicken Sie auf ein Schriftstück, um es zu öffnen. Wählen Sie aus, ob das Schriftstück im schreibgeschützen Modus oder im Bearbeitungsmodus geöffnet werden soll. Sie können das Schriftstück auch öffnen, indem Sie mit Rechtsklick auf das Schriftstück klicken und Schriftstück bearbeiten auswählen. Während Sie am Schriftstück arbeiten, kann einer Ihrer Kollegen das Dokument bearbeiten, indem dieser im Band des Dokumentenfensters auf Bearbeiten klickt. Gleichzeitig kann ein anderer Benutzer mit einem der Schriftstücke, die dem Dokument angehängt wurden, arbeiten, indem er dieselbe Vorgangsweise nutzt, wie Sie.
Neue Symbole zeigen, dass Dokumente und Schriftstücke bearbeitet werden
F2 nutzt nun Bleistiftsymbole 
, um darzustellen, dass ein angehängtes Schriftstück von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Sie können das Symbol auf einem angehängten Schriftstück in allen F2-Fenstern sehen. Halten Sie den Mauszeiger über das Schriftstück, um einen Tooltipp anzuzeigen, der Informationen darüber enthält, wer das Schriftstück bearbeitet und wann die Bearbeitung begonnen wurde.
Die Funktion Bearbeiten im Band des Dokumentenfensters hat ebenso ein neues Symbol erhalten.
Wenn ein anderer Benutzer das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt, wechselt das Symbol zu Bearbeitung übernehmen. Somit können Sie sehen, wenn das Dokument bearbeitet wird, und Sie erhalten die Möglichkeit, die Bearbeitung zu übernehmen, wie es in Bearbeitung eines Dokuments übernehmen beschrieben ist.
Bearbeitung eines Dokuments übernehmen
Der Prozess, ein Dokument, das von anderen Benutzern bearbeitet wird, zu übernehmen, wurde deutlich verbessert. Abgesehen davon, dass es deutlicher geworden ist, wenn ein Dokument bearbeitet wird, sorgen auch neue Namen und Dialogfenster dafür, dass der Prozess überschaulicher ist. Die Übernahme eines Dokuments setzt voraus, dass Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument haben.
Sie können die Arbeit mit einem Dokument, inklusive dessen Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstücks, übernehmen, indem Sie im Band auf Bearbeitung übernehmen klicken. Der Menüpunkt ersetzt Bearbeiten, wenn ein anderer Benutzer das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt.
Im Dialogfenster Das Dokument wird von einem anderen Benutzer bearbeitet können Sie sehen, wer das Dokument bearbeitet und wann derjenige seine Bearbeitung begonnen hat. Klicken Sie auf Bearbeitung übernehmen, um fortzufahren.
Wenn Sie die Bearbeitung übernehmen, wird der andere Benutzer sofort von F2 darüber informiert, dass Sie das Dokument übernommen haben. Sie können das Dokument speichern, wenn der Benutzer, von dem Sie das Dokument übernommen haben, im Band des Dokuments auf Abbrechen geklickt hat.
| Wenn Sie die Bearbeitung aus Versehen übernommen haben, können Sie Ihre Handlung abbrechen. Klicken Sie auf Abbrechen im Band, damit der Benutzer, von dem Sie das Dokument übernommen haben, seine Arbeit speichern kann. |
Sie können auch die Arbeit an einem Dokumentenanhang übernehmen. Lesen Sie mehr über diesen Prozess unter Arbeit an einem Schriftstück übernehmen.
Die Arbeit an Dokumenten an einem anderen Computer fortsetzen
F2 informiert Sie nun, wenn Sie dabei sind, Ihre Änderungen an Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken zu überschreiben. Dies kann passieren, wenn Sie dasselbe Dokument auf zwei Computern bearbeiten, wie im folgenden Beispiel beschrieben.
Beispiel: Wilhelm bearbeitet ein Dokumentenschriftstück auf einem Computer, der sich an seinem Arbeitsplatz befindet. Er vergisst jedoch, das Dokument zu speichern. Später öffnet er dasselbe Dokument auf einem anderen Computer in seinem Homeoffice und versetzt es in den Bearbeitungsmodus. F2 fragt in diesem Fall, ob die nicht gespeicherten Änderungen, die Wilhelm früher am Dokumentenschriftstück vorgenommen hat, wiederhergestellt werden sollen. Wenn er wieder am Arbeitscomputer ist und versucht, das Dokumentenschriftstück zu speichern, weist F2 darauf hin, dass er bereits eine neuere Version gespeichert hat. Wilhelm wählt deshalb Nein im Dialogfenster Sie haben dies bereits gespeichert: Dokumentenschriftstück aus, um die Dokumentversion beizubehalten, die er in seinem Homeoffice speicherte.
Verbesserter Prozess für die Wiederherstellung von Dokumenten-und Genehmigungsschriftstücken
Der Prozess für die Wiederherstellung von Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken nach dem unerwarteten Schließen von F2 wurde verbessert. Der neue Prozess gibt Ihnen einen besseren Überblick über Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke mit Änderungen, die wiederhergestellt werden können. F2 zeigt zudem, welche Änderungen die Wiederherstellung beinhaltet, mittels einem direkten Vergleich zwischen dem existierenden und dem wiederhergestellten Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück.
Der verbesserte Prozess macht es mit dem Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung einfacher, einen Überblick zu haben und mit Wiederherstellungen umzugehen, wenn andere Benutzer in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben. Hier ist es beispielsweise möglich, die wiederhergestellten Änderungen in einem neuen Dokument zu speichern. Lesen Sie mehr darüber, wie dies den Prozess beeinflusst unter Ein anderer Benutzer hat das Dokumentenschriftstück geändert.
Das Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung öffnet nicht, wenn Sie derjenige sind, der Änderungen im Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück auf einem anderen Computer vorgenommen hat. Lesen Sie mehr über diese Situation unter Die Arbeit an Dokumenten an einem anderen Computer fortsetzen.
Automatische Wiederherstellung bei Neustart
Wenn F2 unerwartet beendet wurde, während Sie an einem Dokument gearbeitet haben, wird Ihnen automatisch angeboten, das Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück beim nächsten Start von F2 wiederherzustellen.
Wenn Sie F2 nach dem Beenden starten, öffnet sich das Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung. Das Dialogfenster zeigt die Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke, die Sie geändert haben und noch nicht gespeichert hatten, bevor F2 unerwartet beendet wurde.
| Sollten Sie auch angehängte Schriftstücke für die Bearbeitung geöffnet haben, wenn F2 unerwartet beendet wird, öffnen diese und deren Dokumente im Vordergrund und können das Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung unter Umständen verbergen. |
Im Dialogfenster können Sie zu jedem einzelnen Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück Stellung beziehen, indem Sie auf Änderungen anzeigen… oder Änderungen verwerfen klicken. Möchten Sie noch warten, bis Sie zu den angezeigten Dokumenten-und Genehmigungsschriftstücken Stellung beziehen, können Sie auf Warten klicken.
Wenn Sie für ein Dokumenten-oder Genehmigungsschriftstück auf Änderungen anzeigen… klicken, öffnet sich das Dialogfenster Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück.
Auf der linken Seite wird eine Vorschau des wiederhergestellten Schriftstücks angezeigt. Wählen Sie Nicht gespeicherte Änderungen wiederherstellen und Dokument öffnen (1) unter der Vorschau aus, wenn Sie diese Version des Dokumentenschriftstücks speichern möchten. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau des jetzigen Inhalts im Dokument angezeigt, der zuletzt in F2 gespeichert wurde. Wählen Sie Aktuellen Inhalt beibehalten und Dokument schließen (2) unter der Vorschau aus, um Ihre Änderungen zu verwerfen und die aktuelle Version des Schriftstücks beizubehalten. Wenn Sie eine der Möglichkeiten ausgewählt haben, können Sie auf Ausführen klicken, um Ihre Änderungen entweder zu speichern oder zu verwerfen.
Sie können jederzeit unten rechts auf Abbrechen klicken, um das Dialogfenster zu schließen und zurück zur Übersicht im Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung zu kehren.
Manuelle Wiederherstellung
Sie können jederzeit verschobene Wiederherstellungen von Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken vornehmen. Dies tun Sie im Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung, welches aus dem F2-Reiter im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster geöffnet werden kann.
Öffnen Sie ein einzelnes Dokument, um es zu behandeln. Wenn sich das Dokument öffnet, wird es als ein leeres Dokumentenfenster angezeigt, und das Dialogfenster Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück öffnet sich im Vordergrund. Von hier aus haben Sie die selben Bearbeitungsmöglichkeiten, wie in Automatische Wiederherstellung bei Neustart beschrieben. Wenn Sie die wiederhergestellten Änderungen gespeichert oder verworfen haben, wird der ausgewählte Inhalt im Dokumentenfenster angezeigt, und Sie können Ihre Arbeit am Dokument fortsetzen.
Ein anderer Benutzer hat das Dokumentenschriftstück geändert
Es kann passieren, dass ein anderer Benutzer ein Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück ändert, bevor Sie es wiederhergestellt haben. In diesem Fall weiß F2 nicht, welche Version es speichern soll. Diese Situation erfordert Ihre manuelle Klärung.
Wenn Sie das Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung öffnen, können Sie in den Spalten Letzte Aktualisierung durch und Letzte Aktualisierung sehen, wer zuletzt das Schriftstück geändert hat und wann. So können Sie den Spalten entnehmen, ob andere Benutzer das Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück geändert und gespeichert haben, welches Sie speichern möchten.
Sie lösen Konflikte auf, indem Sie ein Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück in der Übersicht auswählen und auf Änderung anzeigen… klicken. Das Dialogfenster Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück öffnet sich. Die Information und die Möglichkeiten zeigen an, dass zwei Versionen des Schriftstückinhalts existieren.
Im Fenster können Sie eine Vorschau Ihrer wiederhergestellten Änderungen (links) und der gespeicherten Änderungen des anderen Benutzers (rechts) sehen. Sie können Ihre Änderungen mit einem Klick auf Verwerfen und Dokument schließen verwerfen, oder Sie können Ihre Änderungen in einer Kopie auf einem neuen Dokument speichern, indem Sie auf Kopie speichern und Dokument öffnen klicken. Wenn Sie das Kopieren auswählen, öffnet sich daraufhin das Dokument mit der Kopie.
| F2 erstellt nur eine Kopie des Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstücks. Anhänge und Metadaten wie Zugriffsniveau und Vorgangsverknüpfung werden nicht kopiert. |
Sie können unten rechts auf Abbrechen klicken, um das Dialogfenster zu schließen und zurück zur Übersicht im Dialogfenster Schriftstückwiederherstellung zu kehren.