Einführung in die administrativen Aufgaben

Sie benötigen Administratorrechte in F2, um die Einrichtung von F2 verwalten zu können. Rechte ermöglichen es Benutzern, verschiedene Aufgaben in F2 auszuführen. Rechte werden Benutzern durch Rollenzuweisung zugeteilt.

In F2 gibt es folgende vier vordefinierte Administratorenrollen:

  • Administrator

  • Benutzeradministrator

  • Betriebsadministrator

  • Technischer Administrator

Diese in F2 standardmäßig integrierten Rollen für Administratoren und die dazugehörigen Rechte werden Ihnen im Abschnitt Administratorenrollen beschrieben. Alle Rollen haben jedoch gemein, dass sie bestimmte Rechte in Bezug auf das Einrichten und Ändern von Basisfunktionalitäten in F2 besitzen.

Aufgaben von Administratoren in F2

Viele der administrativen Funktionen können Sie direkt in der Benutzeroberfläche von F2 vornehmen. Diese Funktionen werden grundsätzlich von einem Benutzer mit einer der Administratorenrollen verwaltet.

Typische administrative Aufgaben sind in folgende Kategorien unterteilt:

  • Benutzerverwaltung:

    • Benutzer, Org.Einheiten und Rollen.

    • Rechte.

    • Zugriffssicherheit und Sicherheitsgruppen für vertrauliche Vorgangsbereiche, wie zum Beispiel den einer Personalabteilung.

    • Verteilen von administrativen Aufgaben über Systemrollen und Rechte.

  • Kommunikation:

    • Das Register über externe Beteiligte.

    • Verteilerlisten.

  • Einrichten der Benutzeroberfläche für das F2 Hauptfenster:

    • Festgelegte Suchen.

    • Spalteneinstellungen für die Ergebnisliste.

  • Einrichten der Benutzeroberfläche für das Dokumentenfenster:

    • Schriftstückvorlagen.

    • Schlüsselwörter.

    • Kennzeichen für die persönliche Verwaltung und die der Org.Einheit.

  • Verwaltung unterschiedlicher Wertelisten, zum Beispiel Schlüsselwörter, Statusphasen und Aktenzeichen.

Benutzeroberfläche für Administratoren in F2

Administratoren teilen die Benutzeroberfläche mit den F2-Standardbenutzern. Jedoch stehen ihnen einige zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Ein großer Teil der Aufgaben eines Administrators erfolgt über den Reiter „Administrator“ im F2 Hauptfenster. Im Band dieses Reiters sind administratorenspezifische Funktionen für das Einrichten und die Verwaltung von F2 aufgeführt.

administrator tab
Abbildung 1. Das Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster
Die Menüpunkte, die im Band des Administrators erscheinen, variieren je nachdem, welche Rechte dem Administrator zugewiesen werden und welche Module in der F2-Installation verfügbar sind. Daher kann es vorkommen, dass bestimmte Funktionen, die hier beschrieben und angezeigt werden, in der F2-Installation nicht verfügbar sind.