Das Beteiligtenregister
F2 beinhaltet ein gemeinsames Beteiligtenregister für die gesamte Organisation. Dieses umfasst Beteiligte, die von allen F2-Benutzern unabhängig von ihrer Org.Einheit genutzt werden können.
Das Beteiligtenregister können Sie durch Klicken auf 
Kontakte aufrufen, das sich links im Hauptfenster über der Listenübersicht befindet.
Daraufhin wird Ihnen das Beteiligtenregister in Form einer Baumstruktur in der Listenübersicht angezeigt und der Inhalt einer darin markierten Liste wird Ihnen in der Ergebnisliste angezeigt.
Im Beteiligtenregister sind drei Arten von Beteiligten enthalten:
-
Interne Beteiligte: Benutzer, die Sie in F2 unter „Org.Einheiten und Benutzern“ legen und verwalten können. Wenn Sie einen Benutzer aus einer Org.Einheit in F2 in eine andere verschieben, greift diese Änderung auch im Beteiligtenregister. Die Verwaltung von internen Beteiligten können Sie über das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ steuern.
-
Externe Beteiligte: Beteiligte, die entweder manuell von einem Benutzer mit dem Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ erstellt werden oder beim Versand/Empfang einer E-Mail. Hier fragt F2, ob Sie den Absender/Empfänger im Beteiligtenregister eintragen möchten.
-
Private Beteiligte: Beteiligte, die Sie manuell anlegen, ohne das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ zu besitzen, werden unter den privaten Beteiligten angelegt. Empfänger von E-Mails, deren Absender nicht im Beteiligtenregister aufgeführt ist, können diesen ebenfalls unter den privaten Beteiligten anlegen.
Beteiligte, die Sie unter „Privat“ angelegt haben, können nur von Ihnen eingesehen und verwaltet werden.
Wenn Sie einen externen Beteiligten mit einem Dokument oder einem Vorgang verknüpfen, werden dessen zum Kopierzeitpunkt geltende Daten aus dem Beteiligtenregister verwendet und in das Dokument/den Vorgang kopiert.
Wenn also ein Beteiligter zu einem späteren Zeitpunkt zum Beispiel seine Adresse wechselt und Sie dies im Beteiligtenregister ändern, werden die Adressdaten nicht in Dokumenten oder Vorgängen geändert, mit denen er bereits verknüpft ist.
Beteiligte werden in einer Baumstruktur angelegt, mit dem Namen der Organisation, der Abteilung sowie der entsprechenden Kontaktpersonen.
Externe Beteiligte
Externe Beteiligte nutzen Sie als Absender und Empfänger sowie eventuell als Beteiligte eines Dokuments oder Vorgangs.
Benutzer mit dem Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ oder „Administrator“ können die gemeinschaftlich genutzten, externen Beteiligten in F2, das heißt deren Kontaktdaten und Organisation, erstellen und ändern.
Durch zwei Konfigurationseinstellungen können Sie allen Benutzern das Recht geben, externe Beteiligte entweder im gesamten Beteiligtenregister oder in ausgewählten Knoten im Beteiligtenregister zu erstellen und zu bearbeiten. Standardmäßig sind diese Konfiguration inaktiv. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.
Externe Beteiligte manuell erstellen
Externe Beteiligte können Sie manuell erstellen, wenn Sie das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ besitzen. Sie organisieren die Beteiligten in einer Hierarchie und können diese verschieben. So können Sie Unternehmen und Kontaktpersonen im Beteiligtenregister verwalten.
Wenn Sie einen neuen externen Beteiligten erstellen möchten, wählen Sie zunächst in der Listenübersicht mittels Rechtsklick die Org.Einheit (hier: „Bau- und Planungsamt“) an, unter der der externe Beteiligte erstellt werden soll. Wählen Sie im Kontextmenü Neuen Beteiligten erstellen aus.
Das Dialogfenster „Neuen Beteiligten erstellen“ öffnet sich. Füllen Sie die relevanten Informationen aus (siehe folgende Abbildung).
Mit einem Klick auf OK legen Sie den Beteiligten unter der ausgewählten Org.Einheit an.
Externe Beteiligte automatisch erstellen
Wenn Sie E-Mails in F2 empfangen oder aus F2 absenden, deren Absender oder Empfänger nicht im Beteiligtenregister aufgeführt ist, schlägt F2 automatisch vor, den unbekannten Absender bzw. Empfänger im gemeinschaftlich genutzten Beteiligtenregister einzurichten. Dazu klicken Sie im Band des Reiters „Einstellungen“ im Hauptfenster auf Optionen. Im dazugehörigen Dialogfenster unter der Rubrik „Dokumente“ setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Fragen, ob ich Beteiligte erstellen möchte, die nicht im Beteiligtenregister existieren, wenn ich ein Dokument sende/bearbeite“.
Im folgenden Beispiel wird eine E-Mail aus F2 versendet, deren Empfänger nicht in F2 bekannt ist. Im Dialogfenster wird angezeigt, dass der Beteiligte nicht im Beteiligtenregister aufgeführt ist. Sie können ihn an dieser Stelle als neuen Beteiligten erstellen. Alternativ können Sie den externen Beteiligten durch einen bereits existierenden Beteiligten aus dem Beteiligtenregister ersetzen, indem Sie auf Gewählten Beteiligten ersetzen klicken.
Gleichzeitig hat F2 registriert, dass der unbekannte Empfänger die Domäne @live.de nutzt, die auch andere Beteiligte im Register nutzen. Daher schlägt F2 automatisch vor, den unbekannten Beteiligten in derselben Domänengruppe anzulegen. Sie können auch eine andere Platzierung für den Beteiligten wählen, indem Sie auf Platzierung wählen klicken.
Wenn eine E-Mail-Domäne für einen bestehenden Beteiligten existiert und ein Häkchen in „Der Beteiligte ist Besitzer der E-Mail-Domäne“ gesetzt ist, schlägt F2 vor, den neuen Beteiligten unter dem bestehenden zu erstellen. Im Beispiel unten ist der Beteiligte „Musterstadt“ Besitzer der Domäne @live.de. Durch Klicken auf OK im oben abgebildeten Dialogfenster wird der Beteiligte Horst an derselben Stelle wie auch der Beteiligte Musterstadt eingerichtet.
Administratoren sollten fortlaufend sicherstellen, dass Beteiligte an den richtigen Stellen in der Hierarchie der externen Beteiligten platziert wurden.
Bilder von Benutzern und Beteiligten
Im Beteiligtenregister können Sie für Benutzer, Org.Einheiten und externe Beteiligte Bilder hinzufügen, ändern oder entfernen. Mit dem Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ können Sie für externe Beteiligte Bilder hinzufügen, ändern oder entfernen. Mit dem Recht „Benutzer verwalten“ können Sie für Benutzer innerhalb der Behörde Bilder hinzufügen, ändern oder entfernen. Mit dem Recht „Org.Einheit verwalten“ können Sie für Org.Einheiten in der Behörde Bilder hinzufügen, ändern oder entfernen.
Bilder für Beteiligte können Sie über die Funktion „Bild ändern“ im Kontextmenü eines Beteiligten im Beteiligtenregister hinzufügen oder ändern. Klicken Sie hierzu in der Navigationszeile über der Listenübersicht im Hauptfenster auf Kontakte, um das Beteiligtenregister zu öffnen. Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie Bild ändern wählen können. Wenn Sie ein Bild entfernen möchten, wählen Sie Bild entfernen im Kontextmenü.
Im Dialogfenster „Bild ändern“ können Sie mit einem Klick auf Durchsuchen ein Bild von einem lokalen oder externen Laufwerk ihres Computers hochladen. Mit den Zoom-Schaltflächen - und + können Sie die Größe des gewählten Bildes einstellen. Anschließend klicken Sie auf OK und das Bild wird damit hinzugefügt beziehungsweise geändert.
F2-Benutzer können ihr Bild auch über die Benutzeridentifikation in der oberen rechten Ecke des Haupt-, Dokumenten- und Vorgangsfensters ändern.