Sicherheitsgruppen
Sicherheitsgruppen werden grundsätzlich dazu genutzt, den Zugriff auf Daten in F2 einzuschränken. Wenn Sie als Administrator das Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ besitzen, können Sie die Sicherheitsgruppen der Organisation verwalten.
Sie erstellen Sicherheitsgruppen über das Dialogfenster „Sicherheitsgruppe erstellen“. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Sicherheitsgruppe erstellen.
Sie verknüpfen Benutzer über eine Rolle mit Sicherheitsgruppen und versehen diese Rolle mit einem Recht, das den Zugriff zur entsprechenden Sicherheitsgruppe ermöglicht. Sie können mehrere Rollen mit derselben Sicherheitsgruppe verknüpfen. Es gibt zwei Vorgehensweisen, um Benutzer über eine Rolle mit einer Sicherheitsgruppe zu verknüpfen:
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Automatische Zuweisung einer Rolle über das Dialogfenster „Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen.
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Manuelle Zuweisung einer Rolle, die mit einem Recht für die jeweilige Sicherheitsgruppe versehen wird. Lesen Sie mehr im Abschnitt Benutzer über die manuelle Zuweisung einer Rolle mit Sicherheitsgruppe verknüpfen.
Alle von Administratoren erstellten Sicherheitsgruppen werden unter einer Behörde erstellt, da es sich bei ihnen um eine besondere Art Org.Einheitstyp innerhalb der Organisationsstruktur in F2 handelt.
Die folgende Abbildung zeigt Ihnen eine graphische Übersicht in Bezug auf das Erstellen von Sicherheitsgruppen.
Sicherheitsgruppen werden in der Ebene unter der jeweiligen Behörde angezeigt. Im folgenden Beispiel wird die „Sicherheitsgruppe der Qualitätskontrolle“ unter der „Dok Behörde“ angezeigt.
Nachdem Sie eine Sicherheitsgruppe eingerichtet haben, können Sie dieser Benutzer zuweisen. Dazu benötigen Sie das Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“.
Nur die Mitglieder einer Sicherheitsgruppe können die gegebene Sicherheitsgruppe im Feld „Zugriffsbeschränkung“ im Vorgangsfenster oder „Zugriff beschränkt auf“ im Dokumentfenster hinzufügen oder entfernen.
| Wenn ein Benutzer vollen Schreibzugriff auf ein Dokument oder einen Vorgang hat und in der Zugriffsbeschränkung für das Dokument oder den Vorgang eingeschlossen ist, kann der Benutzer alle mit dem Dokument oder Vorgang verbundenen Sicherheitsgruppen entfernen. Es ist auch möglich, Sicherheitsgruppen zu entfernen, in denen der Benutzer nicht Mitglied ist. |
Sicherheitsgruppe erstellen
Um eine Sicherheitsgruppe zu erstellen, klicken Sie im Reiter „Administrator“ auf Sicherheitsgruppe erstellen.
Im Dialogfenster „Sicherheitsgruppe erstellen” geben Sie der Sicherheitsgruppe einen Betreff und Sie wählen im Drop-down-Menü, in welcher Behörde die Gruppe platziert werden soll.
Im Feld „Synchronisierungsschlüssel“ können Sie einen Synchronisierungsschlüssel angeben. Diesen nutzen Sie beispielsweise für den Import von Sicherheitsgruppen in F2.
Nachdem Sie im Dialogfenster „Sicherheitsgruppe erstellen“ eine Sicherheitsgruppe erstellt haben, werden automatisch ein Rollentyp und eine Rolle erstellt, die Benutzern über das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ zugewiesen werden können. Lesen Sie mehr im Abschnitt Benutzer über die manuelle Zuweisung einer Rolle mit Sicherheitsgruppe verknüpfen.
Alternativ können Sie auch Benutzer über das Dialogfenster „Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen” zu einer Sicherheitsgruppe hinzufügen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen.
Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen
Um eine Sicherheitsgruppe zu erstellen, klicken Sie im Reiter „Administrator“ auf Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen.
Im Dialogfenster „Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen“ fügen Sie die gewünschte Anzahl Benutzer hinzu und wählen im Drop-down-Menü, zu welcher Sicherheitsgruppe sie hinzugefügt werden sollen.
Benutzer über die manuelle Zuweisung einer Rolle mit Sicherheitsgruppe verknüpfen
Weil Benutzer mehrere Rollen haben können, müssen Administratoren Rollen erstellen, deren alleiniger Zweck es ist, ein Zugehörigkeitsverhältnis zu einer Sicherheitsgruppe festzulegen.
Zum Beispiel können Sie den Rollentyp „Vorstandsmitglied“ mit der Sicherheitsgruppe „Sicherheitsgruppe Personalabteilung“ der „Dok Behörde“ verknüpfen.
Das heißt, dass alle Benutzer, die den Rollentyp „Vorstandsmitglied“ besitzen, Mitglied der Sicherheitsgruppe „Sicherheitsgruppe Personalabteilung“ werden und somit auf Vorgänge und Dokumente zugreifen können, deren Zugriff auf die Sicherheitsgruppe beschränkt ist.
Im Folgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie eine neue Sicherheitsgruppe erstellen und Benutzer zu Mitgliedern dieser Sicherheitsgruppe machen:
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Die Sicherheitsgruppe erstellen Sie im Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“.
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Im Dialogfenster „Rollentyp und Rechte“ legen Sie einen neuen Rollentyp fest. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Rollentypen erstellen und verwalten.
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Mit diesem Rollentyp verknüpfen Sie ein Recht, das für die eingerichtete Sicherheitsgruppe und die relevante Behörde gilt.
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Im Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ weisen Sie einzelnen Benutzern den neuen Rollentyp zu.
| Wenn ein Benutzer nicht über eine Rolle einer Sicherheitsgruppe zugewiesen ist, kann die Sicherheitsgruppe von dem Benutzer nicht gesehen werden und der Benutzer kann die Sicherheitsgruppe keinem bestimmten Dokument zuweisen. |
Rechte zur Mitgliedschaft einer Sicherheitsgruppe werden Ihnen im Abschnitt Archivzugang beschrieben.
Im folgenden Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sicherheitsgruppen und deren dazugehörigen Benutzer in F2 angezeigt werden.
Sicherheitsgruppen anzeigen
Wenn Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Sicherheitsgruppen klicken, können Sie sämtliche Sicherheitsgruppen einsehen.
Sie erhalten jedoch nur Zugriff auf Dokumente, die durch eine Sicherheitsgruppe geschützt sind, wenn Ihnen eine Rolle zugewiesen wurde, die Zugang zur Sicherheitsgruppe gibt. Als Administrator können Sie sich jedoch vorübergehend einer entsprechenden Sicherheitsgruppe zuweisen, wenn Sie ein durch eine Zugriffsbeschränkung geschütztes Dokument bearbeiten oder danach suchen möchten.
Sie können sich über den Menüpunkt Sicherheitsgruppen die Sicherheitsgruppen anzeigen lassen, die unter einer Behörde erstellt wurden.
Wenn die Organisation in F2 über mehrere Behörden verfügt, werden Ihnen diese in einer Übersicht der Sicherheitsgruppen angezeigt.
Sie können diese Übersicht über Sicherheitsgruppen nur dann einsehen, wenn Sie das Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ besitzen.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine gegebene Sicherheitsgruppe und danach auf Details anzeigen klicken, erscheint eine Übersicht der Teilnehmer der entsprechenden Sicherheitsgruppe.
In diesem Beispiel sind Birgit Frigge, Ioannis Floros und Hannah Rodek Mitglieder der „Sicherheitsgruppe Personalabteilung“.
Sicherheitsgruppe deaktivieren
Wenn Sie das Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ besitzen, können Sie Sicherheitsgruppen über den Menüpunkt „Sicherheitsgruppen“ auf dem Reiter „Administrator“ deaktivieren.
Im Dialogfenster ”Sicherheitsgruppen” wählen Sie über das Kontextmenü Deaktivieren… für die Sicherheitsgruppe, die Sie deaktivieren möchten.
Sie können eine inaktive Sicherheitsgruppe erneut aktivieren, indem Sie Aktivieren… im Kontextmenü wählen.
Wenn eine Sicherheitsgruppe inaktiv ist, können Sie diese nicht als Zugriffsbeschränkung für ein Dokument oder einen Vorgang verwenden. Die Deaktivierung hat jedoch keine Konsequenzen für Dokumente und Vorgänge, für welche die Sicherheitsgruppe bereits in Gebrauch ist.
Darüber hinaus können Mitglieder einer inaktiven Sicherheitsgruppe auf dieselbe Art wie bei einer aktiven Sicherheitsgruppe hinzugefügt und entfernt werden.