Kennzeichen einrichten

Im Haupt- und Dokumentenfenster können Benutzer ihre Arbeit mit Dokumenten mithilfe der Menügruppen zur persönlichen Kennzeichnung und der der Org.Einheit verwalten und organisieren. Wenn Sie das Recht „Kennzeichen verwalten“ besitzen, können Sie die Kennzeichen definieren, die Benutzer Dokumenten zuordnen können.

Abbildung 1. Beispiel für die persönliche Kennzeichnung eines Dokuments

Wenn Sie im Band des Reiters „Administrator” auf Kennzeichen klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Verwaltungskennzeichen erstellen, ändern und löschen können.

Abbildung 2. Der Menüpunkt „Kennzeichen“

Im Dialogfenster „Kennzeichen“ können Sie als Administrator Folgendes verwalten:

Neues Kennzeichen erstellen
Kennzeichentypen
Kennzeichenfarben
Reihenfolge der Kennzeichennummern
Kennzeichen löschen

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Kennzeichen“

Bei der Einrichtung eines neuen Verwaltungskennzeichens können Sie dessen Titel, Farbe und Priorität angeben. Über die Priorität legen Sie die Anzeigereihenfolge der Kennzeichen fest. Darüber hinaus können Sie Kennzeichen suchen und diese nach Priorität gruppieren lassen.

Das Verwaltungskennzeichen speichern Sie mit einem Klick auf OK.

Die Kennzeichen können von allen Benutzern der Organisation genutzt werden.

Abbildung 4. Kennzeichen benennen

Wenn Sie den Namen eines Kennzeichens ändern, ändert sich auch der Name in allen Dokumenten, in denen das Kennzeichen genutzt wird.

Beim Löschen eines Kennzeichens wird dieses auch aus allen Dokumenten entfernt, in denen es genutzt wird.

Wenn Sie als Administrator die Farbe eines Kennzeichens ändern, wird die Farbaktualisierung durch Drücken von Strg+F5 sofort in der Ergebnisliste angezeigt. Die Kennzeichenfarbe in den Steuerungslinien des Bands im Hauptfenster und im Kontextmenü sowie andere Änderungen an Kennzeichen werden erst nach einem Neustart von F2 aktualisiert.