Einführung in F2 Genehmigungen

Mit F2 Genehmigungen können Sie schnell und einfach die Qualität Ihrer Arbeit durch einen effizienten und übersichtlichen Genehmigungsverlauf sicherstellen. Das Modul trägt auch dazu bei, dass die formalen Prozesse einer Organisation für Genehmigungen eingehalten werden.

Sie können Genehmigungen nutzen, wenn eine oder mehrere Personen eine Arbeitsaufgabe formell genehmigen sollen. Das kann beispielsweise eine Tagesordnung einer Sitzung, interne Richtlinien oder eine Antwort an einen Bürger oder an eine Behörde sein.

cBrain F2 bietet auch das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung (Dokumentation auf Englisch verfügbar) an, welches das Einfügen einer Unterschrift in Schriftstücke sowie das Genehmigen dieser in nur einem Arbeitsgang ermöglicht.

Wer kann Genehmigungsverläufe erstellen?

Standardmäßig kann jeder F2-Benutzer einen Genehmigungsverlauf erstellen und wählen, wer das angehängte Material genehmigen soll, wer darüber informiert werden soll, sowie welche Fristen für die Genehmigung eingehalten werden sollen. Sie können zudem eine Genehmigungsvorlage konfigurieren, sodass Genehmigungen einem festen Verlauf folgen.

Ein Sekretariat kann Genehmigungen im Namen eines Genehmigers mit Schleuse verwalten. Lesen Sie mehr über F2 Genehmigungsschleuse.

Rollen in einem Genehmigungsverlauf

Bei einer Genehmigung gibt es zwei primäre Rollen:

  • Verantwortlicher: Der Benutzer, der die Genehmigung startet.

  • Genehmiger: Ein oder mehrere Benutzer oder Org.Einheiten, die das zugesendete Material genehmigen sollen.

Genehmiger sind mit einem Schritt im Genehmigungsverlauf verknüpft und können folgende Genehmigungshandlungen durchführen:

  • Genehmigen

  • Zurücksenden und ggf. bedingt genehmigen.

Genehmiger können Anmerkungen hinzufügen und den Genehmigungsverlauf steuern, indem sie die Genehmigung weiter- oder zurücksenden. Der Genehmiger kann bei einem Zurücksenden auch vorschlagen, an welchem Schritt die Genehmigung wiederaufgenommen werden soll. Somit hat der Genehmiger Kontrolle über den Genehmigungsverlauf.

Kopieempfänger

Sie können einem Genehmigungsschritt auch einen oder mehrere Kopieempfänger hinzufügen.

Im Namen eines anderen Benutzers genehmigen

Sie können im Namen eines anderen Benutzers genehmigen, wenn Ihnen „Im Namen von“-Berechtigungen gewährt wurden, oder im Namen einer Org.Einheit, wenn Ihre Org.Einheit als Genehmiger ausgewählt ist. Der Benutzer, dem „Im Namen von“-Berechtigungen zur Bearbeitung von Genehmigungen gewährt wurden, hat dieselben Handlungsmöglichkeiten wie der ursprüngliche Genehmiger.

Genehmigungen können Sie sowohl in F2 Desktop, in F2 Manager als auch in F2 Touch bearbeiten.

Schritte in einem Genehmigungsverlauf

Alle Genehmigungen bestehen aus mehreren Genehmigungsschritten. Die Anzahl der Schritte in einer Genehmigung richtet sich nach den Erfordernissen der jeweiligen Genehmigung. Sie können einen Genemigungsverlauf als Vorlage speichern.