Vorgangsordner
Die Dokumente eines Vorgangs können Sie in Vorgangsordnern ablegen, um diese in relevante Vorgangsunterordner aufzuteilen. Die Ordner befinden sich auf der linken Seite des Vorgangsfensters und die Dokumente eines gewählten Ordners auf der rechten Seite.
Der Hauptordner trägt immer den Namen des Vorgangs und kann nicht gelöscht werden. Alle neuen Dokumente des Vorgangs werden Ihnen in diesem Hauptordner angezeigt.
Ordner erstellen
Sie erstellen einen neuen Vorgangsordner, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, unter dem Sie den neuen Ordner erstellen möchten. Im Kontextmenü wählen Sie dann Ordner erstellen. Somit wird ein neuer Ordner erstellt und eine Ordnerstruktur aufgebaut.
Es besteht keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der Ordnerebenen.
In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für eine Ordnerstruktur dargestellt.
| Ordner werden alphanumerisch sortiert. Dies bedeutet, dass in Ordnernamen enthaltene Zahlen nach ihrem numerischen Wert sortiert werden. Dies stellt beispielsweise sicher, dass ein Ordner mit dem Namen „10“ nicht zwischen den Ordnern „1“ und „2“ platziert wird. |
Beachten Sie, dass sich im Ordner „Sachbearbeitung“ keine Dokumente befinden. Sie fügen Dokumente durch Ziehen und Loslassen einem Ordner hinzu. Alternativ können Sie diese mit der rechten Maustaste anwählen und über In den Vorgangsordner verschieben im Kontextmenü einem Ordner hinzufügen.
Das Dialogfenster „In den Vorgangsordner verschieben“ öffnet sich. Wählen Sie den Vorgangsordner aus, in dem Sie das Dokument ablegen möchten. Ihre Wahl bestätigen Sie mit einem Klick auf OK (siehe folgende Abbildung).
Ordner umbenennen
Sie können einen Ordner durch Anwählen per Rechtsklick und über Ordner umbenennen einen neuen Namen geben. Anschließend können Sie den Ordner beliebig umbenennen.
Ordner löschen
Sie können einen Ordner durch Anwählen per Rechtsklick über Ordner löschen entfernen. Die Dokumente eines gelöschten Ordners werden nicht gelöscht, sondern bleiben im Hauptordner des Vorgangs erhalten.
Ordnerstruktur anzeigen/ausblenden
Sie können die Ordnerstruktur eines Vorgangs verbergen, was nützlich sein kann, wenn Sie zum Beispiel eine unzweckmäßige Struktur erstellt haben oder einen Überblick über alle Dokumente möchten.
Die eingerichtete Vorgangsordnerstruktur wird Ihnen durch Klicken auf 
Ordnerstruktur anzeigen im Band des Vorgangsfensters angezeigt.
Durch Klicken auf 
Ordnerstruktur ausblenden im Band des Vorgangsfensters verbergen Sie die Ordnerstruktur und alle Dokumente werden Ihnen in einer Liste angezeigt.
Sie können einstellen, ob Vorgangsordner standardmäßig angezeigt werden sollen, wenn Sie das Vorgangsfenster öffnen. Die Einstellung dafür nehmen Sie im Reiter „Einstellungen“ unter dem Menüpunkt Optionen vor. Lesen Sie mehr über Einstellungsmöglichkeiten der Vorgangsordner.