Metadaten des Vorgangs anzeigen
Ein Vorgang kann auf zwei Arten angezeigt werden:
Das Layout des Vorgangs wird Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
Einfache Vorgangsansicht
Der Vorgang öffnet sich in der einfachen Vorgangsansicht, es sei denn, es wurde in Ihren persönlichen Einstellungen geändert. Einfache Vorgangsansicht bedeutet, dass einige Metadaten des Vorgangs nicht ausgeklappt sind.
Einen Vorgang können Sie durch Hinzufügen von Metadaten markieren. In der untenstehenden Tabelle werden die einzelnen Metadatenfelder der einfachen Vorgangsansicht vorgestellt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Geben Sie einen Betreff für den Vorgang an. |
„Verantwortlicher“ |
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Org.Einheit, der/die für den Vorgang verantwortlich ist. Verantwortliche Benutzer oder Org.Einheiten können Änderungen an den Metadaten des Vorgangs vornehmen. |
„Status“ |
Geben Sie an, ob der Vorgang in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. |
Erweiterte Vorgangsansicht
Öffnen Sie die erweiterte Vorgangsansicht, indem Sie auf 
Weitere Felder anzeigen klicken. Sie können ebenso Strg+L drücken, um die Vorgangsansicht zu erweitern oder zu schließen. Wenn die Vorgangsansicht erweitert ist, sind alle Metadatenfelder des Vorgangs ausgeklappt und daher sichtbar.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Felder der erweiterten Vorgangsansicht und deren Funktionen beschrieben.
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Erg. Sachbearbeiter“ |
Hier fügen Sie dem Vorgang Benutzer/Org.Einheiten/Teams als ergänzende Sachbearbeiter hinzu. Als ergänzender Sachbearbeiter eines Vorgangs erhalten Sie Zugriff auf den Vorgang und Berechtigungen, Metadaten des Vorgangs zu ändern. Sie können diese Berechtigungen nicht ändern, im Gegensatz zu dem Fall, wenn Sie einem Dokument als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. Lesen Sie mehr über ergänzende Sachbearbeiter. Benutzer, Org.Einheiten oder Teams werden nicht benachrichtigt, wenn sie einem Vorgang als ergänzende Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. |
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„Zugriffsbeschränkung“ |
Gibt dem Vorgangsverantwortlichen die Möglichkeit, den Zugriff auf den Vorgang und dessen Dokumente auf Sicherheitsgruppen, Benutzer, Org.Einheiten oder Teams des Vorgangs zu beschränken. Diese Zugriffsbeschränkung gilt standardmäßig für die Dokumente eines Vorgangs, die die Zugriffsbeschränkung „vererbt“ bekommen. Lesen Sie mehr über die Zugriffsbeschränkung in Dokumenten. |
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„Frist“ |
Gibt an, wann ein Vorgang abgeschlossen werden sein soll. |
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„Aktenzeichen“ |
Gibt an, welches Aktenzeichen mit dem Vorgang verknüpft ist.
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„Schlüsselwort“ |
Wird genutzt, um einen Vorgang zu markieren. Typischerweise werden Schlüsselwörter genutzt, um Vorgänge in einer Organisation zu strukturieren, sodass die Suche nach Vorgängen einfacher wird. |
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„Vorgangsbeteiligter“ |
Gibt die Beteiligten an, die in den Vorgang involviert sind. |
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„BBNr.“ |
Gibt an, ob der Vorgang eine einzelne Person oder ein Unternehmen betrifft. |
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„Sonderzeichen“ |
Gibt das Sonderzeichen an, mit dem der Vorgang verknüpft ist.
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„Vorher. Vorgangs-Nr.“ |
Gibt an, dass der Vorgang eine fortgesetzte Arbeit eines früheren Vorgangs ist. |
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„Externe ID“ |
Wird zur weiteren Identifikation des Vorgangs genutzt. Ein Beispiel hierfür könnte die Immatrikulationsnummer eines Studenten sein. |
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„Statusphase“ |
Wenn Sie Statusphasen für Ihre Vorgänge nutzen, können Sie den Status angeben, den der Vorgang zu einem gegebenen Zeitpunkt hat. Die Frist des Vorgangs wechselt mit jeder Statusphase. Dadurch gewährleisten Sie, dass die Fristen von Teilaufgaben eingehalten werden. Lesen Sie mehr über Statusphasen. |
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„Externer Zugriff“ |
Dieses Feld nutzen Sie, um Vorgänge mit externen Beteiligten zu teilen. Die Werte werden einer Werteliste entnommen und in Zusammenarbeit mit cBrain konfiguriert. |
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„Aussonderungsart“ |
Gibt an, ob und wann der Vorgang nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums entfernt werden kann/soll.
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Schreibzugriff auf Metadaten des Vorgangs
Sie können die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten, wenn Sie Schreibzugriff auf den Vorgang haben. Sie haben Schreibzugriff, wenn Sie ein Verantwortlicher oder ergänzender Sachbearbeiter für den Vorgang sind.
Ihr Schreibzugriff auf Vorgänge ist unabhängig von der Rolle, mit der Sie angemeldet sind. Wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, müssen Sie sich nicht unter der Org.Einheit anmelden, um Schreibzugriff auf den Vorgang zu erhalten, sondern haben diesen automatisch durch Ihre Jobrollen.
Zugriffsbeschränkung auf Vorgänge
Sie können einen Vorgang aufrufen und darauf zugreifen, wenn Sie Lesezugriff auf mindestens eines der Dokumente des Vorgangs haben. Darüber hinaus können Sie Dokumente jedem gegebenen Vorgang hinzufügen, es sei denn, dieser unterliegt eine Zugriffsbeschränkung. Wenn Sie keinen Zugriff auf den Vorgang haben und versuchen diesen zu öffnen, erscheint das Dialogfenster "Sie haben keinen Zugriff auf dieses Objekt".
Zugriff auf einen Vorgang beschränken
Sie können den Zugriff auf einen Vorgang und verknüpfte Dokumente auf bestimmte Benutzer beschränken, indem Sie diese Benutzer, Sicherheitsgruppen, Org.Einheiten oder Teams im Feld „Zugriffsbeschränkung“ eintragen.
Dokumente fallen unter die Zugriffsbeschränkung eines Vorgangs
Die Zugriffsbeschränkung eines Vorgangs wird standardmäßig auf die Dokumente des Vorgangs übertragen.
Im Feld „Vorgangszugriff beschränkt auf“ im Dokumentenfenster finden Sie Informationen zur Zugriffsbeschränkung des Vorgangs. Sie können wählen, ob das Dokument die Zugriffsbeschränkung des Vorgangs vererbt bekommen soll, indem Sie das Kontrollkästchen "Vorgangszugriff" ankreuzen.
Wenn Sie den Mauszeiger über das Hilfesymbol 
beim Kontrollkästchen „Vorgangszugriff“ halten, informiert ein Tooltipp Sie mit folgender Information: "Ein Häkchen im Vorgangszugriff bedeutet, dass die Zugangsbeschränkung des Vorgangs auf das Dokument übertragen wird."
