E-Mail

Wenn Sie eine neue E-Mail im einfachen Zustand erstellen, öffnet sich statt dem Dokumentenfenster das einfache Fenster „Neue E-Mail“ mit ausgeklappten Versandfeldern.

Im einfachen Zustand können Sie mit einem Klick im Band auf Anhängen auch Dateien von Ihrem eigenen PC anhängen.

Im Fenster „Neue E-Mail“ ist der Großteil der F2 Funktionalität im Zusammenhang mit der Vorgangsbearbeitung deaktiviert. Das bedeutet, dass Sie einfache E-Mails schneller erstellen und senden können als detaillierte E-Mails, jedoch sind einige Funktionen geändert:

Wenn Sie oben rechts in der Ecke auf Vorgangsbearbeitung klicken, wechselt das Fenster vom einfachen Zustand zum Dokumentenfenster, in dem die Versandmetadatenfelder ausgeklappt sind. Die E-Mail ist nun im detaillierten Zustand. Im Band des Dokumentenfenster sind alle Funktionen des Dokuments verfügbar.

E-Mails, die im einfachen Zustand versendet wurden, haben keinen Einfluss auf den Empfang der E-Mail. Eine E-Mail im einfachen Zustand, die Sie intern in F2 versenden, wird auf die gleiche Art und Weise, wie jede andere eingehende E-Mail, empfangen, und der Empfänger hat die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Das Zugriffsniveau für E-Mails im einfachen Zustand hängt vom Zugriffsniveau neuer Dokumente ab, das von der Organisation definiert wurde. Standardmäßig ist dieses auf „Beteiligte“ eingestellt.

Neue E-Mails öffnen sich im detaillierten Zustand, abhängig von Ihren persönlichen Einstellungen oder durch Klicken auf Vorgangsbearbeitung in einer E-Mail im einfachen Zustand.

In Verbindung mit der Erstellung einer E-Mail können Sie, ungeachtet dessen Zustands, folgende Informationen in den Metadatenfeldern angeben:

Sie können markierte Beteiligte zwischen den „An“-, „Cc“- und „Xbc“-Feldern mit Drag-and-drop kopieren.

Die Empfänger in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ können Sie sich in einer Liste anzeigen lassen, damit Sie als Absender den angegebenen Empfänger einer E-Mail einsehen können.

Mit einem Klick auf werden die Zeilen ausgeklappt und eine übersichtliche Liste über sämtliche Empfänger angezeigt.

Sie können sich die Eigenschaften eines hinzugefügten Beteiligten anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Beteiligten halten.

Sollte es sich um einen internen Beteiligten handeln, zeigt ein Tooltipp den Onlinestatus an, ob der Beteiligte „abwesend“ ist, sowie Informationen über die Jobrollen des Beteiligten.

Die Eigenschaften eines Beteiligten können Sie mit einem Rechtsklick auf den Beteiligten und der Auswahl von Eigenschaften anzeigen im Kontextmenü einsehen.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften. Der Name des Beteiligten ist Betreff des Dialogfensters.

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten im F2 Beteiligtenregister speichern möchten, geschieht das mit der Hilfe des Dialogfensters „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“.

Dabei können Sie einen Beteiligten erstellen oder einen unbekannten Beteiligten mit einem existierenden Beteiligten ersetzen, indem Sie entweder „Beteiligten erstellen“ oder „Gewählten Beteiligten ersetzen“ auswählen. Im Dialogfenster wählen Sie ebenso den Ablageort für einen Beteiligten.

Um zu den Beteiligten im Dialogfenster Stellung zu beziehen, markieren Sie zunächst einen oder mehrere Beteiligte(n). Nachdem Sie Stellung bezogen haben, wird der oder die Beteiligte von der Liste entfernt.

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten durch einen Beteiligten, der im Beteiligtenregister schon vorhanden ist, ersetzen möchten, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten ersetzen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“, in dem Sie nach einem existierenden Beteiligten suchen können.

Klicken Sie gegebenenfalls auf Ablageort wählen, um die markierten Beteiligten unter einem anderen Knoten im Beteiligtenregister zu erstellen als den in der Spalte „Ablageort“ vorgeschlagenen.

Klicken Sie unten rechts auf Beteiligte erstellen, um die markierten Beteiligten als neue Beteiligte im Beteiligtenregister zu erstellen.

Wenn die markierten Beteiligten nicht erstellt werden sollen, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten überspringen, wonach sie aus dem Dialogfenster entfernt werden. Sie können die Erstellung auch überspringen, indem Sie unten rechts im Dialogfenster auf Überspringen klicken. Wenn Sie das Dialogfenster das nächste Mal öffnen, erscheinen die Beteiligten erneut, sollten Sie sie noch nicht im Beteiligtenregister erstellt haben.

Klicken Sie auf Ablageort wählen im Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“, um das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“ zu öffnen. Hier wählen Sie per Doppelklick den gewünschten Ablageort für den Beteiligten aus. Alternativ können Sie den gewünschten Ablageort markieren und abschließend mit einem Klick auf OK bestätigen.

F2 schlägt Ihnen standardmäßig vor, einen neuen Beteiligten innerhalb des Knotens „Externe Beteiligte“ zu erstellen. Dies setzt jedoch das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ voraus, andernfalls kann der Beteiligte nur im Knoten „Private“ erstellt werden. Der vorgeschlagene Standardknoten kann im Zuge der Installation von F2 konfiguriert werden.

F2 kann so konfiguriert werden, dass Antworten von externen Beteiligten mit dem Dokument verknüpft werden, auf das sie sich beziehen. Diese Funktion ist Teil der F2-Installation und kann ein- und ausgeschaltet werden.

Wenn die Funktion aktiviert ist, wird die Antwort von der externen E-Mail-Adresse automatisch mit der ursprünglichen E-Mail verknüpft. Wenn das Dokument, mit dem die eingehende E-Mail verknüpft wird, eine Vorgangsnummer besitzt, wird es automatisch mit demselben Vorgang verknüpft.

Im Dokumentenfenster können Sie andere Dokumente aus derselben Korrespondenz einsehen. Unter dem Reiter „Erweitert“ finden Sie das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“, in dem eine Liste aufgeführt ist.

Ein Administrator kann einstellen, dass alle ausgehenden E-Mails einer Behörde die Dokumenten-ID und/oder Vorgangsnummer im Feld "Betreff" haben sollen. Lesen sie hier mehr.

Wenn F2 so eingerichtet ist, dass E-Mails von einem E-Mail-Server importiert werden sollen, wird den daraus erstellten Dokumenten automatisch ein Zugriffsniveau zugewiesen. Dies ist ein wichtiger Punkt, der von der F2-Organisation berücksichtigt werden sollte.

Für viele Organisationen kann es von Vorteil sein, dass E-Mails, die nicht privat sind, von allen Mitarbeitern eingesehen werden können, und dass diese E-Mails der Organisation zugänglich sind, wenn Mitarbeiter erkranken oder ihren Arbeitsplatz verlassen.

Standardmäßig ist F2 so eingerichtet, dass die Privatsphäre der einzelnen Benutzer respektiert wird. Dies bedeutet, dass F2 importierten E-Mails automatisch das Zugriffsniveau „Beteiligte“ zuweist. In der Praxis bedeutet dies, dass nur der Empfänger die entsprechende E-Mail einsehen kann, bis das Zugriffsniveau von diesem Benutzer erweitert wird.

Es ist auch möglich, dass in F2 importierte E-Mails standardmäßig das Zugriffsniveau der „Org.Einheit“ erhalten. Diese Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Das Zugriffsniveau für importierte E-Mails kann eingesehen und eingerichtet werden, wenn Sie den Reiter "Allgemein" im Dialogfenster „Optionen“ öffnen. Das Dialogfenster öffnet sich vom Reiter "Optionen" im Hauptfenster aus.

Dokumente, die beantwortet oder weitergeleitet werden, erhalten automatisch dasselbe Zugriffsniveau wie ein neuerstelltes Dokument. Wie bei neu erstellten Dokumenten, erhalten Sie dadurch auch die Möglichkeit, die Vorgangshilfe zu nutzen. Das jeweilige Zugriffsniveau variiert von Organisation zu Organisation und ist konfigurationsabhängig.

F2 kann so eingerichtet werden, dass E-Mails, die einer formellen Behandlung bedürfen, automatisch ein erweiterter Zugriff zugewiesen wird, während Sie Ihre privaten E-Mails privat verwalten können. Diese Einrichtung kann mit der Vorgangshilfe vorgenommen werden.

Wenn Sie eine importierte E-Mail, die einer formellen Behandlung bedarf, empfangen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen für die „Vorgangshilfe“ im Dokumentenfenster. Das Dokument muss dafür im Bearbeitungsmodus sein.

Lesen Sie mehr über die Vorgangshilfe und deren Funktionen.