Der Bericht „Alte, offene Vorgänge

Der Bericht „Alte, offene Vorgänge“ extrahiert Daten, die Ihnen einen Überblick über offene Vorgänge geben und einen eventuellen Aufräumbedarf anzeigen.

Standardeinrichtungen

Für die mit alten, offenen Vorgängen verknüpften Spalten stehen Ihnen vier verschiedene Berichteinrichtungen zur Verfügung. Die Einrichtungen basieren auf offenen Vorgängen und der Behörde, Org.Einheit oder dem Sachbearbeiter, der für sie verantwortlich ist.

Für jede Einrichtung wurde eine Reihe von Einschränkungen definiert, die einen genauen Auszug gewährleisten sollen. Es können verschiedene Einschränkungen hinzugefügt werden, wenn Daten gezogen werden sollen, beispielsweise für eine bestimmte Org.Einheit oder einen bestimmten Benutzer.

Die Einrichtungen und die dazugehörigen Einschränkungen werden im Folgenden beschrieben.

Die Standardeinrichtung „Vorlage”

Die Einrichtung „Vorlage” zeigt Ihnen alle offenen Vorgänge und deren Verantwortliche innerhalb eines gewählten Zeitraums an.

Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte Beschreibung

Vorgangsnr.

Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.

Betreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an.

Datum erstellt

Gibt das Datum, an dem der Vorgang erstellt wurde, an.

Schlüsselwort

Das oder die Schlüsselwörter, die in dem Feld „Schlüsselwort“ des Vorgangs angegeben sind.

Behörde

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.

Verantwortliche Org.Einheit

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.

Sachbearbeiter

Gibt den für den Vorgang verantwortlichen Sachbearbeiter an.

Einschränkung von „Vorlage”

Mit der Einschränkung der Einrichtung „Vorlage” definieren Sie, wann ein Vorgang frühestens erstellt worden sein soll.

Folgende Einschränkung ist einbezogen:

Einschränkung Beschreibung

Datum erstellt >= Erstellungsdatum wählen

Diese Einschränkung stellt sicher, dass nur Vorgänge angezeigt werden, die nach dem gewählten Datum erstellt wurden.

Die Standardeinrichtungen „Vorlage – pro Behörde/Org.Einheit/Sachbearbeiter”

Die Einrichtungen „Vorlage – per Behörde/Org.Einheit/Sachbearbeiter” zeigen Ihnen die Anzahl offener Vorgänge von Behörden, Org.Einheiten oder Sachbearbeitern an.

Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte Beschreibung

Behörde

Verantwortliche Org.Einheit

Sachbearbeiter

Gibt die/den für den Vorgang verantwortliche/n Behörde/Org.Einheit/Sachbearbeiter an.

Anzahl

Sammelt identische Ergebnisse in den ausgewählten Spalten und schickt die Summe zurück.

Einschränkung von „Vorlage – pro Behörde/Org.Einheit/Sachbearbeiter”

Mit der Einschränkung der Einrichtungen „Vorlage – pro Behörde/Org.Einheit/Sachbearbeiter” definieren Sie das früheste Datum, an dem die Vorgänge erstellt worden sein sollen, aus denen Sie Daten extrahieren möchten.

Folgende Einschränkung ist einbezogen:

Einschränkung Beschreibung

Datum erstellt >= Erstellungsdatum wählen

Diese Einschränkung stellt sicher, dass nur Vorgänge angezeigt werden, die nach dem gewählten Datum erstellt wurden.

Übersicht über Spalten

Spalten, die im Bericht „Alte, offene Vorgänge“ verfügbar sind, enthalten folgende Details:

  • Name: Name der Spalte in der cPort-Übersicht und bei Datenauszügen direkt in cPort und Excel.

  • Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.

  • Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).

  • Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.

Name Beschreibung Format Beispiele

Vorgangsnr.

Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.

Zahl

2021 - 3

2021 - 57

Betreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an.

Text

Vorstandssitzung

IFG Anfragen

Datum erstellt

Gibt das Datum der Erstellung des Vorgangs an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Schlüsselwort

Das oder die Schlüsselwörter, die in dem Feld „Schlüsselwort“ des Vorgangs angegeben sind.

Text

Beschluss

Personal; Lohn

Aktenzeichen

Gibt das Aktenzeichen des Vorgangs an.

Text

Gewerbe-bedingungen

07 – Abfall und Recycling

Behörde

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.

Text

Dok Behörde

Digitale Behörde

Verantwortliche Org. Einheit

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.

Text

Personalabteilung

Qualitätskontrolle

Sach-bearbeiter

Gibt den für Vorgang verantwortlichen Benutzer an.

Text

Florian Lutz

Simone Meyer

Abgeschlossen Monate

Gibt die Anzahl ganzer Monate an, die seit Abschluss des Vorgangs vergangen sind.

Zahl

3

16

Anzahl

Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Zahl

2

34