Einrichtungen anpassen und speichern
Sie können die Spalten ändern, die in eine Einrichtung einfließen und so Ad-hoc-Berichte erstellen. Dabei handelt es sich um Berichte, die nicht über eine Einrichtung vordefiniert sind. Statt einer Standardeinrichtung für einen Bericht unter „Einrichtung“ können Sie „Keine Einrichtung“ wählen.
Im Bereich „Spalten auswählen“ finden Sie zwei Arbeitsbereiche. Der Bereich auf der linken Seite beinhaltet die Spalten, die in einem Bericht enthalten sein können. Der Bereich auf der rechten Seite ist von Beginn an leer. Wenn Sie eine Berichteinrichtung ausgewählt haben, sehen Sie rechts die Spalten, die in der Einrichtung enthalten sind (siehe folgende Abbildung).
Klicken Sie auf die gewünschte Spalte und anschließend auf das Pfeilsymbol 
.
Sie können auch mehrere Spalten auf einmal hinzufügen oder entfernen. Halten Sie dazu Strg oder Shift gleichzeitig gedrückt, während Sie die Spalten markieren.
Sie können die Reihenfolge der ausgewählten Spalten beliebig ändern. Klicken Sie dazu auf eine Spalte und anschließend auf die Pfeilsymbole 
, um die gewünschte Position im Bericht festzulegen. Je weiter oben, die Spalte auf der Liste steht, desto weiter links wird sie im Datenauszug angezeigt. Der fertige Bericht wird automatisch nach der Spalte, die am weitesten links steht, alphabetisch, numerisch oder chronologisch sortiert.
Sie können unterschiedliche Beschränkungen für den Datenauszug festlegen.
Wenn Sie die Einrichtung eines Ad-hoc-Berichts wiederverwenden möchten, können Sie diese vorteilhaft als eine neue Standardeinrichtung speichern.
Die Spalte „Anzahl“
Viele Berichte enthalten die Spalte „Anzahl“, in der die Ergebnisse kumuliert werden. Diese Spalte ist in bestimmten Fällen nützlich, wenn der Auszug für Statistiken über die Gesamtzahl identischer Daten in der Datenbank verwendet werden soll. Es ist daher nicht sinnvoll, sowohl „Anzahl“ als auch Spalten zu extrahieren, die wahrscheinlich mit einzigartigen Daten gefüllt werden, z. B. Spalten mit Datumsangaben, die die Uhrzeit einschließlich Minuten und Sekunden enthalten.
Ein Beispiel für die Anwendung von „Anzahl“: Der Abteilungsleiter für IT, Florian Lutz, möchte eine Statistik darüber erstellen, wer in seiner Abteilung innerhalb des letzten Kalenderjahres Personalsuchen durchgeführt hat. Er erstellt dafür einen Datenauszug in cPort mit dem Bericht „Alle Vorgangsfelder“, für das er eine Ad-hoc-Einrichtung verwendet.
Die folgenden Spalten sind relevant für Hans und werden dem Bericht hinzugefügt:
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Verantwortlicher
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Status
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Anzahl
Die Spalte „Anzahl“ zeigt Florian Lutz, wie viele offene und abgeschlossene Vorgänge jeder Verantwortliche hat. Da der Auszug jedoch eine zu große Bandbreite an Daten liefert, fügt Florian Lutz dem Aufbau die folgenden Einschränkungen hinzu:
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Verantwortliche Org.Einheit = IT
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Schlüsselwort = Personal
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Erstellt zwischen dem 01.01.2021 und 31.12.2021
Auf diese Weise werden nur die relevanten Vorgänge berücksichtigt. Beispielsweise könnte der Auszug Florian Lutz zeigen, dass seine Mitarbeiterin Ella Wagner zum Zeitpunkt des Datenauszugs sieben abgeschlossene Personalvorgänge im Jahr 2021 hatte.
Neue Standardeinrichtung in cPort speichern
Sie können die Berichteinrichtungen individuell mit Namen versehen und für späteren Gebrauch speichern. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie eine Einrichtung regelmäßig verwenden möchten.
Die Grundlage für eine neue Einrichtung kann eine bereits existierende Einrichtung sein, die von Ihnen geändert und daraufhin gespeichert wird. Mit einem Klick auf Speichern, überschreiben Sie die bestehende Einrichtung. Mit einem Klick auf Speichern als können Sie die Einrichtung unter einem anderen Namen als neue Standardeinrichtung speichern.
Sie können auch aus einem Ad-hoc-Bericht, also einem Bericht der Einrichtung „Keine Einrichtung“, eine Standardeinrichtung erstellen. Wählen Sie hierzu die gewünschten Spalten und eventuelle Beschränkungen aus. Speichern Sie diese Einrichtung mit einem Klick auf Speichern als als neue Standardeinrichtung.
