Bericht „Zugriffslog“

Der Bericht „Zugriffslog“ extrahiert Daten, die über die Benutzerhandlungen in Bezug auf Vorgänge, Dokumente, Schriftstücke und andere Elemente in F2, wie Chats und Vermerke, protokolliert werden. F2 protokolliert alle Suchvorgänge und Aufrufe sowie alle Änderungen beispielsweise am Inhalt von Schriftstücken oder an Schlüsselwörtern von Vorgängen.

Standardeinrichtungen

Für den Bericht „Zugriffslog“ sind drei Einrichtungen verfügbar. Diese basieren auf der Suche nach und dem Aufruf von Dokumenten verschiedener Typen und ihren möglichen zugehörigen Schriftstücken, und ihre Beschränkungen stellen sicher, dass nur diese Handlungen extrahiert werden. Sie können weitere Beschränkungen hinzufügen, beispielsweise um Auszüge über bestimmte Benutzer oder einen bestimmten Zeitraum zu erstellen. Nachfolgend werden die Einrichtungen und die damit verbundenen Beschränkungen beschrieben.

Standardeinrichtung „Aufrufe“

Die Einrichtung „Aufrufe“ zeigt eine Liste von Aufrufen von Dokumenten, Schriftstücken und Vermerken durch verschiedene Benutzer.

Folgende Spalten sind Teil der Einrichtung:

Spalte Beschreibung

Zeitpunkt

Gibt den Zeitpunkt des Aufrufs an.

Handlung

Gibt an, ob ein Dokument, Schriftstück oder etwas anderes dargestellt wurde.

Benutzername

Gibt den Benutzernamen des Benutzers an, der das Dokument gesehen hat.

ID-Nr.

Gibt die ID-Nr. des dargestellten Dokuments an.

Vorgangsnr.

Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an, dem der angezeigte Vorgang zugeordnet ist.

Vorgangsbetreff

Gibt den Vorgangsbetreff des Vorgangs an, dem das angezeigte Vorgang zugeordnet ist.

Dokumentennummer

Gibt die fortlaufende Nummer, die ein Dokument bei der Registrierung erhält, an.

Dokumentenbetreff

Gibt den Betreff des dargestellten Dokuments an.

Schriftstücktitel

Gibt den Betreff des dargestellten Schriftstücks an.

Beschränkungen für „Aufrufe“

Mit Beschränkungen in der Einrichtung „Aufrufe“ legen Sie fest, welche Art von Handlungen in der Liste angezeigt werden sollen.

Folgende Beschränkungen sind einbezogen:

Beschränkung Beschreibung

Ist Zugriffslog = 1

Diese Beschränkung sorgt dafür, dass alle Aufrufe in den Ergebnissen angezeigt werden.

Ist Suche = 0

Diese Beschränkung schließt Suchen von den Ergebnissen aus.

Standardeinrichtung „Suchen“

Die Einrichtung „Suchen“ zeigt eine Liste aller von verschiedenen Benutzern durchgeführten Suchen.

Die folgenden Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte Beschreibung

Zeitpunkt

Gibt den Zeitpunkt der Suche an.

Handlung

Gibt an, welche Art von Suche durchgeführt wurde.

Benutzername

Gibt den Benutzernamen des Benutzers an, welcher die Suche durchgeführt hat.

Suchstring

Gibt die Suchkriterien an, die für die Suche verwendet wurden.

Beschränkungen für „Suchen“

Mit Beschränkungen in der Einrichtung ”Suchen” legen Sie fest, dass nur Suchen angezeigt werden sollen.

Folgende Beschränkung ist einbezogen:

Beschränkung Beschreibung

Ist Suche = 0

Diese Beschränkung schließt Suchen von den Ergebnissen aus.

Übersicht über Spalten

In der folgenden Tabelle sind die Spalten aufgeführt, die beim Einrichten des Berichts „Zugriffslog“ verfügbar sind.

  • Name: Name der Spalte in cPort und bei Datenauszügen direkt in F2 und nach Excel.

  • Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.

  • Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).

  • Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.

Das Datum kann ein anderes Format haben als hier angegeben, wenn Sie es nach Excel exportieren.
Einige Spalten sind mit den technischen Bezeichnungen der Elemente in F2 gefüllt, die nicht unbedingt die aus der F2-Schnittstelle bekannten Bezeichnungen sind. Dies ist unter anderem der Fall für den Registrierungsstatus des Dokuments.
Name Beschreibung Format Beispiele

Dokumentennummer

Gibt die fortlaufende Nummer an, die einem Dokument in Verbindung mit dessen Registrierung zugewiesen wurde.

Zahl

7

12

Dokumentenbetreff

Gibt den Betreff des Dokuments an, für den eine Handlung ausgeführt wurde.

Text

Kundengespräch

Bürgeranfrage

Attributname

Gibt an, welche Eigenschaften möglicherweise von einer Handlung betroffen wurden.

Text

Archiviert

Schriftstücktyp

Beschreibung

Gibt detaillierte Informationen an, die für die jeweilige Handlung relevant sind, wie beispielsweise die Schlüsselwörter oder Namen von Beteiligten, die einem Dokument hinzugefügt wurde.

Text

Sitzungsprotokoll steht am 20. Oktober 2021 zur Verfügung.

Florian Lutz

Benutzer-ID

Gibt die eindeutige Benutzer-ID der Person an, welche die Handlung ausgeführt hat.

Zahl

100141

100029

Benutzername

Gibt den Namen des Benutzers an, welcher die Handlung ausgeführt hat.

Text

Anna Schneider

Bassam Celil

BBNr.

Gibt die BBNr. an, die dem Dokument zugeordnet ist, in dem eine Handlung vorgenommen wurde.

Zahl

123456-1234

Schriftstücktitel

Gibt den Titel des Schriftstücks an, in dem eine Handlung vorgenommen wurde.

Text

Tagesordnung.docx

Akteneinsicht.pdf

Ist Zugriffslog

Gibt an, ob eine Handlung ein Aufruf ist.

Zahl

0 (Nein)

1 (Ja)

Ist Suche

Gibt an, ob eine Handlung eine Suche ist.

Zahl

0 (Nein)

1 (Ja)

Handlung

Zeigt die protokollierte Handlung an.

Text

Vorgang erstellt

Schlüsselwörter hinzugefügt

Handlungstyp

Gibt den angegebenen Handlungstyp als Zahl an.

Zahl

2

45

ID-Nr.

Zeigt die ID-Nr. des Dokuments an.

Zahl

64

339

Vorgangsnr.

Gibt die Nummer des für eine Handlung relevanten Vorgangs an.

Zahl

2021 - 12

2020 - 78

Vorgangsbetreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an, der für eine Handlung relevant ist.

Text

Vorstandssitzung

Bürgeranfragen

Suchstring

Gibt die Parameter einer Suche an. Diese Spalte ist nur für Suchhandlungen relevant.

Text

Archiv: Kennzeichen („Persönlich: Dringend”);

Zeitpunkt

Gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Handlung ausgeführt wurde.

Datum

26.01.2021
12:30:00

12.11.2021
08:45:10

Anzahl

Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Zahl

2

64

Die Standardeinrichtung „Ereignisprotokoll“

Die Einrichtung „Ereignisprotokoll“ zeigt eine Liste von Handlungen an, die auf Dokumenten und Vorgängen durchgeführt wurden. Sie zeigt auch in den Dialogfenstern "Ereignisprotokoll: Dokument" und "Ereignisprotokoll: Vorgang" durchgeführte Handlungen. Sie öffnen die Dialogfenster über das Dokumenten- und Vorgangsfenster. Die Einrichtung „Ereignisprotokoll“ unterscheidet sich von den anderen Protokolldialogfenstern, indem sie endgültige Löschungen von Vorgängen, Dokumenten und Schriftstücken einbeziehen.

Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte Beschreibung

Zeitpunkt

Gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Handlung ausgeführt wurde.

Handlung

Beschreibt die stattgefundene Handlung.

Benutzername

Gibt den Namen des Benutzers an, welcher die Handlung ausgeführt hat.

ID-Nr.

Gibt die ID-Nr. des Dokuments an.

Vorgangsnr.

Gibt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.

Vorgangsbetreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.

Dokumentennummer

Gibt die fortlaufende Nummer, die ein Dokument bei der Registrierung erhält, an.

Dokumentenbetreff

Gibt den Betreff des Dokuments an.

Schriftstückbetreff

Gibt den Betreff des Schriftstücks an.

Beschränkungen von „Ereignisprotokoll“

Mit Beschränkungen in der Einrichtung „Ereignisprotokoll“ legen Sie fest, welche Elemente in der Liste angezeigt werden sollen.

Folgende Beschränkungen sind einbezogen:

Beschränkung Beschreibung

Ist Zugriffslog = 0

Diese Beschränkung schließt Aufrufe von den Ergebnissen aus.

Ist Suche = 0

Diese Beschränkung schließt Suchen von den Ergebnissen aus.