Bericht „Zugriffslog“
Der Bericht „Zugriffslog“ extrahiert Daten, die über die Benutzerhandlungen in Bezug auf Vorgänge, Dokumente, Schriftstücke und andere Elemente in F2, wie Chats und Vermerke, protokolliert werden. F2 protokolliert alle Suchvorgänge und Aufrufe sowie alle Änderungen beispielsweise am Inhalt von Schriftstücken oder an Schlüsselwörtern von Vorgängen.
Standardeinrichtungen
Für den Bericht „Zugriffslog“ sind drei Einrichtungen verfügbar. Diese basieren auf der Suche nach und dem Aufruf von Dokumenten verschiedener Typen und ihren möglichen zugehörigen Schriftstücken, und ihre Beschränkungen stellen sicher, dass nur diese Handlungen extrahiert werden. Sie können weitere Beschränkungen hinzufügen, beispielsweise um Auszüge über bestimmte Benutzer oder einen bestimmten Zeitraum zu erstellen. Nachfolgend werden die Einrichtungen und die damit verbundenen Beschränkungen beschrieben.
Standardeinrichtung „Aufrufe“
Die Einrichtung „Aufrufe“ zeigt eine Liste von Aufrufen von Dokumenten, Schriftstücken und Vermerken durch verschiedene Benutzer.
Folgende Spalten sind Teil der Einrichtung:
Spalte | Beschreibung |
---|---|
Zeitpunkt |
Gibt den Zeitpunkt des Aufrufs an. |
Handlung |
Gibt an, ob ein Dokument, Schriftstück oder etwas anderes dargestellt wurde. |
Benutzername |
Gibt den Benutzernamen des Benutzers an, der das Dokument gesehen hat. |
ID-Nr. |
Gibt die ID-Nr. des dargestellten Dokuments an. |
Vorgangsnr. |
Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an, dem der angezeigte Vorgang zugeordnet ist. |
Vorgangsbetreff |
Gibt den Vorgangsbetreff des Vorgangs an, dem das angezeigte Vorgang zugeordnet ist. |
Dokumentennummer |
Gibt die fortlaufende Nummer, die ein Dokument bei der Registrierung erhält, an. |
Dokumentenbetreff |
Gibt den Betreff des dargestellten Dokuments an. |
Schriftstücktitel |
Gibt den Betreff des dargestellten Schriftstücks an. |
Beschränkungen für „Aufrufe“
Mit Beschränkungen in der Einrichtung „Aufrufe“ legen Sie fest, welche Art von Handlungen in der Liste angezeigt werden sollen.
Folgende Beschränkungen sind einbezogen:
Beschränkung | Beschreibung |
---|---|
Ist Zugriffslog = 1 |
Diese Beschränkung sorgt dafür, dass alle Aufrufe in den Ergebnissen angezeigt werden. |
Ist Suche = 0 |
Diese Beschränkung schließt Suchen von den Ergebnissen aus. |
Standardeinrichtung „Suchen“
Die Einrichtung „Suchen“ zeigt eine Liste aller von verschiedenen Benutzern durchgeführten Suchen.
Die folgenden Spalten sind in der Einrichtung enthalten:
Spalte | Beschreibung |
---|---|
Zeitpunkt |
Gibt den Zeitpunkt der Suche an. |
Handlung |
Gibt an, welche Art von Suche durchgeführt wurde. |
Benutzername |
Gibt den Benutzernamen des Benutzers an, welcher die Suche durchgeführt hat. |
Suchstring |
Gibt die Suchkriterien an, die für die Suche verwendet wurden. |
Übersicht über Spalten
In der folgenden Tabelle sind die Spalten aufgeführt, die beim Einrichten des Berichts „Zugriffslog“ verfügbar sind.
-
Name: Name der Spalte in cPort und bei Datenauszügen direkt in F2 und nach Excel.
-
Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.
-
Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).
-
Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.
Das Datum kann ein anderes Format haben als hier angegeben, wenn Sie es nach Excel exportieren. |
Einige Spalten sind mit den technischen Bezeichnungen der Elemente in F2 gefüllt, die nicht unbedingt die aus der F2-Schnittstelle bekannten Bezeichnungen sind. Dies ist unter anderem der Fall für den Registrierungsstatus des Dokuments. |
Name | Beschreibung | Format | Beispiele |
---|---|---|---|
Dokumentennummer |
Gibt die fortlaufende Nummer an, die einem Dokument in Verbindung mit dessen Registrierung zugewiesen wurde. |
Zahl |
7 12 |
Dokumentenbetreff |
Gibt den Betreff des Dokuments an, für den eine Handlung ausgeführt wurde. |
Text |
Kundengespräch Bürgeranfrage |
Attributname |
Gibt an, welche Eigenschaften möglicherweise von einer Handlung betroffen wurden. |
Text |
Archiviert Schriftstücktyp |
Beschreibung |
Gibt detaillierte Informationen an, die für die jeweilige Handlung relevant sind, wie beispielsweise die Schlüsselwörter oder Namen von Beteiligten, die einem Dokument hinzugefügt wurde. |
Text |
Sitzungsprotokoll steht am 20. Oktober 2021 zur Verfügung. Florian Lutz |
Benutzer-ID |
Gibt die eindeutige Benutzer-ID der Person an, welche die Handlung ausgeführt hat. |
Zahl |
100141 100029 |
Benutzername |
Gibt den Namen des Benutzers an, welcher die Handlung ausgeführt hat. |
Text |
Anna Schneider Bassam Celil |
BBNr. |
Gibt die BBNr. an, die dem Dokument zugeordnet ist, in dem eine Handlung vorgenommen wurde. |
Zahl |
123456-1234 |
Schriftstücktitel |
Gibt den Titel des Schriftstücks an, in dem eine Handlung vorgenommen wurde. |
Text |
Tagesordnung.docx Akteneinsicht.pdf |
Ist Zugriffslog |
Gibt an, ob eine Handlung ein Aufruf ist. |
Zahl |
0 (Nein) 1 (Ja) |
Ist Suche |
Gibt an, ob eine Handlung eine Suche ist. |
Zahl |
0 (Nein) 1 (Ja) |
Handlung |
Zeigt die protokollierte Handlung an. |
Text |
Vorgang erstellt Schlüsselwörter hinzugefügt |
Handlungstyp |
Gibt den angegebenen Handlungstyp als Zahl an. |
Zahl |
2 45 |
ID-Nr. |
Zeigt die ID-Nr. des Dokuments an. |
Zahl |
64 339 |
Vorgangsnr. |
Gibt die Nummer des für eine Handlung relevanten Vorgangs an. |
Zahl |
2021 - 12 2020 - 78 |
Vorgangsbetreff |
Gibt den Betreff des Vorgangs an, der für eine Handlung relevant ist. |
Text |
Vorstandssitzung Bürgeranfragen |
Suchstring |
Gibt die Parameter einer Suche an. Diese Spalte ist nur für Suchhandlungen relevant. |
Text |
Archiv: Kennzeichen („Persönlich: Dringend”); |
Zeitpunkt |
Gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Handlung ausgeführt wurde. |
Datum |
26.01.2021 12.11.2021 |
Anzahl |
Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten. |
Zahl |
2 64 |
Die Standardeinrichtung „Ereignisprotokoll“
Die Einrichtung „Ereignisprotokoll“ zeigt eine Liste von Handlungen an, die auf Dokumenten und Vorgängen durchgeführt wurden. Sie zeigt auch in den Dialogfenstern "Ereignisprotokoll: Dokument" und "Ereignisprotokoll: Vorgang" durchgeführte Handlungen. Sie öffnen die Dialogfenster über das Dokumenten- und Vorgangsfenster. Die Einrichtung „Ereignisprotokoll“ unterscheidet sich von den anderen Protokolldialogfenstern, indem sie endgültige Löschungen von Vorgängen, Dokumenten und Schriftstücken einbeziehen.
Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:
Spalte | Beschreibung |
---|---|
Zeitpunkt |
Gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Handlung ausgeführt wurde. |
Handlung |
Beschreibt die stattgefundene Handlung. |
Benutzername |
Gibt den Namen des Benutzers an, welcher die Handlung ausgeführt hat. |
ID-Nr. |
Gibt die ID-Nr. des Dokuments an. |
Vorgangsnr. |
Gibt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist. |
Vorgangsbetreff |
Gibt den Betreff des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist. |
Dokumentennummer |
Gibt die fortlaufende Nummer, die ein Dokument bei der Registrierung erhält, an. |
Dokumentenbetreff |
Gibt den Betreff des Dokuments an. |
Schriftstückbetreff |
Gibt den Betreff des Schriftstücks an. |
Beschränkungen von „Ereignisprotokoll“
Mit Beschränkungen in der Einrichtung „Ereignisprotokoll“ legen Sie fest, welche Elemente in der Liste angezeigt werden sollen.
Folgende Beschränkungen sind einbezogen:
Beschränkung | Beschreibung |
---|---|
Ist Zugriffslog = 0 |
Diese Beschränkung schließt Aufrufe von den Ergebnissen aus. |
Ist Suche = 0 |
Diese Beschränkung schließt Suchen von den Ergebnissen aus. |