Bericht „Alle Dokumentenfelder“

Der Bericht „Alle Dokumentenfelder“ extrahiert alle Metadaten, die in Dokumenten vorhanden sind. Enthalten sind sowohl explizite als auch implizite Daten: Wenn zum Beispiel ein Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ auf dem Dokument angegeben ist, ist es möglich, sowohl den Namen des Benutzers (explizite Daten) mit der Spalte „Verantwortlicher“ zu extrahieren, als auch die Org.Einheit, in der der Benutzer eine Jobrolle hat (implizite Daten) mit der Spalte „Verantwortliche Org.Einheit“.

„Alle Dokumentenfelder“ sind mit einer einzigen Berichteinrichtung versehen, die alle Spalten umfasst und keine Beschränkungen hat.

Übersicht über Spalten

In der folgenden Tabelle sind die Spalten aufgeführt, die beim Einrichten des Berichts „Alle Dokumentenfelder“ verfügbar sind.

Name: Name der Spalte in cPort und bei Datenauszügen direkt in F2 und nach Excel.
Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.
Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).
Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.

Das Datum kann ein anderes Format haben als hier angegeben, wenn Sie es nach Excel exportieren.

Einige Spalten sind mit den technischen Bezeichnungen der Elemente in F2 gefüllt, die nicht unbedingt die aus der F2-Benutzeroberfläche bekannten Bezeichnungen sind. Dies ist unter anderem der Fall für den Registrierungsstatus des Dokuments.

Name	Beschreibung	Format	Beispiele
Zugriff	Zeigt das Zugriffsniveau des Dokuments an.	Text	Beteiligte Qualitätskontrolle (Org.Einheit) Alle
Dokumentenform	Zeigt die Form des Dokuments an.	Text	Empfangene E-Mail Gesperrtes Dokument
Dokumentennummer	Gibt die fortlaufende Nummer an, die einem Dokument in Verbindung mit dessen Registrierung zugewiesen wurde.	Zahl	7 12
Dokumententyp	Zeigt den Dokumententyp an, ob ein Dokument intern, eingehend oder ausgehend ist.	Text	Intern Ausgehend
Aktuelle Platzierung	Zeigt an, wo sich das Dokument im Augenblick befindet.	Text	Sachbearbeiter Org.Einheit
Verantwortlicher	Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Verantwortlicher“ eines Dokuments angegeben ist.	Text	Florian Lutz Anna Schneider
Verantwortliche Org.Einheit	Zeigt die verantwortliche Org.Einheit im Feld „Verantwortlicher“ des Dokumentenfensters an. Wenn ein Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ angegeben ist, wird hier die Org.Einheit des verantwortlichen Benutzers angezeigt.	Text	Qualität Digitalisierung
Archivbereich	Zeigt den Ort des Dokuments an: „Archiv“ „Bibliothek“ „Meine gelöschten Dokumente“ „Meine privaten Dokumente“	Text	Archiv Bibliothek
Xbc	Zeigt die Xbc-Empfänger einer E-Mail an.	Text	Simone Meyer Anna Schneider
Anfrage	Zeigt an, ob es eine Anfrage in dem Dokument gibt.	Text	True (Ja) False (Nein)
Anfrage abgeschlossen	Zeigt an, ob eine Anfrage abgeschlossen ist.	Text	True (Ja) False (Nein)
Anfrageersteller	Zeigt den Ersteller (Benutzer oder Org.Einheit) der Anfrage an.	Text	Anna Schneider Finanzen (Org.Einheit)
Anfragefrist	Zeigt das Datum und den Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ einer Anfrage angegeben wurde.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Anfrageempfänger	Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageempfänger“ einer Anfrage angegeben ist.	Text	Florian Lutz Qualitätskontrolle (Org.Einheit)
Anfragestatus	Zeigt den Status der Anfrage an.	Text	Gesendet Akzeptiert Ausgeführt
Beschreibung	Zeigt den Text an, der im Textfeld einer Anfrage eingetragen wurde.	Text	Könnten Sie eine Rede für unsere Aktionärsversammlung ausarbeiten?
Anfragetyp	Gibt den Typ einer Anfrage an.	Text	Referatsantwort Zur Information
Anfrageausführer	Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageausführender“ einer Anfrage angegeben ist.	Text	Florian Lutz Rechtsabteilung (Org.Einheit)
Briefdatum	Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Briefdatums“ eines Dokuments angegeben sind.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Cc	Zeigt Cc-Empfänger einer E-Mail an.	Text	Simone Meyer Florian Lutz
BBNr.	Zeigt eine BB-Nummer an.	Zahl	12345678
Schriftstücke gesperrt	Zeigt an, ob Schriftstücke eines Dokuments gesperrt sind.	Text	True (Ja) False (Nein)
Externer Zugriff	Zeigt den externen Zugriff auf ein Dokument an.	Text	Offen Teilweise offen Geschlossen
E-Mail-Betreff	Zeigt den Betreff einer E-Mail an.	Text	Zusammenfassung des Kundengesprächs
Schlüsselwort	Zeigt das oder die Schlüsselwörter an, die im Feld „Schlüsselwort“ eines Dokuments.	Text. Mehrere Schlüsselwörter werden durch Semikolon voneinander getrennt	Qualitätsbericht Klage; Akteneinsicht
Erinnerungsdatum	Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Erinnerungs-datum“ eines Dokuments angegeben sind.	Datum	26/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Von	Zeigt den Absender (Benutzer, externer Absender oder Org.Einheit) an, der im Feld „Von“ eines Dokuments angegeben ist.	Text	Simone Meyer Qualitätskontrolle (Org.Einheit) Florian Lutz
Frist	Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ eines Dokuments angegeben sind.	Datum	26/11/2020 12:30:00
Dokumenten-ID	Zeigt die ID-Nr. des Dokuments an.	Zahl	38056 1241
Registriert	Zeigt an, ob das Dokument registriert ist.	Text	True (Ja) False (Nein)
Empfangen am	Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Empfangen am“ eines Dokuments angegeben sind.	Datum	12/11/2020 08:45:10
Erstellt von	Zeigt den Benutzer an, der das Dokument erstellt hat.	Text	Anna Schneider Florian Lutz
Erstellt am	Zeigt das Datum an, das im Feld „Erstellt am“ eines Dokuments angegeben ist.	Datum	17/09/2020
Ursprünglicher Pfad	Gibt den Pfad an, über den das Dokument mittels Schriftstückimport vom Server übertragen wurde. Sie können dadurch einsehen, wo das Schriftstück des Dokuments zuvor abgelegt war, bevor es in F2 importiert wurde.	Text	Server/Schriftstück
Vermerke	Zeigt an, ob sich ein Vermerk in einem Dokument befindet.	Text	True (Ja) False (Nein)
Vorgangsschlüsselwort	Zeigt das Schlüsselwort des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.	Text (mehrere Schlüsselwörter werden durch Semikolon voneinander getrennt	Qualitätsbericht Klage; Akteneinsicht
Vorgangsverlaufstyp	Gibt den Typ des Vorgangsverlaufs des Vorgangs an, mit dem ein Dokument verknüpft ist.	Text	Staatsbürgerschaft Sachbearbeitung
Vorgangshilfe	Gibt an, ob die Vorgangshilfe im Dokument aktiviert ist.	Text	True (Ja) False (Nein)
Vorgangsordner	Zeigt den Titel des Vorgangsordners an, in dem das Dokument abgelegt ist.	Text	4. Quartalstreffen Anhörung
Vorgangsnummer	Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.	Zahl	2021 - 746
Vorgangsbetreff	Zeigt den Betreff des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.	Text	Vorstandssitzung Kleine Anfrage
Gesendet	Zeigt Datum und Zeitpunkt an, wann das Dokument gesendet wurde.	Datum	17/10/2021 31/03/2020
Zuletzt geändert	Zeigt Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung am Dokument an.	Datum	17/01/2021 31/03/2020
Sichere E-Mail	Zeigt an, ob die E-Mail an einen externen Empfänger sicher gesendet wurde.	Text	True (Ja) False (Nein)
Gelöscht von	Zeigt den Benutzer an, der das Dokument gelöscht hat.	Text	Simone Meyer Anna Schneider
Status	Gibt den Status eines Dokuments an.	Text	InProgress (In Bearbeitung) Closed (Abgeschlossen)
Antwort auf: Dokumenten-ID	Gibt die Dokumenten-ID des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet.	Zahl	2207 36985
Antwort auf: Dokumentenbetreff	Gibt den Betreff des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet.	Text	Zusammenfassung der Sitzung Ferienplanung
Vorherige Vorgangsnr.	Zeigt die Vorgangsnummer an, die im Feld „Vorherige Vorgangsnr.“ des Dokuments eingetragen ist.	Zahl	204513 2020 - 68
An	Zeigt den Empfänger (Benutzer, externer Empfänger oder Org.Einheit) an.	Text	Simone Meyer Florian Lutz
Betreff	Zeigt den Betreff des Dokuments an.	Text	Beantwortung kleine Anfrage Bürgereingabe
Versionsnummer	Zeigt die Versionsnummer des Dokuments an.	Zahl	12 7
ID des weitergeleiteten Dokuments	Zeigt die Dokumenten-ID des weitergeleiteten Dokuments an.	Zahl	2369 96785
Betreff des weitergeleiteten Dokuments	Gibt den Betreff des weitergeleiteten Dokuments an.	Text	Bericht der Sitzung WG: Klage
Ergänzende Sachbearbeiter	Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Erg. Sachbearbeiter“ im Dokument eingetragen ist.	Text	Simone Meyer Birgit Frigge
Ergänzende Org.Einheiten	Zeigt die Org.Einheit an, die im Feld „Erg. Org.Einheiten“ im Dokument eingetragen ist.	Text	Personalabteilung Administration
Beteiligte	Zeigt die Beteiligten an, die im Feld „Dokumentenbeteiligte“ eingetragen sind.	Text	Florian Lutz Simone Meyer
Zugriffsbeschränkung des Dokuments	Gibt die Zugriffsbeschränkung eines Dokuments an.	Text	Sicherheitsgruppe der Qualitätskontrolle Administration
Übernommene Zugriffsbeschränkung vom Vorgang	Gibt die Zugriffsbeschränkung an, die vom Vorgang übernommen wurde, mit dem das Dokuments verknüpft ist.	Text	Personal Intern Sicherheitsgruppe
Extensions1-10	Gibt den Wert an, der in eventuell erweiterten Feldern des Dokuments eingetragen ist.	-	-
Anzahl	Addiert identische Ergebnisse anderer Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.	Zahl	2 64

Name

Beschreibung

Format

Beispiele

Zugriff

Zeigt das Zugriffsniveau des Dokuments an.

Text

Beteiligte

Qualitätskontrolle (Org.Einheit)

Alle

Dokumentenform

Zeigt die Form des Dokuments an.

Text

Empfangene E-Mail

Gesperrtes Dokument

Dokumentennummer

Gibt die fortlaufende Nummer an, die einem Dokument in Verbindung mit dessen Registrierung zugewiesen wurde.

Zahl

Dokumententyp

Zeigt den Dokumententyp an, ob ein Dokument intern, eingehend oder ausgehend ist.

Text

Intern

Ausgehend

Aktuelle Platzierung

Zeigt an, wo sich das Dokument im Augenblick befindet.

Text

Sachbearbeiter

Org.Einheit

Verantwortlicher

Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Verantwortlicher“ eines Dokuments angegeben ist.

Text

Florian Lutz

Anna Schneider

Verantwortliche Org.Einheit

Zeigt die verantwortliche Org.Einheit im Feld „Verantwortlicher“ des Dokumentenfensters an.

Wenn ein Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ angegeben ist, wird hier die Org.Einheit des verantwortlichen Benutzers angezeigt.

Text

Qualität

Digitalisierung

Archivbereich

Zeigt den Ort des Dokuments an:

„Archiv“
„Bibliothek“
„Meine gelöschten Dokumente“
„Meine privaten Dokumente“

Text

Archiv

Bibliothek

Xbc

Zeigt die Xbc-Empfänger einer E-Mail an.

Text

Simone Meyer

Anna Schneider

Anfrage

Zeigt an, ob es eine Anfrage in dem Dokument gibt.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Anfrage abgeschlossen

Zeigt an, ob eine Anfrage abgeschlossen ist.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Anfrageersteller

Zeigt den Ersteller (Benutzer oder Org.Einheit) der Anfrage an.

Text

Anna Schneider

Finanzen (Org.Einheit)

Anfragefrist

Zeigt das Datum und den Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ einer Anfrage angegeben wurde.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Anfrageempfänger

Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageempfänger“ einer Anfrage angegeben ist.

Text

Florian Lutz

Qualitätskontrolle (Org.Einheit)

Anfragestatus

Zeigt den Status der Anfrage an.

Text

Gesendet

Akzeptiert

Ausgeführt

Beschreibung

Zeigt den Text an, der im Textfeld einer Anfrage eingetragen wurde.

Text

Könnten Sie eine Rede für unsere Aktionärsversammlung ausarbeiten?

Anfragetyp

Gibt den Typ einer Anfrage an.

Text

Referatsantwort

Zur Information

Anfrageausführer

Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageausführender“ einer Anfrage angegeben ist.

Text

Florian Lutz

Rechtsabteilung (Org.Einheit)

Briefdatum

Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Briefdatums“ eines Dokuments angegeben sind.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Zeigt Cc-Empfänger einer E-Mail an.

Text

Simone Meyer

Florian Lutz

BBNr.

Zeigt eine BB-Nummer an.

Zahl

12345678

Schriftstücke gesperrt

Zeigt an, ob Schriftstücke eines Dokuments gesperrt sind.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Externer Zugriff

Zeigt den externen Zugriff auf ein Dokument an.

Text

Offen

Teilweise offen

Geschlossen

E-Mail-Betreff

Zeigt den Betreff einer E-Mail an.

Text

Zusammenfassung des Kundengesprächs

Schlüsselwort

Zeigt das oder die Schlüsselwörter an, die im Feld „Schlüsselwort“ eines Dokuments.

Text. Mehrere Schlüsselwörter werden durch Semikolon voneinander getrennt

Qualitätsbericht

Klage; Akteneinsicht

Erinnerungsdatum

Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Erinnerungs-datum“ eines Dokuments angegeben sind.

Datum

26/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Von

Zeigt den Absender (Benutzer, externer Absender oder Org.Einheit) an, der im Feld „Von“ eines Dokuments angegeben ist.

Text

Simone Meyer

Qualitätskontrolle (Org.Einheit)

Florian Lutz

Frist

Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ eines Dokuments angegeben sind.

Datum

26/11/2020 12:30:00

Dokumenten-ID

Zeigt die ID-Nr. des Dokuments an.

Zahl

38056

1241

Registriert

Zeigt an, ob das Dokument registriert ist.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Empfangen am

Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Empfangen am“ eines Dokuments angegeben sind.

Datum

12/11/2020 08:45:10

Erstellt von

Zeigt den Benutzer an, der das Dokument erstellt hat.

Text

Anna Schneider

Florian Lutz

Erstellt am

Zeigt das Datum an, das im Feld „Erstellt am“ eines Dokuments angegeben ist.

Datum

17/09/2020

Ursprünglicher Pfad

Gibt den Pfad an, über den das Dokument mittels Schriftstückimport vom Server übertragen wurde.

Sie können dadurch einsehen, wo das Schriftstück des Dokuments zuvor abgelegt war, bevor es in F2 importiert wurde.

Text

Server/Schriftstück

Vermerke

Zeigt an, ob sich ein Vermerk in einem Dokument befindet.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Vorgangsschlüsselwort

Zeigt das Schlüsselwort des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.

Text (mehrere Schlüsselwörter werden durch Semikolon voneinander getrennt

Qualitätsbericht

Klage; Akteneinsicht

Vorgangsverlaufstyp

Gibt den Typ des Vorgangsverlaufs des Vorgangs an, mit dem ein Dokument verknüpft ist.

Text

Staatsbürgerschaft

Sachbearbeitung

Vorgangshilfe

Gibt an, ob die Vorgangshilfe im Dokument aktiviert ist.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Vorgangsordner

Zeigt den Titel des Vorgangsordners an, in dem das Dokument abgelegt ist.

Text

4. Quartalstreffen

Anhörung

Vorgangsnummer

Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.

Zahl

2021 - 746

Vorgangsbetreff

Zeigt den Betreff des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist.

Text

Vorstandssitzung

Kleine Anfrage

Gesendet

Zeigt Datum und Zeitpunkt an, wann das Dokument gesendet wurde.

Datum

17/10/2021

31/03/2020

Zuletzt geändert

Zeigt Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung am Dokument an.

Datum

17/01/2021

31/03/2020

Sichere E-Mail

Zeigt an, ob die E-Mail an einen externen Empfänger sicher gesendet wurde.

Text

True (Ja)

False (Nein)

Gelöscht von

Zeigt den Benutzer an, der das Dokument gelöscht hat.

Text

Simone Meyer

Anna Schneider

Status

Gibt den Status eines Dokuments an.

Text

InProgress (In Bearbeitung)

Closed (Abgeschlossen)

Antwort auf: Dokumenten-ID

Gibt die Dokumenten-ID des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet.

Zahl

2207

36985

Antwort auf: Dokumentenbetreff

Gibt den Betreff des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet.

Text

Zusammenfassung der Sitzung

Ferienplanung

Vorherige Vorgangsnr.

Zeigt die Vorgangsnummer an, die im Feld „Vorherige Vorgangsnr.“ des Dokuments eingetragen ist.

Zahl

204513

2020 - 68

Zeigt den Empfänger (Benutzer, externer Empfänger oder Org.Einheit) an.

Text

Simone Meyer

Florian Lutz

Betreff

Zeigt den Betreff des Dokuments an.

Text

Beantwortung kleine Anfrage

Bürgereingabe

Versionsnummer

Zeigt die Versionsnummer des Dokuments an.

Zahl

ID des weitergeleiteten Dokuments

Zeigt die Dokumenten-ID des weitergeleiteten Dokuments an.

Zahl

2369

96785

Betreff des weitergeleiteten Dokuments

Gibt den Betreff des weitergeleiteten Dokuments an.

Text

Bericht der Sitzung

WG: Klage

Ergänzende Sachbearbeiter

Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Erg. Sachbearbeiter“ im Dokument eingetragen ist.

Text

Simone Meyer

Birgit Frigge

Ergänzende Org.Einheiten

Zeigt die Org.Einheit an, die im Feld „Erg. Org.Einheiten“ im Dokument eingetragen ist.

Text

Personalabteilung

Administration

Beteiligte

Zeigt die Beteiligten an, die im Feld „Dokumentenbeteiligte“ eingetragen sind.

Text

Florian Lutz

Simone Meyer

Zugriffsbeschränkung des Dokuments

Gibt die Zugriffsbeschränkung eines Dokuments an.

Text

Sicherheitsgruppe der Qualitätskontrolle

Administration

Übernommene Zugriffsbeschränkung vom Vorgang

Gibt die Zugriffsbeschränkung an, die vom Vorgang übernommen wurde, mit dem das Dokuments verknüpft ist.

Text

Personal Intern

Sicherheitsgruppe

Extensions1-10

Gibt den Wert an, der in eventuell erweiterten Feldern des Dokuments eingetragen ist.

Anzahl

Addiert identische Ergebnisse anderer Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Zahl