Der Bericht „Gelöschte Dokumente“

Der Bericht „Gelöschte Dokumente“ extrahiert Daten zu gelöschten Dokumenten in F2. Er enthält Informationen über das Dokument selbst und den zugehörigen Vorgang sowie über den Benutzer, der die Löschung vorgenommen hat.

Standardeinrichtungen

Für den Bericht „Gelöschte Dokumente“ ist eine vordefinierte Standardeinrichtung verfügbar. Die Einrichtung basiert auf den verschiedenen Metadaten der Dokumente und ihrem Löschdatum und hat keine Beschränkungen. Sie können jedoch Beschränkungen hinzufügen, um beispielsweise Auszüge für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen. Die Einrichtung wird im Folgenden beschrieben.

Die Standardeinrichtung „Standard”

Die Einrichtung „Standard“ zeigt eine Liste über gelöschte Dokumente, den Zeitpunkt der Löschung sowie Metadaten mit Informationen zum Dokumententyp und dem Zweck der Löschung.

Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte	Beschreibung
Dokumenten-ID	ID-Nummer des Dokuments.
Dokumentenbetreff	Betreff des Dokuments.
Von	Der Benutzer, der externe Absender oder die Org.Einheit, die im Feld „Von“ des Dokuments angegeben ist.
An	Der Benutzer, der externe Empfänger oder die Org.Einheit, die im Feld „An“ des Dokuments angegeben ist.
CC	Gibt die Cc-Empfänger einer E-Mail an.
Briefdatum	Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Briefdatum“ des Dokuments angegeben wurden.
Gesendet	Datum und Uhrzeit des Versands des Dokuments.
Empfangen	Datum und Uhrzeit des Empfangs des Dokuments.
Erstellt am	Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Erstellt am“ des Dokuments angegeben sind.
Erstellt von	Der Benutzer, der das Dokument erstellt hat.
In den Papierkorb verschoben am	Das Datum und die Uhrzeit, wann das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben wurde.
In den Papierkorb verschoben von	Gibt den Benutzer an, der das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben hat.
Gelöscht	Gibt Datum und Zeitpunkt der endgültigen Löschung des Dokuments an.
E-Mail-Betreff	Betreff der E-Mail.
Vorgangsnummer	Gibt die Vorgangsnummer für den Vorgang an, dem das Dokument zugeordnet war.
Vorgangsbetreff	Gibt den Betreff des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet war.

Spalte

Beschreibung

Dokumenten-ID

ID-Nummer des Dokuments.

Dokumentenbetreff

Betreff des Dokuments.

Von

Der Benutzer, der externe Absender oder die Org.Einheit, die im Feld „Von“ des Dokuments angegeben ist.

Der Benutzer, der externe Empfänger oder die Org.Einheit, die im Feld „An“ des Dokuments angegeben ist.

Gibt die Cc-Empfänger einer E-Mail an.

Briefdatum

Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Briefdatum“ des Dokuments angegeben wurden.

Gesendet

Datum und Uhrzeit des Versands des Dokuments.

Empfangen

Datum und Uhrzeit des Empfangs des Dokuments.

Erstellt am

Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Erstellt am“ des Dokuments angegeben sind.

Erstellt von

Der Benutzer, der das Dokument erstellt hat.

In den Papierkorb verschoben am

Das Datum und die Uhrzeit, wann das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben wurde.

In den Papierkorb verschoben von

Gibt den Benutzer an, der das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben hat.

Gelöscht

Gibt Datum und Zeitpunkt der endgültigen Löschung des Dokuments an.

E-Mail-Betreff

Betreff der E-Mail.

Vorgangsnummer

Gibt die Vorgangsnummer für den Vorgang an, dem das Dokument zugeordnet war.

Vorgangsbetreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet war.

Übersicht über Spalten

In der folgenden Tabelle sind die Spalten aufgeführt, die beim Einrichten des Berichts „Gelöschte Dokumente“ verfügbar sind.

Name: Name der Spalte in cPort und bei Datenauszügen direkt in F2 und nach Excel.
Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.
Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).
Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.

Das Datum kann ein anderes Format haben als hier angegeben, wenn Sie es nach Excel exportieren.

Einige Spalten sind mit den technischen Bezeichnungen der Elemente in F2 gefüllt, die nicht unbedingt die aus der F2-Schnittstelle bekannten Bezeichnungen sind. Dies ist unter anderem der Fall für den Registrierungsstatus des Dokuments.

Name	Beschreibung	Format	Beispiele
Dokumenten-ID	ID-Nummer des Dokuments.	Zahl	38056 1241
Dokumentenbetreff	Betreff des Dokuments.	Text	Baupläne Bürgeranfrage
Von	Der Benutzer, der externe Absender oder die Org.Einheit, die im Feld „Von“ des Dokuments angegeben ist.	Text	Anna Schneider Finanzen
An	Der Benutzer, der externe Empfänger oder die Org.Einheit, die im Feld „An“ des Dokuments angegeben ist.	Text	Anna Schneider Florian Lutz
Cc	Zeigt die Cc-Empfänger einer E-Mail an.	Text	Anna Schneider Ella Wagner
Briefdatum	Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Briefdatum“ des Dokuments angegeben wurden.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Gesendet	Datum und Uhrzeit des Versands des Dokuments.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Empfangen	Datum und Uhrzeit des Empfangs des Dokuments.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Erstellt am	Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Erstellt am“ des Dokuments angegeben sind.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
Erstellt von	Der Benutzer, der das Dokument erstellt hat.	Text	Anna Schneider Ella Wagner
In den Papierkorb verschoben am	Das Datum und die Uhrzeit, wann das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben wurde.	Datum	17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10
In den Papierkorb verschoben von	Gibt den Benutzer an, der das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben hat.	Text	Anna Schneider Ella Wagner
Gelöscht	Zeigt das Datum und die Uhrzeit der endgültigen Löschung des Dokuments an.	Datum	26.01.2021 12:30:00 12.11.2020 08:45:10
E-Mail-Betreff	Betreff der E-Mail.	Text	Follow-up nach dem Statusmeeting
Vorgangsnummer	Gibt die Vorgangsnummer für den Vorgang an, dem das Dokument zugeordnet war.	Zahl	2021 - 48 2020 - 5
Vorgangsbetreff	Gibt den Betreff des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet war.	Text	Vorstandssitzung Bürgeranfrage
Anzahl	Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.	Zahl	2 64

Name

Beschreibung

Format

Beispiele

Dokumenten-ID

ID-Nummer des Dokuments.

Zahl

38056

1241

Dokumentenbetreff

Betreff des Dokuments.

Text

Baupläne

Bürgeranfrage

Von

Der Benutzer, der externe Absender oder die Org.Einheit, die im Feld „Von“ des Dokuments angegeben ist.

Text

Anna Schneider

Finanzen

Der Benutzer, der externe Empfänger oder die Org.Einheit, die im Feld „An“ des Dokuments angegeben ist.

Text

Anna Schneider

Florian Lutz

Zeigt die Cc-Empfänger einer E-Mail an.

Text

Anna Schneider

Ella Wagner

Briefdatum

Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Briefdatum“ des Dokuments angegeben wurden.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Gesendet

Datum und Uhrzeit des Versands des Dokuments.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Empfangen

Datum und Uhrzeit des Empfangs des Dokuments.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Erstellt am

Das Datum und die Uhrzeit, die im Feld „Erstellt am“ des Dokuments angegeben sind.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

Erstellt von

Der Benutzer, der das Dokument erstellt hat.

Text

Anna Schneider

Ella Wagner

In den Papierkorb verschoben am

Das Datum und die Uhrzeit, wann das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben wurde.

Datum

17/01/2021 12:30:00

12/11/2020 08:45:10

In den Papierkorb verschoben von

Gibt den Benutzer an, der das Dokument aus dem Archiv in den Papierkorb verschoben hat.

Text

Anna Schneider

Ella Wagner

Gelöscht

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der endgültigen Löschung des Dokuments an.

Datum

26.01.2021 12:30:00

12.11.2020 08:45:10

E-Mail-Betreff

Betreff der E-Mail.

Text

Follow-up nach dem Statusmeeting

Vorgangsnummer

Gibt die Vorgangsnummer für den Vorgang an, dem das Dokument zugeordnet war.

Zahl

2021 - 48

2020 - 5

Vorgangsbetreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet war.

Text

Vorstandssitzung

Bürgeranfrage

Anzahl

Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Zahl