Mit cPort arbeiten
cPort wird zu einem integrierten Bestandteil von F2, wenn Sie das Zukaufsmodul F2 cPort aktivieren. Anschließend erscheint im Reiter „Administrator“ im F2 Hauptfenster der cPort-Menüpunkt.
Klicken Sie auf cPort, um das Dialogfenster „cPort“ zu öffnen. In diesem erstellen Sie die Berichte, aus denen Sie Daten extrahieren möchten.
Sie erstellen Datenauszüge, indem Sie einen Bericht auswählen, der für Ihre gewünschte Dateneinsicht relevant ist. Sie können den Bericht anpassen, indem Sie Spalten einrichten und Einschränkungen hinzufügen, sodass nur relevante Daten extrahiert werden. Zuletzt können Sie wählen, ob Sie den Bericht in cPort, einem neuen Fenster oder in Excel öffnen möchten. Der Prozess wird in den folgenden Abschnitten näher beschrieben.
Standardbericht in cPort wählen
Zunächst wählen Sie aus, welchen Bericht Sie anwenden möchten. Zu jedem Bericht gehören Datenfelder aus der Datenbank von F2, die Sie als Spalten im Bericht anwenden können.
Klicken Sie auf das Feld „Bericht auswählen“, um ein Drop-down-Menü zu öffnen. Wählen Sie den gewünschten Berichttyp aus, den Sie zum Erstellen des Berichts verwenden möchten.
Auf diese Weise können Sie zum Beispiel „Alle Dokumentenfelder“ extrahieren, wenn Sie Daten zu den Metadatenfeldern des Dokuments einsehen möchten. Eine Beschreibung der unterschiedlichen Standardberichte, deren Inhalt und Zweck finden Sie unter cPort Analyse und cPort Kontrolle
Wenn Sie den Bericht ausgewählt haben, werden Ihnen alle unter diesem Bericht verfügbaren Datenfelder angezeigt. Um eine vordefinierte Berichteinrichtung auszuwählen, klicken Sie in das Feld „Einrichtung“.
Beschränkungen zur Optimierung des Berichts auswählen
Sie können verschiedene Beschränkungen auf den Datenauszug des Berichts anwenden. Das kann sinnvoll sein, um die Ergebnisse des Berichts zu präzisieren.
Um Beschränkungen hinzuzufügen, wählen Sie die Spalte, die als solche dienen soll, aus dem Drop-down-Menü unter dem Feld „Beschränkungen festlegen“ (siehe folgende Abbildung).
Daraufhin wählen Sie das gewünschte Verhältnis aus dem nächsten Drop-down-Menü aus. Abschließend tragen Sie im letzten Feld die Einheit ein, die in Abhängigkeit der im ersten Feld gewählten Einheit stehen soll.
Um Ihre Beschränkung zu speichern, klicken Sie auf das Speichern-Symbol 
.
Um Ihre Eingaben zu widerrufen, klicken Sie auf das Abbrechen-Symbol 
.
Wenn Sie die Beschränkung gespeichert haben, wird dieser Ihnen unter „Beschränkungen festlegen“ angezeigt. Danach können Sie weitere Beschränkungen hinzufügen.
Im untenstehenden Beispiel wurden folgende Beschränkungen hinzugefügt:
-
Verantwortlicher des Dokuments = Florian Lutz
-
Erstellungsdatum des Dokuments zwischen dem 1. Januar 2017 und dem 1. Juli 2021
Wenn Sie eine Beschränkung bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol 
.
Wenn Sie die Beschränkung entfernen möchten, klicken Sie auf das Löschen-Symbol 
.
Datenauszug erstellen
Es stehen Ihnen drei Möglichkeiten für das Extrahieren von Daten zur Verfügung:
-
Hier: Die Daten werden direkt im „cPort“-Dialogfenster angezeigt.
-
In einem neuen Fenster: Die Daten werden in einem neuen Fenster angezeigt.
-
In Excel exportieren: Die Daten werden in eine Excel-Tabelle überführt, die Sie öffnen und lokal auf Ihrem Rechner speichern können. Lesen Sie mehr hier.
Außerdem können Sie die Einrichtung des Berichts mit einem Klick auf Zurücksetzen aufheben.
Im Beispiel der folgenden Abbildung wird Ihnen der Datenauszug direkt im Dialogfenster „cPort“ angezeigt.
Sie können jederzeit neue Daten extrahieren, wenn Sie zum Beispiel die Beschränkungen oder Spalten ändern möchten.
Sie können die Einrichtung des Berichts als Standardeinrichtung speichern, indem Sie auf Speichern oder Speichern als oben im Dialogfenster klicken. Dadurch können Sie die Einrichtung später wiederverwenden.