Excel-Berichtvorlagen in cPort nutzen
Mit cPort können Sie Excel-Vorlagen für Ihren Datenauszug verwenden. Dabei können Sie sowohl Vorlagen, die auf Berichteinrichtungen basieren, erstellen als auch Daten nach Excel-Schriftstücken exportieren. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie regelmäßig Daten extrahieren möchten, die in einem bestimmten Format dargestellt werden sollen.
Sie können Ihre gespeicherten Excel-Vorlagen im cPort-Fenster auswählen, bevor Sie Daten nach Excel exportieren. Lesen Sie mehr im Abschnitt Excel-Vorlage für den Datenexport aus cPort anwenden.
Die Grundlage ist eine Excel-Vorlage, welche die gewünschten Spalteneinstellungen auf einem Tabellenblatt mit dem Namen „xData“ und eventuell eine Pivotisierung von Daten enthält. Diese Excel-Vorlage richten Sie über das cPort-Dialogfenster ein. Anschließend legen Sie die Vorlage zusammen mit den übrigen F2-Vorlagen unter „Standard“ im Ordner „Berichtvorlagen“ ab. Der Ordner muss, sofern noch nicht vorhanden, von einem Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten “ erstellt werden. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von Vorlagen.
Excel-Vorlage für cPort erstellen
Wählen Sie zunächst im Dialogfenster „cPort“ den Bericht aus, für den Sie eine Vorlage erstellen wollen. Erstellen Sie einen Standard- oder Ad-hoc-Bericht wie im Abschnitt Standardbericht in cPort wählen beschrieben. Nur die Spalten und ihre Reihenfolge sind für die Erstellung der Vorlage relevant, da cPort auf Spaltennamen synchronisiert, um die Daten in die Vorlage korrekt zu übertragen.
Legen Sie fest, ob die Vorlage als eine Pivot-Tabelle auf Grundlage der untersten beiden Spalten erstellt werden sollen. Die Einrichtung muss für eine Pivotisierung mindestens drei Spalten beinhalten.
Klicken Sie auf Nach Excel exportieren und öffnen Sie die Excel-Datei. Passen Sie die Excel-Datei dem von Ihnen gewünschten Layout an (ggf. auch Pivot-Tabellen). Die Namen oder Reihenfolge der Spalten dürfen Sie dabei nicht ändern, da cPort die Vorlage sonst nicht verwenden kann.
Benennen Sie in Excel das Tabellenblatt von „Data“ in „xData“ um, damit cPort dieses als das Tabellenblatt identifizieren kann, in dem die Daten gespeichert werden sollen. Wenn bereits Daten in den Spalten der Vorlage vorhanden sind, überschreibt cPort diese automatisch, wenn der Bericht erstellt wird. Speichern Sie die Datei als Excel-Datei lokal unter einem relevanten Namen.
Gehen Sie zurück zum F2 Hauptfenster und wählen Sie im Reiter Einstellungen den Menüpunkt Schriftstückvorlagen aus. Wählen Sie „Standard“ aus und erstellen Sie per Rechtsklick auf den Ordner „Berichtvorlagen“ eine neue Vorlage.
Importieren Sie die bearbeitete und gespeicherte Excel-Datei, die das Tabellenblatt „xData“ enthält. Geben Sie der Vorlage einen sinnvollen Betreff. Sie können alle Excel-Vorlagen beim Einrichten eines Berichts sehen, weswegen es vorteilhaft sein kann, den ursprünglichen Betreff des Berichts oder den Einrichtungsbetreff in den Betreff der Vorlage einzubeziehen.
| Es kann ein Vorteil sein, die Einrichtung von Ad-hoc-Berichten zu speichern, da Vorlagen nur verwendet werden können, wenn die Spalten und deren Reihenfolge mit der Einrichtung der Vorlage zusammenpassen. |
Excel-Vorlage für den Datenexport aus cPort anwenden
Öffnen Sie cPort und wählen Sie den relevanten Bericht und die relevante Einrichtung aus. Es ist wichtig, dass Ihre Einrichtung dieselben Spalten in derselben Reihenfolge wie in der Vorlage enthält, ansonsten können Sie den Datenauszug nicht erstellen. Fügen Sie eventuelle Beschränkungen zum Bericht hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Beschränkungen zur Optimierung des Berichts auswählen. Unter „Spalten in einer Excel-Datei zusammenführen“ wählen Sie die von Ihnen erstellte Excel-Datei als Vorlage aus.
Nach Auswahl der Excel-Vorlage können Sie eventuell die Einrichtung aktualisieren, indem Sie Speichern klicken. Damit wird die alte Einrichtung mit der neuen, für die die Excel-Vorlage gewählt wurde, überschrieben.
Falls die Excel-Vorlage eine Pivot-Tabelle beinhaltet, müssen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Datenpivotisierung aktivieren“ setzen.
| Beachten Sie, dass Pivot-Tabellen Daten von fest definierten Spalten extrahieren. Das bedeutet, dass eine Änderung der Datengrundlage im Tabellenblatt „xData“ dazu führt, dass der Bericht nicht mehr wie gewünscht funktioniert. |
Klicken Sie auf Nach Excel exportieren und speichern Sie den Datenauszug lokal. Der Datenauszug ist dann in der gewählten Vorlage eingefügt und Sie können ihn hier weiter bearbeiten.