Einführung in F2 Akteneinsicht (Erweitert)
Mit dem Modul F2 Akteneinsicht (Erweitert) können Sie Akteneinsichtsberichte erstellen.
Der Bericht enthält Materialien ausgewählter Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke. Das Modul unterstützt den gesamten Prozess vom Empfang des Akteneinsichtsantrags bis zum fertiggestellten Bericht.
Sie erstellen einen Akteneinsichtsbericht, indem Sie zuerst die relevanten Dokumente auswählen. Anschließend passen Sie die Inhalte des Akteneinsichtsberichts an, indem Sie Dokumente und Schriftstücke unkenntlich machen oder auslassen. Zum Schluss erstellen Sie den endgültigen Akteneinsichtsbericht.
F2 Akteneinsicht (Erweitert) gewährleistet eine vollständige Übersicht über den Inhalt der Akteneinsicht. Es geht aus dem Akteneinsichtsbericht hervor, wenn Inhalte ausgeschlossen wurden.
Den ausgewählten Inhalt der Akteneinsicht können Sie auf dem jeweiligen Niveau der einzelnen Elemente kommentieren. Dadurch können Sie dokumentieren, warum Unterlagen aus der Akteneinsicht ausgeschlossen wurden.
Der Reiter "Akteneinsicht" im Vorgangsfenster
Die Arbeit mit Akteneinsichten erfolgt im Reiter "Akteneinsicht" im Vorgangsfenster. Oben im Vorgangsfenster befinden sich die Vorgangsnummer und der von Ihnen für die entsprechende Akteneinsicht gewählte Betreff.
Für die Arbeit mit Akteneinsichten verwenden Sie hauptsächlich den Reiter „Akteneinsicht“ des Vorgangsfensters. Im Band dieses Reiters finden Sie:
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Das Band, das eine Reihe von Menüpunkten zur Navigation, Kommunikation und Bearbeitung der Dokumente (1) enthält.
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Die Ergebnisliste unterhalb des Bandes, in der Sie die Akteneinsichtselemente sehen können, welche die Grundlage für die Akteneinsicht bilden. Sie können auch sehen, ob Akteneinsichtselemente in der entsprechenden Akteneinsicht enthalten oder ausgelassen wurden (2).
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Die Akteneinsichtselemente nach Vorgangsnummer (3) gruppiert.
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Dokumente, die nicht mit einem Vorgang verknüpft sind und sich in einer eigenen Gruppierung befinden (4).
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Die Spalten in der Ergebnisliste, die Sie nach Bedarf anpassen können. Die Felder unter den Spaltenüberschriften (5) können Sie verwenden, um die Anzeige der Ergebnisliste zu filtern, zum Beispiel durch Eingabe von Text oder Auswahl aus einem Drop-down-Menü.
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Die Vorschau, die das in der Ergebnisliste ausgewählte Akteneinsichtsenelement anzeigt (6).
Akteneinsichtsberichte erstellen und anpassen
Das Modul Akteneinsicht hilft Ihnen bei der Auswahl der Elemente, die der Akteneinsichtsbericht enthalten soll. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
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Fortlaufendes Hinzufügen von Inhalt über Suchen oder aus bestehenden Akteneinsichtsberichten.
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Hinzufügen, Entfernen und Bearbeiten von Elementen der Akteneinsicht, zum Beispiel Schriftstücken, Vermerken und Anfragen, sowie das Hinzufügen von Kommentaren und das Auslassen vertraulicher Unterlagen.
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Einsehen von offenen und abgeschlossenen Akteneinsichtsberichten im Hauptfenster.
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Speichern und Senden des Entwurfs der Akteneinsicht zur internen Genehmigung.
Detailstufe des Berichts auswählen
F2 Akteneinsicht (Erweitert) erstellt automatisch einen zusammenfassenden Akteneinsichtsbericht. Sie können den Bericht an verschiedene Detailstufen anpassen. Beispielsweise können Sie auswählen, dass die angehängten Schriftstücke jeweils ihre eigene Überschrift enthalten. Der Bericht kann auch so angepasst werden, sodass alle relevanten Metadateninformationen und Schriftstücke enthalten werden.