Einführung in F2 Seriendruckfelder
Mit dem Modul F2 Seriendruckfelder können Sie Daten aus F2 in Microsoft Word-Vorlagen einbinden. Das Modul vereinfacht und standardisiert das Erstellen von Standardschriftstücken und ermöglicht die Erstellung vieler identischer E-Mails mit verschiedenen eingebundenen Beteiligten.
Das Beteiligtenregister und die Metadatenfelder in F2 enthalten Seriendruckfelder mit Informationen, welche mithilfe von Seriendruckfeldkodierungen abgerufen und direkt in Schriftstücke eingefügt werden können. Auf diese Weise können Sie Adressenfelder, Vorgangsbetreffe und Ähnliches einfach und effizient erstellen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und steigern gleichzeitig die Qualität der Schriftstückproduktion.
Bei der Zusammenführung wird einem Dokument ein Schriftstück aus einer Vorlage hinzugefügt. Diese Vorlage beinhaltet eine oder mehrere Seriendruckfeldkodierungen und holt abhängig von der Kodierung die Informationen aus dem Beteiligtenregister oder den Seriendruckfeldern der Metadatenfelder ein.
Seriendruckfeldkodierungen
Eine Seriendruckfeldkodierung ist eine Kodierung, die Sie in eine Schriftstückvorlage an der Stelle einsetzen, an der Sie die gewählten Metadaten einfügen möchten.
Es gibt drei übergeordnete Arten von Seriendruckfeldkodierungen:
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Zusammenführung von Dokumenteninformationen (Metadaten des Dokuments).
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Zusammenführung von Vorgangsinformationen (Metadaten des Vorgangs).
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Zur Nutzung beim Kopieren von Dokumenten für mehrere Beteiligte.
Die Syntax der Seriendruckfeldkodierung folgt einem festen Format. Die Kodierung beginnt mit einem „$”, danach folgt der gewünschte Kodierungstyp.
Beispiele:
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$dossier für Dokumenteninformationen
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$case für Vorgangsinformationen
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$mergeparty für das Zusammenführen von Informationen mehrerer Beteiligter beim Kopieren eines Dokuments.
Danach folgt der Name des gewünschten Seriendruckfeldes und ein abschließendes „$”.
Zwischen jedem Kettenglied müssen Sie einen „_“ einfügen. Dadurch sieht eine Seriendruckfeldkodierung, mithilfe derer Sie den Dokumentenverantwortlichen in ein Schriftstück einfügen können, wie folgt aus:
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$dossier_responsiblename$
| Seriendruckfeldkodierungen müssen immer diese Syntax haben, um wie vorgesehen zu funktionieren. Weitere Beispiele von korrekten Seriendruckfeldkodierungen finden Sie im Abschnitt Beispiel für Seriendruckfelder. |
Organisationen, die F2 Verfahrensunterstützung verwenden, können auch Daten aus diesen Verfahren mithilfe von Seriendruckfeldkodierungen abrufen. Diese Kodierungen beginnen mit $case_fielddata.
Wenn sich eine Seriendruckfeldkodierung auf ein leeres Metadatenfeld bezieht, entfällt die Zeichenfolge, und das Feld mit der Kodierung bleibt im erstellten Schriftstück leer. Dies gilt jedoch nicht für $mergeparty-Kodierungen, die stattdessen als eine Zeichenfolge angezeigt werden.
Sie können Seriendruckfeldkodierungen zusammen mit dem Modul F2 Textbausteine verwenden und somit Informationen in Standardtexten einfügen.