Neues Dokument erstellen

Klicken Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster auf Neues Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen.

Abbildung 1. Neues Dokument erstellen

Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie eine Reihe Informationen eintragen können.

Abbildung 2. Ein neues Dokument erstellen

Füllen Sie folgende Felder aus:

Feld

Beschreibung

„Betreff“

Betreff des Dokuments angeben.

„Vorgang“

Das Dokument einem bestehenden Vorgang zuordnen, indem Sie die Vorgangsnummer oder den Vorgangsbetreff in das Feld eintragen. Alternativ klicken Sie auf das Vorgangssymbol , um nach Vorgängen zu suchen.

Sie können auch einen neuen Vorgang für das Dokument erstellen. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen eines Dokuments zu einem Vorgang.

Lesen Sie mehr über Vorgänge und deren Erstellung.

Sie können passendere Vorschläge für Beteiligte im Feld „Vorgang“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für den Benutzer werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

„Vorgang verwenden“

Wenn Sie ein Dokument im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet haben und daraufhin Neues Dokument auswählen, wird diesem automatisch die Vorgangsnummer des ausgewählten Dokuments übertragen, wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ setzen.

Wenn Sie die vorgeschlagene Vorgangsnummer manuell löschen, wird die Auswahl im Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ automatisch entfernt.

„Hinzugefügte Dokumente“

Wenn Sie vor dem Klicken auf Neues Dokument bereits ein Dokument ausgewählt oder geöffnet haben, sind die folgenden Möglichkeiten aktiv:

Nicht anhängen: Dem neuen Dokument werden keine Dokumente oder Dokumentenanhänge hinzugefügt.
Kopie des Anhangs hinzufügen: Anhänge des ausgewählten oder geöffneten Dokuments werden dem neuen Dokument als Kopie hinzugefügt.
Als Dokumentenanhang hinzufügen: Das ausgewählte oder geöffnete Dokument wird dem neuen Dokument als Dokumentenanhang hinzugefügt. Ein Dokumentenanhang besteht aus den angehängten Schriftstücken sowie einem PDF-Schriftstück, das die Metadaten für das angehängte Dokument beschreibt.
Als PDF-Anhang hinzufügen: Das ausgewählte oder geöffnete Dokument wird dem neuen Dokument als zusammengefügtes PDF-Schriftstück hinzugefügt.

„Das neue Dokument als Antwort auf das aktuelle Dokument erstellen“

Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird das neue Dokument als Antwortdokument auf das Dokument erstellt, das Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet hatten, als Sie auf Neues Dokument geklickt haben.

„Genehmigung hinzufügen“

Sie können dem Dokument einen Genehmigungsverlauf hinzufügen. Voraussetzung ist das Modul F2 Genehmigungen.

Wenn Sie auf OK klicken, öffnet sich das Dokumentenfenster.

Sie müssen ein Dokument mit einem Betreff versehen, bevor Sie es speichern (oder versenden) können. Damit wird sichergestellt, dass keine Dokumente ohne Betreff in F2 abgelegt werden.

Wenn Sie ein Dokument nicht speichern können, wird Ihnen ein Warnsymbol in der rechten oberen Ecke des Dokumentenfensters neben der Benutzer-ID angezeigt. Indem Sie den Mauszeiger über das Symbol halten, erscheint ein Tooltipp und informiert Sie darüber, warum Sie das Dokument nicht speichern können.

Abbildung 3. Warnhinweis bei neuerstelltem Dokument ohne Betreff

Dokumentanzeige einrichten

Sie können selbst einrichten, ob das Dokumentenfenster Metadatenfelder im einfachen oder erweiterten Modus anzeigen soll. Wählen Sie im Hauptfenster den Reiter „Einstellungen“ aus und klicken Sie auf Optionen und den Reiter Dokumentanzeige, um die Anzeige von Dokumenten zu wählen.