Dokumentenzugriff

Sie können sämtliche Daten in F2 aufrufen, wenn Sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen besitzen. Die Zugriffsniveaus, Zugriffsbeschränkungen und Schreibberechtigungen in F2 bestimmen, auf welche Daten Sie Zugriff haben. Ob Sie ein Dokument oder einen Vorgang einsehen, anwählen und bearbeiten können, ist von Ihren Arbeitsaufgaben und teilweise vom Verwaltungsmodell der Organisation abhängig.

In F2 kontrollieren Sie den Zugriff auf ein Dokument im Dokument selbst. Der Zugriff in F2 wird durch zwei Elemente bestimmt:

  • Zugriffsniveau

  • Zugriffsbeschränkung

Die Schnittmenge zwischen dem Zugriffsniveau und der Zugriffsbeschränkung ist entscheidend dafür, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Das Zugriffsniveau wird im Metadatenfeld „Zugriff“ des Dokuments und die Zugriffsbeschränkung im Metadatenfeld „Zugriff beschränkt auf“ des Dokuments oder im Metadatenfeld „Zugriffsbeschränkung“ eines eventuell zugeordneten Vorgangs festgelegt.

Lesen Sie mehr über Metadaten des Dokuments und über Zugriffsbeschränkung auf Vorgänge.

In den folgenden Abschnitten werden Ihnen die Zugriffsniveaus und die entsprechenden Zugriffsberechtigungen in F2 beschrieben.

Niveaus für den Zugriff auf ein Dokument

In F2 gibt es drei Zugriffsniveaus:

  • Beteiligte: Nur die Benutzer und Org.Einheiten, die aktiv in ein Dokument involviert sind, können dieses aufrufen. Dies ist der am meisten beschränkte Zugriff.

  • Org.Einheit: Nicht nur diejenigen, die in das Dokument involviert sind, sondern auch Benutzer der Org.Einheit des Dokumentenverantwortlichen können das Dokument aufrufen und einsehen.

  • Alle: Alle Benutzer einer Organisation können ein Dokument aufrufen und einsehen.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, ist das Zugriffsniveau stets auf „Beteiligte“ eingestellt, bis der Verantwortliche des Dokuments dessen Zugriffsniveau ändert oder es mit anderen Benutzern teilt.

Sie werden nicht benachrichtigt, wenn eine Änderung in Bezug auf das Zugriffsniveau des Dokuments erfolgt.
Sie können das Zugriffsniveau, welches neuen Dokumenten automatisch zugeteilt wird, über eine Konfiguration ändern. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Zugriffsberechtigungen der Benutzer für ein Dokument

Sie können die folgenden drei Arten von Zugriffsberechtigungen für Dokumente besitzen:

  • Lesezugriff: Sie können keine Änderungen an Metadaten oder angehängten Schriftstücken des Dokuments (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen) vornehmen.

  • Schreibzugriff für Schriftstücke: Sie können Änderungen an den angehängten Schriftstücken (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen), aber nicht an den Metadaten des Dokuments vornehmen.

  • Voller Schreibzugriff: Sie können Änderungen sowohl an den angehängten Schriftstücken (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen) als auch in den Metadaten des Dokuments vornehmen.

Die zuvor beschriebenen Zugriffsberechtigungen in Bezug auf Dokumente werden Ihnen wie folgt zugewiesen:

  • Dokumentenzugriff: Dies ist das Zugriffsniveau, das für das Dokument im Metadatenfeld „Zugriff“ angegeben ist.

  • Teilen eines Dokuments: Sie können ein Dokument in F2 mit Benutzern, zum Beispiel über Chats, E-Mails oder Angabe eines ergänzenden Sachbearbeiters teilen. Die unterschiedlichen Arten, wie Sie ein Dokument teilen können, werden unter Kommunikation behandelt.

Sie können einen Vorgang nur aufrufen, wenn Sie Zugriff auf mindestens ein Dokument des Vorgangs besitzen. Dies gilt jedoch nicht, wenn eine Zugriffsbeschränkung für den Vorgang Sie ausschließt. Lesen Sie mehr darüber, wie die Zugriffsbeschränkung für Vorgänge ein Dokument beeinflusst im Abschnitt Erweiterte Metadatenfelder.

Zugriffsberechtigungen des Benutzers über das Zugriffsniveau eines Dokuments

Für ein Dokument wird stets ein Zugriffsniveau angegeben. Wenn das Dokument noch nicht geteilt wurde, sind Ihre Zugriffsberechtigungen in Bezug auf das Dokument davon abhängig, auf welches Zugriffsniveau das Dokument eingestellt wurde und ob Sie derselben Org.Einheit wie der Dokumentenverantwortliche angehören.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die Zugriffsniveaus in F2 und wie sie die Zugriffsberechtigungen anderer Benutzer beeinflussen:

Im Dokument angegebenes Zugriffsniveau Benutzer innerhalb der Org.Einheit des Dokumentenverantwortlichen Benutzer außerhalb der Org.Einheit des Dokumenten-verantwortlichen

„Beteiligte“

Kein Dokumentenzugriff

Kein Dokumentenzugriff

„Org.Einheit“

Voller Schreibzugriff auf das Dokument

Kein Dokumentenzugriff

„Alle“

Voller Schreibzugriff auf das Dokument

Lesezugriff auf das Dokument

Diese Einstellungen gelten grundsätzlich bis Sie ein Dokument intern in F2 teilen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt.

Zugriffsberechtigungen des Benutzers nach dem Teilen eines Dokuments

Wenn Sie ein Dokument in F2 teilen, werden zusätzliche Benutzer in das Dokument involviert. Dies erfolgt über Chats, Notizen, Anfragen, Angabe ergänzender Sachbearbeiter usw. Das grundlegende Prinzip für das Teilen von Dokumenten in F2 ist, dass der Benutzer, mit dem Sie das Dokument teilen möchten, die Zugriffsberechtigung unter Ihrer erhält.

Ihre Zugriffsberechtigungen für ein Dokument werden nicht herabgestuft, wenn Sie das Dokument teilen. Berechtigungen können Sie durch Teilen nur erweitern.

Dies gilt jedoch nicht, wenn Sie einen Benutzer als Beteiligten oder ergänzenden Sachbearbeiter an ein Dokument binden.

Die im Feld „Dokumentenbeteiligte“ angegebenen Benutzer erhalten immer Lesezugriff auf das Dokument.

Die Zugriffsberechtigungen für ergänzende Sachbearbeiter sind von den Einstellungen des Benutzers abhängig, der sie als ergänzende Sachbearbeiter angegeben hat. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.