Anfrage erstellen
Klicken Sie auf Neue Anfrage, um im Dokument eine Anfrage zu erstellen. Sie können mehrere Anfragen mit einem Dokument verknüpfen.
| Sie können Anfragen mit Dokumenten nur dann verknüpfen, wenn die Dokumente den Status „In Bearbeitung“ haben. Wenn Sie das Dokument schließen, wird der Menüpunkt Neue Anfrage deaktiviert. |
Das Dialogfenster „Neue Anfrage“ öffnet sich.
Das Dialogfenster enthält folgende Felder:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
”Empfänger” |
Fügen Sie den oder die Benutzer hinzu, die die Anfragen beim Versand empfangen sollen. Wenn es mehr als einen Empfänger gibt, wird eine Kopie der Anfrage für jeden Empfänger erstellt und gesendet. Ein Empfänger kann auch eine Org.Einheit sein. |
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”Wer hat Zugriff auf die Anfrage?” |
Wählen Sie aus, wer die Anfrage sehen darf:
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”Typ” |
Geben Sie an, um welche Art von Aufgabe es sich handelt. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü, um eine Liste der Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen. Die konkreten Auswahlmöglichkeiten hängen von der Konfiguration von F2 ab. |
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”Frist” |
Geben Sie das Datum an, bis zu dem die Anfrage spätestens ausgeführt werden soll (die formelle Frist). Die Anfragefrist beeinflusst, wo die Anfrage in den Suchlisten des Anfrageerstellers und Anfrageempfängers angezeigt wird, was eine Sortierung der Anfragen nach Frist in der Organisation ermöglicht. Geben Sie das Datum und gegebenenfalls auch die Uhrzeit in das Feld ein oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um den Datumsauswähler zu öffnen. Sie können auch beispielsweise "+7" eingeben, um die Anfragefrist auf 7 Tage später zu setzen. Wenn Sie ein Antwortdokument mit einer Genehmigung als Antworttyp erstellen, wird die Frist als Dokumenten- und Genehmigungsfrist vorgeschlagen, sofern keine interne Frist angegeben ist. Es ist möglich, zu konfigurieren, welche Felder automatisch bei der Erstellung von Antwortdokumenten und Antwortdokumenten mit Genehmigungen ausgefüllt werden. Lesen Sie mehr hier. |
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"Anfrage abschließen, wenn Frist überschritten wird" |
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen, um die Anfrage automatisch abzuschließen, wenn die Frist überschritten wird. Es wird aus dem Anfrageprotokoll hervorgehen, dass die Anfrage aufgrund einer überschrittenen Frist automatisch abgeschlossen wurde. |
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”Anfrage, interne Frist” |
Als Ersteller, Empfänger oder ausführender Benutzer können Sie Anfragen mit einer internen Frist versehen. Die interne Frist ist jedoch hauptsächlich für den Anfrageempfänger gedacht, da die formelle Frist das Datum und die Uhrzeit darstellt, zu der der Anfrageersteller die Ausführung der Anfrage wünscht. Wenn Sie ein Antwortdokument mit einer Genehmigung als Antworttyp erstellen, wird die interne Frist der Anfrage als Genehmigungsfrist vorgeschlagen. Dies ist eine Standardeinrichtung. Es ist möglich, zu konfigurieren, welche Felder automatisch bei der Erstellung von Antwortdokumenten und Antwortdokumenten mit Genehmigungen ausgefüllt werden. Lesen Sie mehr hier. |
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”Zurück an” |
Zeigt an, an wen eine Anfrage gesendet wird, wenn sie beantwortet wird. Der Anfrageersteller wird automatisch in das Feld eingetragen. Wenn Sie als Anfrageersteller die Antwort auf die Anfrage nicht erhalten möchten, können Sie den Inhalt des Feldes vor dem Versenden ändern. |
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”Mich benachrichtigen, wenn Anfrage ausgeführt ist” |
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen, bevor Sie die Anfrage senden, um die Anfrage sowohl im Posteingang des Erstellers als auch des Benutzers, der im Feld 'Zurück an' steht, abzulegen, wenn die Anfrage ausgeführt ist.
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”Standardbeschreibung” |
Wählen Sie zwischen Textvorlagen mit vordefinierten Texten. Der gewählte Vorlagentext wird in das Beschreibungsfeld eingefügt.
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”[Beschreibung]” |
Erläutern Sie die Aufgabe im Textfeld, um den Anfrageempfänger über die Anfrage zu informieren oder formelle Anforderungen an den Inhalt der Antwort zu beschreiben. Wenn keine Textvorlagen für Standardbeschreibungen erstellt wurden oder wenn Sie als Anfrageersteller das Feld „Beschreibung" manuell ausfüllen möchten, können Sie direkt in das Feld schreiben, worum es bei der Aufgabe geht. |
Anfrage speichern oder absenden
Klicken Sie auf Anfrage speichern, um die Anfrage zu erstellen. Wenn Sie eine falsche Anfrage speichern, können Sie sie durch Klicken auf Anfrage löschen löschen.
Klicken Sie auf Anfrage absenden, um die Anfrage an den Empfänger zu senden. Wenn Sie die Anfrage sofort senden möchten, müssen Sie nicht zuerst auf Anfrage speichern klicken. Wenn die Anfrage nicht gespeichert ist, wird sie automatisch beim Absenden gespeichert.
Bis zur Annahme der Anfrage durch den Empfänger können Sie die Anfrage ändern, indem Sie auf Anfrage ändern klicken.
Wenn die Anfrage gesendet wurde, erhält der Anfrageempfänger das Dokument mit der Anfrage in seinem Posteingang in F2. Alle weiteren Empfänger erhalten das Dokument mit einer Kopie der Anfrage in ihrem Posteingang.
Anfrageprotokoll
Nachdem Sie die Anfrage abgesendet haben, wird in der oberen rechten Ecke des Anfragefensters ein Anfrageprotokoll erstellt. Dieses wird laufend aktualisiert, wenn das Dokument zum Beispiel geändert oder ein Antwortdokument erstellt wird.
Verantwortlichkeit für das Anfragedokument zuweisen
Standardmäßig ist der Dokumentenersteller für das Dokument verantwortlich, in dem eine Anfrage erstellt wird. Wenn Sie als Anfrageersteller auf Senden und Verantwortlichkeit für das Dokument zuweisen klicken, wird die Verantwortlichkeit für das Dokument dem Anfrageempfänger zugewiesen.
Auf diese Weise geben Sie als Anfrageersteller nicht nur die Verantwortlichkeit für die Anfrage an den Anfrageempfänger weiter, sondern auch für das gesamte Dokument.
| Der Anfrageersteller muss vollen Schreibzugriff auf das Dokument haben, um den Verantwortlichen ändern zu können. |
Zugriff auf die Anfrage
Wenn Sie eine Anfrage erstellt haben, können Sie auf diese im Dokument, mit dem die Anfrage verknüpft ist, zugreifen. Öffnen Sie die Anfrage mit einem Klick auf das Anfragesymbol über dem Schriftstückbereich im Dokumentenfenster. Ein Drop-down-Menü öffnet sich, in dem Sie die Anfrage auswählen.
Das Drop-down-Menü zeigt auch die Anfragenummer, gegebenenfalls die Anfragefrist, den Anfrageempfänger, den Anfragestatus und die ersten Zeilen der Beschreibung jeder einzelnen Anfrage an. Die Anfragenummer wird automatisch und chronologisch vergeben.
