Vorlagen

Die Menügruppe „Vorlagen“ im Tab „Einstellungen“ im Hauptfenster enthält die Funktionen, die zur Verwaltung von Vorlagen einer Behörde verwendet werden.

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Abbildung 1. „Vorlagen“ unter „Einstellungen“

Abhängig von Ihrer F2-Installation und Ihren Rechten stehen Ihnen einen bis drei Menüpunkte in der Menügruppe „Vorlagen“ zur Verfügung. Über die Menügruppe können Sie Vorlagen für Schriftstücke, Genehmigungen und Vorgangsvorlagen verwalten. Lesen Sie mehr über Schriftstückvorlagen in den untenstehenden Abschnitten. Lesen Sie mehr über die zwei anderen Vorlagentypen unter Genehmigungsvorlage erstellen beziehungsweise Vorgangsvorlage erstellen.

Schriftstückvorlagen

Sie können Schriftstückvorlagen erstellen, die Sie beim Erstellen von neuen Schriftstücken in F2 verwenden können. Dies geschieht über den Menüpunkt "Schriftstückvorlagen". Die Schriftstückvorlagen müssen im Office-Format sein.

Jeder Benutzer kann persönliche Schriftstückvorlagen zur Nutzung bei seiner täglichen Arbeit erstellen. Ein Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ kann darüber hinaus Schriftstückvorlagen erstellen, die der gesamten Organisation oder der einzelnen Org.Einheit zur Verfügung stehen.

Klicken Sie auf Schriftstückvorlagen, um das untenstehende Dialogfenster zu öffnen. In diesem sind die Schriftstückvorlagen aufgelistet, die Ihnen zur Verfügung stehen. Die Schriftstückvorlagen können Sie durch folgende Kategorien sortieren: „Alle“, „Text“, „Tabellenkalkulation“ oder „Präsentation“

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Abbildung 2. Schriftstückvorlagen verwalten

Schriftstückvorlagen sind in Knoten unterteilt, die anzeigen, wer darauf zugreifen kann. Die Schriftstückvorlagen sind entweder persönlich (1), für eine Org.Einheit bestimmt (2) oder Standard (3). Die drei Niveaus von Schriftstückvorlagen werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Niveau Beschreibung

Persönliche

Ihre privaten Schriftstückvorlagen, auf die nur Sie zugreifen können.

Org.Einheit

Schriftstückvorlagen, die für die jeweilige Org.Einheit verfügbar sind. Schriftstückvorlagen der Org.Einheiten können auch von untergeordneten Org.Einheiten abgerufen werden. Dies spiegelt sich im Beispiel des obenstehenden Bildes wider, wo der Benutzer, der Teil der Personal-Org.Einheit ist, auch Zugriff auf die Schriftstückvorlagen der Administration-Org.Einheit hat, unter der die Personal-Org.Einheit liegt. Der Benutzer hat auch Zugriff auf die Schriftstückvorlagen der Dok-Behörde, unter der die Administration-Org.Einheit liegt.

Die Knoten sind auch durch ihren Org.Einheitstyp identifiziert, "Behörde", "Abteilung" und "Büro". Dies erleichtert die Übersicht über die hierarchische Struktur. Der Org.Einheitstyp wird von einem Benutzer mit dem Recht "Org.Einheit verwalten" bei der Erstellung der Org.Einheit bestimmt.

Standard

F2 Standardschriftstückvorlagen, die für alle verfügbar sind.

Im Dialogfenster "Schriftstückvorlagen" können Sie Schriftstückvorlagen erstellen, löschen, verschieben und umbenennen. Mit einem Rechtsklick auf eine Org.Einheit oder einen Ordner bekommen Sie folgende Möglichkeiten:

  • Vorlage hinzufügen: Zum Hochladen neuer Office-Vorlagen. Lesen Sie mehr unter Neue Schriftstückvorlage hinzufügen.

  • Ordner umbenennen: Zum Ändern des Namens eines bestehenden Ordners.

  • Ordner löschen: Zum Löschen eines Ordners.

  • Ordner erstellen: Zur Organisation von Schriftstückvorlagen.

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Abbildung 3. Kontextmenü einer Org.Einheit oder eines Ordners

Sie können eine Schriftstückvorlage bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken.

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Abbildung 4. Kontextmenü einer Vorlage

In der folgenden Tabelle werden die Kontextmenüfunktionen einer Schriftstückvorlage detailliert beschrieben.

Art Beschreibung

„Eigenschaften“

Öffnet das Dialogfenster "Dokumenteigenschaften", das eine Reihe von Informationen über die Schriftstückvorlage enthält. Lesen Sie mehr unter Schriftstückeigenschaften.

„Kopie speichern…“

Wählen Sie „Kopie speichern…“ aus, um eine Kopie der Schriftstückvorlagendatei auf Ihrem Computer oder einem externen Datenträger zu speichern.

„Inhalt ersetzen…“

Wählen Sie „Inhalt ersetzen“ aus, um die aktuelle Schriftstückvorlagendatei durch eine Datei aus Ihrem Computer oder einem externen Datenträger zu ersetzen.

„Löschen“

Wählen Sie „Löschen“ aus, um die Schriftstückvorlage zu löschen.

Neue Schriftstückvorlage hinzufügen

Sie erstellen Schriftstückvorlagen in einer Office-Anwendung und rufen sie daraufhin in F2 auf. Wählen Sie hierzu mit der rechten Maustaste die Org.Einheit oder den Ordner an, in der/in dem Sie die Schriftstückvorlage ablegen möchten. Dies bestätigen Sie über Vorlage hinzufügen.

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Abbildung 5. Neue Schriftstückvorlage erstellen

Das Dialogfenster „Neue Schriftstückvorlage“ öffnet sich. Klicken Sie auf Durchsuch, um das Schriftstück zu importieren, das als Basis Ihrer Schriftstückvorlage dienen soll.

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Abbildung 6. Schriftstückvorlage hinzufügen

Benennen Sie die Schriftstückvorlage und geben Sie den Ablageort dieser an. Klicken Sie auf OK, um die neue Schriftstückvorlage hinzuzufügen.

Schriftstückeigenschaften

Das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“ enthält Eigenschaften des jeweiligen Schriftstücks. Sie können einige der Eigenschaften bearbeiten, zum Beispiel den Dokumentenbetreff, die Beschreibung oder die externe ID.

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Abbildung 7. Das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“

Die Felder des Dialogfensters werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Feld Beschreibung

"Betreff"

Gibt den Betreff der Schriftstückvorlage an. Hier können Sie auch den Betreff ändern.

"Beschreibung"

Gibt eine Beschreibung der Schriftstückvorlage an.

"Verfasser"

Gibt den Benutzer an, der die Schriftstückvorlage erstellt hat.

"Verfasser Datum"

Gibt das Datum der Erstellung an.

"Archivbeschreibung"

Gibt einen eventuellen Archivspeicherort an.

"Abgelegt von"

Gibt den Benutzer an, der die betreffende Version der Schriftstückvorlage gespeichert hat.

"Ablagedatum"

Gibt das Datum und die Uhrzeit an, an dem die aktuelle Version der Schriftstückvorlage gespeichert wurde.

"Dateityp"

Gibt den Dateityp der Schriftstückvorlage an.

"Interne Version"

Gibt die Versionsnummer der Schriftstückvorlage an.

"ID"

Gibt die interne ID der Schriftstückvorlage an.

"Externe ID"

Gibt eine eventuelle externe ID an. Dieses Feld wird im Zusammenhang mit Vorgängen verwendet, die Teil des Moduls Prozessunterstützung sind.

"Dateigröße"

Gibt die Dateigröße der Schriftstückvorlage an.

"Pfad der Schriftstückvorlage"

Gibt an, wo sich die Schriftstückvorlage in F2 befindet.

"Seriendruckmotor"

Gibt den Seriendruckmotor an, der von der Vorlage verwendet wird. Lesen Sie mehr über Seriendruckfelder.

"Genehmigt als"

Identifiziert das Dokument, zu dem die Schriftstückvorlage gehört. Lesen Sie mehr über Ferndruck (Dokumentation auf Dänisch verfügbar).

"Einschließen bei der Antworterstellung nach endgültiger Genehmigung"

Schriftstücke können so konfiguriert werden, dass sie in einem automatisch erstellten Dokument aufgenommen werden, wenn ein Genehmigungsverlauf endgültig genehmigt wird. Dies erfordert das Modul Unterschriebene Genehmigung (Dokumentation auf Englisch verfügbar).