Zusätzliche E-Mail-Adressen für den Posteingang der Org.Einheit
Es können zusätzliche E-Mail-Adressen für den Posteingang einer Org.Einheit eingerichtet werden. Damit soll den Organisationen entgegengekommen werden, die zusätzlichen E-Mail-Adressen für den Posteingang einer Org.Einheit benötigen, ohne die Organisationsstruktur der Org.Einheiten zu verändern.
Der E-Mail-Import von F2 überprüft sowohl die Standard-E-Mail-Adresse der Organisation als auch alle zusätzlichen E-Mail-Adressen, die für einen bestimmten Posteingang der Org.Einheit eingerichtet wurden.
| Sie benötigen das Recht „Zusätzliche E-Mails verwalten“, um zusätzliche E-Mail-Adressen für Org.Einheiten einrichten, bearbeiten oder löschen zu können. |
Zusätzliche E-Mail-Adressen für denselben Posteingang der Org.Einheit einrichten
Sie richten eine zusätzliche E-Mail-Adresse ein, indem Sie im Hauptfenster von F2 unter dem Reiter „Administrator“ den Menüpunkt Zusätzl. E-Mail für Org.Einheit auswählen.
Für die Verwaltung von zusätzlichen E-Mail-Adressen öffnet sich das Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ (siehe folgende Abbildung).
Geben Sie im Feld „Org.Einheit wählen“ den Namen der Org.Einheit ein, die eine zusätzliche E-Mail-Adresse erhalten soll. Alternativ können Sie auf das Org.Einheitssymbol 
im Feld klicken und die gewünschte Org.Einheit im Beteiligtenregister von F2 auswählen.
| Um bereits eingerichtete, zusätzliche E-Mail-Adressen einzusehen sowie um neue, zusätzliche E-Mail-Adressen einzurichten, muss im Feld „Org.Einheit wählen“ eine Org.Einheit angegeben sein. |
Wenn Sie eine Org.Einheit im Feld „Org.Einheit auswählen“ angegeben haben, wird der Menüpunkt „Neue zusätzliche E-Mail einrichten“ aktiv. Mit einem Klick auf Neue zusätzliche E-Mail einrichten, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster:
Im Dialogfenster geben Sie an:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Name“ |
Name der zusätzlich verknüpften E-Mail-Adresse in F2. Eingehende und versendete E-Mails dieser Adresse werden wie folgt in F2 angezeigt „Name (E-Mail)“. Ein Beispiel: Die Org.Einheit Finanzen hat die Standard-E-Mail-Adresse finanzen@finanzen.de und es wird die zusätzliche E-Mail-Adresse mit dem Namen „Budget“ eingerichtet. Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird in F2 so angezeigt: Budget „(budget@finanzen.de)“. |
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„E-Mail“ |
Die E-Mail-Adresse des Postfachs (Exchange), deren E-Mails im Postfach der Org.Einheit erscheinen sollen.
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„E-Mail-Konto“ |
Das Konto, dem das entsprechende Postfach zugeordnet ist, zum Beispiel in Exchange (das Konto ist der IT-Abteilung der Organisation bekannt). |
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„Mailserver“ |
Name des Exchange-Servers (der Name ist der IT-Abteilung der Organisation bekannt). |
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„E-Mails importieren“ |
Wenn Sie das Kontrollkästchen „E-Mails importieren“ ankreuzen, importiert F2 alle eingehenden E-Mails aus dem angegebenen E-Mail-Client in den Posteingang der Org.Einheit in F2. Damit gehört der Posteingang der Org.Einheit, statt einer bestimmten Person. E-Mails, die an die gemeinsame E-Mail-Adresse gesendet werden, erscheinen im Posteingang der Org.Einheit in F2, so dass alle ihre Benutzer sie sehen können. |
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„Empfange E-Mails extern“ |
Beim Ankreuzen dieses Kontrollkästchens werden die E-Mails von einem anderen Programm empfangen und die E-Mails müssen manuell über den Ordner „Nach F2 verschieben“ nach F2 verschoben werden.
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„Zusätzliche E-Mailadresse als Absender“ |
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Zusätzliche E-Mailadresse als Absender“ ankreuzen, wird die zusätzliche E-Mail-Adresse als Absender gewählt, wenn eine über die zusätzliche E-Mail-Adresse der Org.Einheit empfangene E-Mail beantwortet oder weitergeleitet wird.
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| Es ist nicht möglich, gleichzeitig bei „E-Mails importieren“ und „Empfange E-Mails extern“ ein Häkchen zu setzen. |
Mit einem Klick auf OK richten Sie die zusätzliche E-Mail-Adresse ein. Nach der Einrichtung der E-Mail-Adresse funktioniert der Import von E-Mails genau wie der gewöhnliche Import von E-Mails in F2. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
| Sie können mehrere E-Mail-Adressen mit demselben Posteingang der Org.Einheit verknüpfen. |
Zusätzliche E-Mail-Adressen bearbeiten und löschen
Zusätzliche E-Mail-Adressen löschen oder bearbeiten Sie durch Klicken auf Zusätzl. E-Mail für Org.Einheit im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster.
| Sie benötigen das Recht „Zusätzliche E-Mails verwalten“, um zusätzliche E-Mail-Adressen der Org.Einheiten bearbeiten oder löschen zu können. |
Wählen Sie im Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ zunächst die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Dadurch werden die Menüpunkte „Bearbeiten“ und „Löschen“ aktiviert (siehe folgende Abbildung).
Mit einem Klick auf Bearbeiten oder per Doppelklick auf die E-Mail-Adresse öffnen Sie das Dialogfenster zur Einrichtung einer zusätzlichen E-Mail-Adresse, in dem Sie die angegebenen Werte bearbeiten können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zusätzliche E-Mail-Adressen für denselben Posteingang der Org.Einheit einrichten.
Um den Import von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse zu stoppen, klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird verhindert, dass später eingehende E-Mails nach F2 importiert werden. Die E-Mail-Adresse selbst wird nicht gelöscht und existiert weiterhin im E-Mail-Client, in dem sie eingerichtet wurde, beispielsweise Gmail oder Exchange.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine zusätzliche E-Mail-Adresse im Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ klicken, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu bearbeiten, zu löschen oder einzurichten.
Die Funktionen entsprechen den zugehörigen Funktionen im Band des Dialogfensters.
Eingehende E-Mails an die zusätzliche E-Mail-Adresse
Die Org.Einheit wird automatisch als Dokumentenersteller für alle eingehenden E-Mails festgelegt, die über eine zusätzliche E-Mail-Adresse im Posteingang der Org.Einheit eingehen. Diese E-Mails werden genauso wie alle anderen eingehenden E-Mails behandelt. So können Sie diese bearbeiten, weitersenden, an einen Kollegen chatten, die Verantwortlichkeit ändern, usw.
Zusätzliche E-Mail-Adresse als Absender auswählen
Sie können E-Mails von der zusätzlichen E-Mail-Adresse aus versenden. Geben Sie im Feld „Von“ zunächst die E-Mail-Adresse der Org.Einheit ein. Im Kontextmenü können Sie dann die zusätzliche E-Mail-Adresse auswählen, die für die Org.Einheit eingerichtet wurde.
